Как хранить и уничтожать документы?

Любого налогоплательщика могут проконтролировать налоговые органы. Всегда при проверке необходимо представить определенные документы, а в ходе нее инспекторы вправе запросить дополнительные (ст. 93 НК РФ). Налогоплательщик обязан в течение четырех лет хранить данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие расчет налогов, доходы, траты и отчисления в бюджет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Что ожидает, если не выполнить требования?

Во-первых, штраф в размере 200 руб. за каждый документ, который не был представлен проверяющим (п. 1 ст. 126 НК РФ). Сумма небольшая, но таких бумаг может оказаться очень много.

Во-вторых, отсутствие первичных учетных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов, за что тоже предусмотрена ответственность (ст. 120 НК РФ).

В-третьих, если не допустить налоговиков к проверке или в течение более двух месяцев не обеспечить документами, они сами вправе определить размер налога на основании сведений о налогоплательщике и аналогичных организациях или предпринимателях, которыми располагает инспекция (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

В этом случае результат уж точно окажется больше величины, заявленной в декларации и, значит, последуют штрафы за недоплату налога (ст. 122 НК РФ).

Сколько времени хранить документы

Порядок хранения документов указан в Федеральных законах от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) и некоторых других.

Организации обязаны беречь первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки приведены в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. (далее — Перечень). Того же порядка рекомендуем придерживаться индивидуальным предпринимателям.

Дольше всего — 75 лет хранится кадровая документация (трудовые договоры, приказы и распоряжения по персоналу, лицевые счета работников). Коллективный договор должен быть в наличии, пока предприятие является действующим (не ликвидировано).

Налоговые декларации юридических лиц по всем налогам полагается сохранять не менее пяти лет, квартальные — также не менее пяти. Документы о выдаче заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплатах не уничтожаются по крайней мере в течение пяти лет после ревизии, если ее итоги не вызвали разногласий, или до того, как будет вынесено судебное решение. Однако при отсутствии лицевых счетов срок увеличивается до 75 лет.

Договоры и соглашения по сделкам оставляют не менее чем на пять лет после окончания срока действия, а паспорта сделок - до ликвидации предприятия. Договоры о материальной ответственности необходимо хранить в течение пяти лет после увольнения лиц, с которыми они заключались.

Срок следует отсчитывать не от даты оформления документа, а с 1 января следующего года. Об этом говорится в п. 1.4 Указаний по применению Перечня, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Так, договор о материальной ответственности с лицом, уволенным в сентябре 2013 года, нельзя изъять раньше 1 января 2018 года.

Как быть с документами, не упомянутыми в Перечне? Ответ можно найти в других законодательных актах.

Следуя Налоговому кодексу, бумаги, подтверждающие убытки, нужно хранить в течение четырех лет после уменьшения на них налоговой базы (п. 7 ст. 346.18 и подп. 8 п. 1 ст. 23). Для путевых листов срок приведен в Обязательных реквизитах и порядке заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Он составляет не менее пяти лет (п. 18).

Документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, покупкой, регистрацией, вводом в эксплуатацию, работой и выбытием контрольно-кассовой техники, а также с использованием контрольных лент, фискальных накопителей, программно-аппаратных комплексов некорректируемой регистрации и энергонезависимых запоминающих устройств, должна храниться не менее пяти лет после того, как указанные средства перестали употреблять. Это предусмотрено в пунктом 14 Положения о регистрации и применении ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470.

Согласно пункту 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ учетную политику, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета организация обязана при необходимости представить в течение пяти лет после окончания того года, когда они в последний раз требовались для оформления бухгалтерской отчетности.

Акционерным обществам полагается хранить документы, перечисленные в пункте 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ, по месту нахождения своего исполнительного органа. Сроки указаны в разд. II Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденногоПостановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Где разместить

Организация или предприниматель могут архивировать документы у себя (иногда с этой целью создают структурное подразделение), а могут передавать государственным или муниципальным учреждениям по договору.

Если документы планируется хранить на предприятии, необходимо разработать порядок, который бы регулировал этот процесс. Можно установить виды отбираемых документов, назначить ответственных, указать правила приема, сроки и т.д.

Услуги госархивов платные. Однако затраты на них не указаны в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ и при упрощенной системе не включаются в налоговую базу.

Как ликвидировать

Когда срок хранения заканчивается, документы уничтожают, причем по определенным правилам.

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. Она состоит из наиболее квалифицированных специалистов разных подразделений  и председателем является один из руководящих работников. Члены комиссии составляют описи и проводят экспертизу ценности документов, а потом их сортируют. Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожаются, а те, которые должны храниться постоянно, передаются в государственный или муниципальный архив.

При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. Форма актадана в Приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.10.2002. В акте не обязательно приводить каждое наименование и реквизиты, можно указать группу.  К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Нарушение правил хранения

За грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц организаций могут наложить административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Напомним, что если иное не указано в законодательстве, то к индивидуальным предпринимателям контролирующие органы имеют право применить те же санкции, что и к должностным лицам (ст. 2.4 КоАП РФ).

Акционерные общества, не обеспечившие должного хранения документов (ст. 13.25 КоАП РФ), наказываются на сумму от 200 000 до 300 000 руб., а их должностные лица — от 2500 до 5000 руб. Такие же штрафы предусмотрены для обществ с ограниченной ответственностью и унитарных предприятий.

Об учете расходов на утилизацию

Ненужные документы не обязательно уничтожать самим. Для этого существуют специализированные компании. Можно ли, применяя объект налогообложения доходы минус расходы, учесть стоимость таких услуг?

В налоговую базу при упрощенной системе включаются только те расходы, которые упомянуты в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Суммы, затраченные на утилизацию документов, в нем не указаны. Как материальные расходы их  тоже учесть не получится. В состав материальных расходов входит стоимость сторонних услуг (подп. 6 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ), но только производственного характера, то есть связанных с изготовлением продукции, выполнением работ и т.п. Уничтожение документов не является такой услугой, поэтому учесть затраты не удастся.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий