Персонифицированный учет в пенсионных отношениях

По сути, этот учет представляет собой сбор информации о каждом застрахованном лице, в частности, о страховом стаже, заработке и размере уплаченных взносов на обязательное пенсионное страхование. Пенсионный фонд России (через свои территориальные отделения) ведет учет на основании данных, которые представляют ему страхователи (или, в некоторых случаях, сами застрахованные граждане). По этим данным ПФР открывает на каждого гражданина индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, содержащим контрольные разряды – они позволяют выявлять ошибки, допущенные при использовании страхового номера.

В данной статье мы рассмотрим обязанности и ответственность работодателей, которые сотрудничают с территориальными отделениями ПФР в рамках ведения учета.

 

Роль работодателя в ведении персонифицированного учета

 

Прежде всего необходимо определить, кто именно может выступать в роли страхователя. Так, ими могут быть работодатели по трудовому договору и лица, выплачивающие вознаграждение по гражданско-правовым договорам (в том случае, если по закону на такие выплаты начисляются пенсионные взносы). При этом страхователем может признаваться не только организация, но и индивидуальный предприниматель, и даже физическое лицо, нанимающее других граждан для выполнения работ или оказания услуг. С полным перечнем лиц, выступающих в роли страхователей (как в трудовых, так и в гражданско-правовых отношениях), можно ознакомиться в ст. 1 Закона о персонифицированном учете.

Страхователь выдает работнику страховое свидетельство, которое фактически идентифицирует гражданина в системе индивидуального учета. В свидетельстве указываются страховой номер физического лица, дата его регистрации в ПФР и некоторые анкетные данные. Для подачи в ПФР сведений о застрахованных лицах используется информация из страхового свидетельства, соответственно, при поступлении на работу или заключении гражданско-правовых договоров гражданин обязан предъявить свое свидетельство работодателю. Работодатель обязан оформить и выдать свидетельство обязательного пенсионного страхования, если у работника отсутствует этот документ (обычно такая ситуация возникает с физлицами, впервые заключающими трудовой или гражданско-правовой договор и еще не зарегистрированными в ПФР).

Если работник утратит страховое свидетельство, обязанность переоформить документ также ляжет на работодателя, как и при изменении данных работника (например, при смене фамилии).

До 1 июня текущего года процедура регистрации и получения страхового свидетельства регламентировалась Инструкцией о порядке ведения персонифицированного учета[1], однако с указанной даты она утратила силу и вместо нее действует Инструкция, утвержденная Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н, положения которой во многом идентичны применявшимся ранее.

Чтобы впервые оформить страховое свидетельство для работника, страхователь должен подать в территориальное отделение ПФР анкету застрахованного лица в течение двух недель с момента трудоустройства. Территориальное отделение ПФР в трехнедельный срок с момента получения анкеты обязано открыть физическому лицу индивидуальный лицевой счет, оформить страховое свидетельство и направить его страхователю вместе с сопроводительной ведомостью, после чего документ в течение недели необходимо под расписку выдать сотруднику.

Если работник утратил страховое свидетельство или оно стало непригодно для использования, он обязан подать работодателю заявление о восстановлении свидетельства вместе с документами, подтверждающими страховой номер индивидуального счета физлица. В этом случае может пригодиться заблаговременно снятая ксерокопия. Если же копии свидетельства нет, работники ПФР могут сверить номер свидетельства с анкетными данными по базе, на практике такого подтверждения бывает достаточно.

Обмен свидетельства также производится при изменении имени, фамилии, отчества, даты и места рождения или пола работника. При этом обязанность проверить документы, подтверждающие изменение этих данных, возложена на работодателя. В остальном же порядок выдачи свидетельства аналогичен тому, который применяется при утрате старого документа.

Помимо выдачи свидетельств, все страхователи должны представлять в ПФР индивидуальные сведения в отношении работающих у них застрахованных лиц по соответствующим формам (эти формы утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п). Следует иметь в виду, что некоторые из этих форм в 2010 г. были обновлены[2].

Ранее страхователь должен был предоставить сведения по каждому работнику до 1 марта года, следующего за отчетным, но в 2010 г. отчетными периодами стали[3] полгода и календарный год. По первому полугодию необходимо отправить данные в ПФР до 1 августа текущего года, а по итогам года – до 1 февраля следующего. Сведения подаются о начисленных и уплаченных взносах на ОПС, а также о страховом стаже. При этом информация об уплаченных взносах представляется согласно данным бухгалтерского учета, а о страховом стаже физических лиц - на основании документов кадрового учета.

Сведения для персонифицированного учета можно подавать как в бумажном, так и в электронном виде по каналам связи (в таком случае обязательно заверять документ при помощи электронной цифровой подписи). При подаче в бумажном виде все представляемые в ПФР сведения сортируются по категориям (в соответствии с требованиями Инструкции, установленной Правлением ПФР в постановлении от 31.07.2006 N 192п), а на весь подаваемый комплект составляется опись. Зачастую территориальные органы ПФР помимо описей требуют от страхователей составлять еще пояснительную записку к представляемым сведениям. Однако нормативно обязанность представлять такую пояснительную записку и тем более соблюдать ее форму, которую рекомендуют органы ПФР, никак не установлена. Соответственно, привлечь работодателя к ответственности за ее отсутствие территориальный орган ПФР не вправе.

 

Персонифицированный учет при прекращении или реорганизации деятельности

 

Если компания-страхователь ликвидируется (или индивидуальный предприниматель полностью прекращает свою деятельность), сведения о застрахованных лицах необходимо представить в ПФР, не дожидаясь наступления общеустановленного срока. Организация направляет сведения о физических лицах в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, а индивидуальный предприниматель - в тот же срок со дня принятия решения о прекращении предпринимательской деятельности. Если же в отношении страхователя применялась процедура банкротства, то сведения необходимо направить до представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах конкурсного производства.

В любом случае сведения необходимо отправить в территориальное отделение ПФР до того, как документы на госрегистрацию ликвидации или реорганизации юридического лица (либо прекращения деятельности в качестве предпринимателя) уйдут в налоговую инспекцию.

Реорганизуемая компания должна представить сведения на застрахованных лиц в течение месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса).

Работодатель-адвокат или частный нотариус при утрате соответствующего статуса обязан представить в территориальное отделение ПФР сведения о работавших у него застрахованных лицах одновременно с заявлением о снятии с регистрационного учета.

 

Ответственность работодателей

 

Страхователь, который в установленный срок не представил сведения для ведения персонифицированного учета или представил их не в полном объеме и с нарушениями, может быть привлечен к ответственности по ч. 3 ст. 17 Закона о персонифицированном учете. Штраф за неправомерное непредставление сведений составляет 10 процентов от сумм, перечисляемых за год в ПФР. Несколько обнадеживает только то, что при расчете суммы штрафа учитывается не общая сумма взносов в ПФР за год по компании, а только платежи в отношении тех застрахованных лиц, сведения о которых не представлены или поданы не в полном объеме[4].

Штраф взыскивается исключительно в судебном порядке – органы ПФР могут только направить страхователю требование о его уплате, а вот списать со счетов компании или предпринимателя в бесспорном порядке не могут. Если страхователь не исполнил полученное требование, территориальный орган ПФР, в котором он стоит на учете, может подать исковое заявление о взыскании штрафа.

Однако есть случаи, когда ПФР считает возможным не применять санкции в виде штрафа[5], - например, если страхователь самостоятельно выявил ошибку в представленных сведениях и сообщил об этом в отделение ПФР или если ошибку выявил ПФР и вернул формы представленных документов обратно, а страхователь в течение двух недель представил исправленные документы.

 

---

[1] Постановление Правительства РФ от 15.03.1997 N 318

[2] Постановление Правления ПФР от 23.06.2010 N 152п

[3] Ч. 12 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 N 213-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования"

[4] Письмо ПФР от 28.06.2006 N КА-09-26/6784, п. 16 Информационного письма ВАС РФ от 11.08.2004 N 79

[5] Письмо ПФР от 14.12.2004 N КА-09-25/13379

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий