Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / В электронной форме УПД достаточно двух лиц: лица, совершившего сделку, операцию (кладовщик), и лица, ответственного за оформление сделки (руководитель)

В электронной форме УПД достаточно двух лиц: лица, совершившего сделку, операцию (кладовщик), и лица, ответственного за оформление сделки (руководитель)

Нужно ли дополнительно проставлять ЭЦП кладовщика на УПД?

19.10.2021
Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Графкин Олег

Ответ прошел контроль качества

Между организациями заключен договор по электронному документообороту (ЭДО). При поставке товара кладовщик покупателя подписывает ТТН (товарно-транспортная накладная) и на ее основании создает приходный ордер на склад. Далее по ЭДО приходит УПД, который подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителем.

Нужно ли дополнительно проставлять ЭЦП кладовщика на УПД?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При подписании электронного УПД ответственным за оформление сделки лицом, в случае указания в таком документе должности, Ф.И.О. лица, совершившего сделку (кладовщика), проставление подписи последнего не требуется.

Обоснование вывода:

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные учетные документы также служат информацией для определения налоговой базы в налоговом учете и подтверждением понесенных организацией затрат (ст. 313 НК РФ, письма Минфина России от 25.08.2017 N 03-03-06/1/54769, от 27.06.2017 N 03-03-06/3/40299, от 20.01.2017 N 03-03-06/1/2523, от 26.08.2016 N 03-03-06/1/50059). Отсутствие таких документов либо их неверное оформление влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Форма УПД, предложенная к применению хозяйствующим субъектам ФНС России в письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ (далее - Письмо ФНС) (смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2013 N 03-07-15/41644), является одной из возможных форм документа о передаче товаров (работ, услуг и имущественных прав), который одновременно соответствует требованиям ст. 169 НК РФ и общим требованиям к первичным учетным документам, установленным в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

При использовании УПД в качестве первичного документа (статус документа "1" или "2"), используемого в том числе и для подтверждения затрат в целях налогообложения, необходимо наличие обязательных реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (Приложение 4 к Письму ФНС).

Из п. 6 и п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ следует, что обязательным реквизитом первичного учетного документа являются наименование должностей, а также подписи и инициалы (иные реквизиты):

- лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления,

или

- лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события.

Это означает, что в качестве обязательного реквизита первичного учетного документа допускается наличие только должности и подписи лица, ответственного за оформление свершившегося события, без указания наименования должности и подписи лица, совершившего сделку, операцию.

В Приложении 4 к Письму ФНС раскрывается, где в УПД можно найти значение обязательного показателя первичного учетного документа, установленного п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Так, выполнение требования о наличии наименования должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных (согласно соответствующим распорядительным документам) за правильность ее оформления, обеспечивается указанием данных по строке 15 УПД.

В свою очередь, выполнение требования о наличии наименования должностей лиц, ответственных (согласно соответствующим распорядительным документам) за правильность оформления свершившегося события, обеспечивается указанием соответствующих данных по строке 18 УПД.

Таким образом, при наличии указания в строке 18 УПД наименования должностей лиц, ответственных (согласно соответствующим распорядительным документам) за правильность оформления свершившегося события со стороны покупателя, выполняется требование о наличии в первичном документе обязательного реквизита, предусмотренного п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в Приложении 3 к Письму ФНС. В частности, по строке 15 УПД может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Тут же говорится, что данный показатель является уточняющим обстоятельством осуществления операции (сделки).

Согласно Приложению 3 к Письму ФНС по строке 18 УПД указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Из этого также следует, что для соблюдения положений п. 6 и п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ в отдельной ситуации достаточно, если в УПД заполненным будет значение показателя по строке 18, в котором должны быть указаны должность, подпись, фамилия и инициалы должностного лица, ответственного со стороны покупателя (заказчика) за правильность оформления свершившегося события.

В ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В связи с введением национальной системы прослеживаемости товаров ФНС доработала форматы универсальных передаточного и корректировочного документов. В письме от 28.05.2021 N ЕА-4-15/7407 ФНС России направила для использования в работе рекомендуемые форматы, а также xsd-схемы к ним.

Как мы поняли из рассматриваемой ситуации, между организациями заключено соглашение об электронном документообороте (ЭДО).

В сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном юридическому лицу, в том числе указываются физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Это может быть как директор, так и иное лицо, уполномоченное доверенностью. Ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено (смотрите дополнительно Энциклопедию решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения).

В случае, если счет-фактура, составленный в электронном формате, включает в себя также данные первичного документа об отгрузке, при формировании такого электронного документа указывается функция "СЧФДОП".

Как указано в описании рекомендуемого формата УПД, документ с функцией "СЧФДОП" состоит из двух файлов обмена, представляемых по следующим форматам:

- формат представления счета-фактуры с дополнительной информацией (информации продавца), состоящий из сведений, предусмотренных для счетов-фактур ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость", а также дополнительных сведений передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки (информация продавца). Файл подписывается лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур, и лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего экономического субъекта;

- формат представления дополнительной к счету-фактуре информации, состоящей из сведений принимающей стороны в отношении оформляемой сделки (информация покупателя), подписанный электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего экономического субъекта.

Таким образом, получатель документа в УПД с функцией "СЧФДОП" ставит одну подпись - подпись лица, ответственного со своей стороны за приёмку товаров (работ, услуг).

Подпись лица, подписавшего со стороны покупателя электронные УПД, подтверждает факт поставки товара (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ N 305-ЭС17-13822 от 18.01.2018).

Также отметим, что в письме от 16.06.2017 N ЕД-4-15/11485 (с текстом письма можно ознакомиться в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет") ФНС России (применительно к использованию прежней формы электронного документа) указал на то, что в формате аналогичного по назначению первичного учетного документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме, утвержденном приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@, предусмотрена множественность подписи, позволяющая сформировать подписи не только лиц, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни, но и иных лиц, участвующих в совершении сделки, операции (элемент "подписант" в таблице 5.4 и таблица 5.23 "Сведения о лице, подписавшем информацию продавца в электронном виде (Подписант)"). Одновременно для случаев подписания документа лицом, не участвующим непосредственно в отгрузке (передаче) товара (груза), в таблице 5.16 "Содержание факта хозяйственной жизни (3) - сведения о факте передачи (об отпуске груза) (СодФХЖЗ)" предусмотрена возможность отражения сведений о передавшем (отпустившем) товар (груз) лице без подписания им документа о передаче товара.

То есть в электронной форме УПД достаточно двух лиц: лица, совершившего сделку, операцию (кладовщик), и лица, ответственного за оформление сделки (руководитель). При этом, если документ подписывает только лицо, ответственное за оформление сделки, подпись лица, совершившего сделку, не обязательна, при указании должности, Ф.И.О. в электронном документе лица, совершившего сделку.

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться