Как наладить учет движения документов на предприятиях с филиальной структурой, минимизировав при этом расходы на автоматизацию документооборота?

Статья посвящена вопросу повышения качества и скорости работы с документами в условиях распределенной структуры предприятия

04.07.2011

Группа компаний «Эффективные решения»

При децентрализованной форме организации документооборота, а также в территориально распределенных компаниях важно обеспечить согласованную работу бухгалтерий, канцелярий и торговых отделов.

Для этого нужно устранить следующие риски:

• отсутствие возможности найти документ или определить его местоположение;
• задержание сроков прохождения документов.

Проблемы с потерей и задержкой документации бывают в любой компании, будь то филиальная сеть, производственное предприятие, холдинг или небольшая фирма. Вопрос лишь в том, как часто возникают такого рода проблемы и к каким последствиям они приводят.

Нужно заметить: чем сложнее технологическая цепочка и чем сложнее структура предприятия, тем большие потери оно может понести. Так, например, из-за отсутствия документов задерживаются отгрузки и загрузки товаров.

Для автоматизации документооборота большинство отечественных предприятий используют программные продукты платформы «1С:Предприятие» (наиболее известные - «1С:Управление торговлей», «1С:Управление производственным предприятием»). Если филиалы предприятия используют единую учетную систему, вся документация находится в одной электронной базе, руководитель, главный бухгалтер или менеджер может в любое время увидеть, на какой стадии находится документ, и при необходимости принять меры. Но при этом нужно вводить вручную реквизиты документа в систему.

Для автоматизации процесса контроля и управления документами разработана простая и легкая в использовании программа «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами». Программа интегрируется в существующую базу «1С:Предприятие», совершенно не требуя изменений конфигурации или доработок системы.

Преимуществом выбора данной разработки является оперативность получения информации и удобство занесения информации.

Как работает программа:

Программа автоматически вставляет штрих код в 1С документ и на выходе мы получаем бумажную копию с уникальным кодом. Для того, чтобы обработать документ, любому сотруднику достаточно будет воспользоваться сканером штих-кода (или даже обычным сканером или МФУ). Программа автоматически распознает документ по штрих-коду и отобразит его электронную версию в базе, а также историю и связанные документы.

Основные характеристики программы «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами»:

• Поиск документов по номеру или штрих-коду.
• Контроль версий документа и просмотр истории его изменения.
• Доступ к базе документов внутри филиальной сети.
• Обслуживание не требует специалистов высокой квалификации.
• Комплект включает подробную документацию.

Какие выгоды получают пользователи при использовании программы?

• Ускорение работы: быстрый поиск связанных документов.
• Экономия: снижение трудозатрат на делопроизводство и внутренний документооборот.
• Контроль: защита документов от искажения и потери.

Для справки: программа «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами» является собственной разработкой Группы компаний «Эффективные решения» — официального партнера фирмы «1С» и партнера компании ABBYY в области корпоративных решений.

Если вас заинтересовал данный продукт и вы хотите использовать его в своей работе — оставьте заявку на сайте компании и специалисты Группы компаний «Эффективные решения» проведут для вас бесплатную демонстрацию продукта. В течении 15 минут вы сможете оценить все преимущества использования данного продукта.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий