Аналитика / Налогообложение / Топливные карты для служебных поездок и налоговый учет затрат

Топливные карты для служебных поездок и налоговый учет затрат

Возможно ли признать расходы на ГСМ в таком случае?
02.10.2020
Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

У организации, находящейся на УСН (15%), на балансе имеется автотранспорт. Ряду работников выданы топливные карты для служебных поездок. Возможно, с работниками будут заключены договоры арены с экипажем.

Возможно ли признать расходы на ГСМ в таком случае?

1. Согласно ст. 632 ГК РФ по договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

В соответствии со ст. 636 ГК РФ по общему правилу арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов.

На основании ст. 346.16 НК РФ расходы на ГСМ могут быть учтены в составе материалов в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ или как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

При этом в письмах Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12 разъясняется, что налогоплательщики вправе, но не обязаны для учета расходов использовать нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Основным первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист.

Таким образом, для признания в целях УСН расходов по ГСМ по служебному транспорту необходимо выполнение одновременно двух условий: наличие оплаты указанных материалов (ГСМ) и фактическое списание топлива служебному транспорту на основании путевых листов. При этом расходы на ГСМ должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).

2. В налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Следовательно, все выплаты работнику по договору аренды будут облагаться НДФЛ.

Российские организации, от которых гражданин получил доход, признаются налоговыми агентами по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Они исчисляют, удерживают и перечисляют налог в бюджет со всех доходов физических лиц (за исключением доходов в виде выигрышей), источником которых они являются (п. 2 ст. 226 НК РФ). Таким образом, с платежей работнику по аренде автомобиля и оплате услуг по управлению им организация должна удержать НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ, письма Минфина России от 11.07.2017 N 03-04-06/43981, от 21.04.2016 N 03-04-06/23195, от 27.08.2015 N 03-04-05/49369, ФНС России от 24.03.2016 N БС-4-11/5110@).

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и вознаграждения в пользу физических лиц, которые являются застрахованными лицами в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ). В их число входят выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

В этой связи на оплату услуг работника по управлению автомобилем необходимо начислять страховые взносы только на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

Что касается платежей за аренду автомобиля, то они не облагаются взносами на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. По этой норме выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не признаются объектом обложения страховыми взносами. В финансовом ведомстве подтверждают данный факт (письма Минфина России от 18.12.2017 N 03-15-06/84407, от 01.11.2017 N 03-15-06/71986).

Исчисление страховых взносов по Федеральному закону от 24.07.98 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" необходимо только, если это будет прямо предусмотрено условиями договора аренды (п. 1 ст. 5 данного закона).

При применении УСН с объектом "доходы минус расходы" организация, арендовавшая автомобиль работника, вправе признать в налоговом учете арендную плату (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расходы на ту часть арендной платы, которая касается услуг по управлению, признаются в том же порядке, что и в целях налогообложения прибыли (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 21 ст. 255 НК РФ).

3. В силу п. 1 ст. 421 ГК РФ физические и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора.

Следовательно, арендодатель и арендатор сами решают, какую сумму указать в договоре в качестве арендной платы, а также и платы за услуги по управлению ТС.