Аналитика / Налогообложение / Расходы при УСН на ГСМ

Расходы при УСН на ГСМ

24.03.2016

Нормирование расходов на ГСМ

Налоговый кодекс РФ не содержит каких-либо требований, указывающих на необходимость производить нормирование топлива при использовании автотранспорта. Представлено только одно непременное условие: на все израсходованное топливо должны быть представлены путевые листы, подтверждающие целевое использование денег. Вид путевых листов есть разработанная законодательно, но никто не мешает использовать свою при условии, что в ней есть все графы установленные Приказом Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 года.

Ныне действующая редакция НК РФ не включает никакие положения, в соответствии с которыми предприятия были бы обязаны вводить нормирование ГСМ при работе на «упрощенке». Налогоплательщик имеет право самостоятельно ввести нормирование, но делать это не обязан. В качестве ссылки следует использовать нормативные документы:

- письмо Минфина №03-03-06/1/2875 от 27.01.2014;

- письмо Минфина №03-03-06/01/20097 от 03.06.2013.

Приоритет в решении вопроса о вводе нормирования ГСМ отдан организациям и предпринимателям. Им дано право устанавливать нормы расхода, исходя из собственных данных о расходе и информации, обозначенной в ПТС. В виде дополнительного источника информации можно применять нормы расхода ГСМ, обозначенные в Распоряжении Минтранса РФ №АМ-23-р от 14.03.2008. Но на данный документ обязаны обращать внимание лишь компании, у которых автоперевозки являются приоритетным видом деятельности. Для остальных данный документ – только для ознакомления.

Какие документы необходимы для организации учета ГСМ для предприятий, работающих на УСН?

Перечень документов будет зависеть от типа автомобиля и его принадлежности:

1. наиболее распространенный вариант: компания использует машины, находящиеся в ее собственности. Основанием для принятия на затраты расходов на приобретение ГСМ по статье «расходы на содержание служебного транспорта» будет ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12;

2. использование персонального автомобиля ИП в деятельности, направленной на извлечение прибыли. Закон не запрещает ИП использовать свое личное имущество с этой целью. Если предприниматель работает с использованием УСН, то имеет законное право принять расходы на ГСМ к зачету по статье «расходы на содержание служебного транспорта» в соответствии со ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12;

И для первого, и для второго случая необходимо подтвердить документально затраты на ГСМ. Это могут быть накладные, платежные поручения при оплате по безналичному расчету, товарные и кассовые чеки, оформленные должным образом. Главное: предприятие или ИП должно доказать, что расходы были совершены фактически. Если все документы, подтверждающие траты на руках, то их можно включать в книгу учета доходов и расходов.

Особо стоит остановиться на затратах на ремонт или ТО транспорта. Для решения этого вопроса нужно обратить пристальное внимание на ст. 254 НК РФ в части пункта 1 подпункта 6. И данная статья говорит о том, что при наличии документов, подтверждающих оплату услуг, данные расходы могут быть приняты к зачету.

Если автомобиль приходилось ремонтировать, есть документы, подтверждающие этот факт, то ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 3 разрешает принимать данные расходы к зачету.

Стоит рассмотреть еще одну ситуацию использования транспорта: аренду машины, принадлежащей сотруднику компании. В этом случае можно пользоваться всеми теми же правилами, что и для собственного транспорта компании с несколькими ограничениями:

- должен быть официально заключен договор аренды машины;

- в договоре аренды должен содержаться пункт, в соответствии с которым все расходы по ремонту, обслуживанию, обеспечению ГСМ ложатся на арендатора.

Если договор является возмездным, то арендная плата также может быть принята арендатором к зачету на основании ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 5. Но данное положение не касается ИП в части использования личного транспорта в предпринимательских целях.

Остался еще один вариант использования транспорта компаниями: сотрудник по служебным надобностям ездит на личной машине. Если договора аренды нет, то и принять ГСМ к зачету компания не может. Ей дано право включать в КУДИР только расходы в пределах законодательно указанной нормы на компенсацию сотруднику расходов на амортизацию, бензин и прочее. Основанием для данного действия будет ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12:

- при использовании в служебных целях личного автомобиля с объемом двигателя, не превышающим 2 тыс. куб. см, сотрудник может рассчитывать на компенсацию в размере 1200 рублей ежемесячно;

- если объем двигателя превышает 2 тыс. куб. см, то размер компенсации составляет 1500 рублей ежемесячно.

Основанием для определения размера компенсации можно считать Постановление Правительства России №92 от 08.02.2002 года.

Если расходы в действительности превышают означенную сумму, то организация вправе их оплачивать в соответствии с внутренними нормативными актами. Но налоговая инспекция при проверке укажет, что расходы приняты к зачету неправомерно. В КУДИР должны быть обозначены только 1200 или 1500 рублей. Помимо этого, стоит, что данная компенсация обозначена за полный рабочий месяц. Если личная машина использовалась не все дни в рабочих целях, то компенсацию нужно соответствующим образом уменьшить. Основание – письмо Минфина №03-03-01-02/140 от 16.05.2005 года.

Все записи в КУДИР в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами, из которых нужно особо выделить путевой лист.

Все расходы на ГСМ могут быть приняты организацией к зачету только при условии наличия путевых листов, подтверждающих, что автотранспорт действительно передвигался за пределами территории предприятия по определенному маршруту. Для каждой машины путевой лист выписывается индивидуально на срок, не превышающий один календарный месяц.

Предприятия, занимающиеся автоперевозками в качестве основного вида деятельности, обязаны использовать унифицированную форму, утвержденную Росстатом РФ. Остальным предоставлено право, как использовать унифицированную форму, так и собственную при условии наличия всех необходимых граф.

Не менее важны для подтверждения целевых расходов на ГСМ и первичные документы. К ним относятся: товарные и кассовые чеки, платежные поручения, подтверждающие оплату по безналичному расчету. Если оплата производилась с корпоративной карты через терминал, то прикладывается соответствующая выписка. Вид документов зависит от формы оплаты, типа АЗС и иных факторов.

Если ГСМ закупается в организации не централизованно, а приобретается через подотчетных лиц по мере надобности, то обязательным документом является авансовый отчет, заполненный водителем и утвержденный должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия. К авансовому отчету в обязательном порядке подшиваются все документы, подтверждающие расходы.

Для того, чтобы избежать лишних вопросов при проверке о наличии или отсутствии нормирования ГСМ на предприятии, лучше заранее заготовить приказ за подписью руководителя, в котором в произвольной форме будет указано, производит ли предприятие нормирование ГСМ или принимает к зачету все фактически понесенные расходы.

В конце данной статьи нужно еще раз указать наиболее важные моменты:

1. предприятие вправе самостоятельно решать, нормировать ли расходы на ГСМ или списывать в полном объеме. Исключение – компании, занимающиеся автомобильными перевозками;

2. если предприятие приняло решение нормировать расходы на ГСМ, то для пересмотра норм в течение года должны быть веские основания. Такое изменение лучше закрепить приказом за подписью соответствующего должностного лица;

3. расходы на ГСМ можно нормировать в зависимости от периода года: лето, зима;

4. если по вине водителя обозначен явный перерасход ГСМ, то из заработной платы можно удержать не более одного среднемесячного заработка. Сделать это можно только на основании решения созданной комиссии, и если с момента, как перерасход выявлен. Если прошло больше месяца, или сумма ущерба превышает размер среднемесячного заработка, то удержание возможно только по решению суда.