Аналитика / Налогообложение / Выдача подотчетным лицом выплат социального характера – какими документами следует оформить операцию?

Выдача подотчетным лицом выплат социального характера – какими документами следует оформить операцию?

На законодательном уровне не закреплен порядок по документальному оформлению при осуществлении выплат социального характера населению, в том числе и через подотчетное лицо
24.08.2022
Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Шубенкина Елена

Ответ прошел контроль качества

В учреждении имеется подотчетное лицо, которому на банковскую карту в безналичном порядке перечисляются суммы возмещения расходов (перерасход по авансовым отчетам).

Если возникла необходимость выдачи наличных денег в подотчет для осуществления выплаты почетным гражданам, как оформить эту операцию в бухгалтерском учете? Какие необходимо оформить бухгалтерские проводки? Какие документы необходимо подготовить, в частности, следует ли оформлять расходный кассовый ордер и, соответственно, формировать кассовую книгу?

Положениями Методических указаний (утверждены Приказом N 52н) установлено, что записи в Кассовую книгу (ф. 0504514) осуществляются по каждому кассовому приходному и расходному ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги, денежные документы (полное оприходование в кассу наличных денег).

В свою очередь, указаниями по применению и заполнению форм первичных учетных документов установлено, что приходные (расходные) кассовые ордера применяется для оформления поступления (выбытия) наличных денег в (из) кассу (-ы) организации. Иными словами, для того, чтобы выдача денежных средств отражалась в Кассовую книгу (ф. 0504514) на основании расходного кассового ордера (ф. 0310002), необходимо, чтобы подотчетный сотрудник сдал полученные денежные средства в кассу.

В то же время отметим, что на законодательном уровне не закреплен конкретный порядок по документальному оформлению при осуществлении выплат социального характера населению, в том числе и через подотчетное лицо. Поэтому его необходимо разработать самостоятельно и закрепить отдельным локальным актом или учетной политикой.

Для отражения выдачи подотчетным лицом выплат социального характера гражданам может применяться форма, разработанную самостоятельно (документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 25 Стандарта "Концептуальные основы"). Также можно предусмотреть выдачу на основании Платежной ведомости (ф. 0504403), которая впоследствии будет приложена к Авансовому отчету (ф. 0504505) с документами, подтверждающими правомерность данных выплат и перечня лиц, получающих ее.

В бюджетном учете органа власти расчеты с подотчетными лицами, осуществляющими выплаты социального характера гражданам в соответствии с п. 84 Инструкции N 162н, могут быть отражены следующими корреспонденциями счетов:

1. Дебет КРБ 1 208 6Х 567 Кредит КРБ 1 304 05 26Х

- со счета получателя бюджетных средств подотчетному лицу перечислены денежные средства;

2. Дебет КРБ 1 302 6Х 837 Кредит 1 208 6Х 667

- на основании проверенного должностными лицами органа власти Авансового отчета (ф. 0504505) осуществлено закрытие расчетов с подотчетным лицом.