Аналитика / Налогообложение / Как оформить компенсацию за авто по доверенности

Как оформить компенсацию за авто по доверенности

С компенсаций за автомобили сотрудников, которые ездят по доверенности, надо удержать НДФЛ. Такие выводы сделал Минфин России в письме от 21 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-228
02.11.2011
Журнал «Семинар для бухгалтера»
Автор: Д. Водчиц

Выплаты в пользу работника, использующего автомобиль в служебных целях, можно считать компенсациями только в случае, если машина принадлежит сотруднику. Компенсация по статье 188 ТК РФ положена за использование личного имущества. По мнению чиновников Минфина, личное имущество равнозначно имуществу, находящемуся в собственности. А это означает, что автомобиль, управляемый сотрудником по генеральной доверенности, личным имуществом не считается. Соответственно, выплаты сотруднику, который использует авто по работе, не признаются компенсациями. Со всей суммы надо удержать и перечислить НДФЛ.

Чтобы с компенсации можно было не удерживать налог, размер возмещения нужно определить соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Если ориентироваться на мнение Минфина России, в бухгалтерии должна быть нотариально заверенная копия технического паспорта автомобиля, из которого видно, что автомобиль принадлежит сотруднику.

Налоговый кодекс не предусматривает норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях. Значит, сумма компенсации может быть любой. Об этом говорил Минфин России в письме от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327. При установлении размера компенсации можно не ориентироваться на постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Важно быть готовым доказать, что автомобиль используется в предпринимательской деятельности компании. Для этого могут подойти путевые листы.

Компенсации за использование личного имущества компания может выплачивать сотрудникам, чья работа носит разъездной характер. Безопаснее, когда требование о необходимости разъездов по служебным вопросам будет прописано в должностной инструкции работника. Так компании будет проще доказать свою правоту в споре с ИФНС.

В отношении возможности уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму компенсации за авто сотрудников Минфин в письме от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812 разъяснил, что компенсации за использование легковых авто сотрудников могут быть учтены. Но только в пределах нормативов, установленных постановлением Правительства РФ № 92.

Что делать

Лучше удерживать НДФЛ с выплат за использование в служебных целях автомобиля, управляемого по доверенности. Это подчеркнул Минфин вписьме от 21 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-228. Компенсации, как сказано встатье 188 ТК РФ, выплачиваются за использование личного имущества. Автомобиль может признаваться таким, если состоит в собственности у сотрудника.