Проверьте, осталось ли у ваших сотрудников право на детские вычеты по НДФЛ

Во второй половине года доходы многих сотрудников в любой момент могут превысить 280 000 руб. А от этого зависят дальнейшие действия бухгалтерии - продолжать предоставлять детские вычеты или нет (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Если пропустить этот момент, то возникнет недоимка по НДФЛ.

Обнаружить долг налоговые инспекторы реально смогут лишь на выездной проверке. Несмотря на это, проще именно сейчас отследить момент, когда сотрудник потерял право на детский вычет. Ведь иначе возможны пени и штраф (ст. 75 и 123 НК РФ). Если удастся оперативно выловить ошибку в течение года, то ее можно исправить без штрафа.

Но прежде чем проверять, укладываются ли доходы сотрудника в лимит 280 000 руб., стоит уточнить его налоговый статус. Дело в том, что стандартные вычеты по НДФЛ на детей положены только резидентам РФ. Возможно, дело до доходов даже не дойдет (подробнее смотрите схему ниже). Напомним, что налоговый резидент - это человек, который находился на территории России не менее 183 дней в течение последних 12 следующих подряд месяцев.

Посчитайте, не превысил ли доход 280 000 руб.

Детские вычеты положены сотруднику до тех пор, пока его доходы за год не превысят 280 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Как только общий доход сотрудника за все прошедшие месяцы окажется больше этой суммы, вычеты надо прекращать. Есть несколько правил, связанных с подсчетом лимитированного в целях НДФЛ дохода.

Размеры детских вычетов*

1400 руб.	Вычет на первого или второго ребенка до 18 лет. Такой же вычет полагается за сына или дочь до 24 лет, которые учатся по очной форме
3000 руб.	Вычет на третьего или последующего ребенка до 18 лет. Либо студента-очника, которому еще не исполнилось 24 года
3000 руб.	Вычет на ребенка-инвалида до 18 лет или инвалида I или II группы до 24 лет при условии, что он обучается по очной форме

* На такие же вычеты имеют право приемный родитель, усыновитель, супруг родного или приемного родителя, опекун, попечитель.

Учитывайте только доходы, облагаемые по ставке 13 процентов

Стандартные детские вычеты применяются только к доходам, облагаемым НДФЛ по ставке 13 процентов. Все остальные выплаты в расчет лимита не включайте. Будьте внимательны с доходами, которые освобождены от НДФЛ частично. Они тоже включаются в лимит, но лишь в той части, что подпадает под НДФЛ. Такие разъяснения содержатся в недавнем письме Минфина России от 21 марта 2013 г. № 03-04-06/8872. Список всех учитываемых и неучитываемых доходов вы можете найти в электронном «Главбухе».

Учитывайте доходы только текущего года

НДФЛ рассчитывают в течение года нарастающим итогом, следовательно, и детские вычеты предоставляют по аналогичным правилам (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Поэтому учитывайте только доходы, полученные с 1 января по 31 декабря текущего года. Доходы прошлых лет в лимит 280 000 руб. не включаются.

Если в предыдущие годы сотрудник по какой-то причине не использовал детские вычеты, хотя имел на них право, то он может обратиться за возвратом переплаченного НДФЛ только в свою инспекцию (п. 4 ст. 218 НК РФ, письмо Минфина России от 26 января 2012 г. № 03-04-05/8-72). Компания же вправе применить вычеты только за месяцы текущего года. За исключением ситуации, связанной с восстановлением сотрудника на работе (письмо Минфина России от 28 июня 2013 г. № 03-04-05/24633).

Учитывайте доходы с прошлой работы

Детские вычеты предоставляйте с месяца поступления сотрудника на работу и с учетом доходов, полученных в текущем году у предыдущих работодателей. Узнать сумму этих доходов вы можете только из справки по форме 2-НДФЛ, выданной прежним работодателем (письмо Минфина России от 27 февраля 2013 г. № 03-04-05/8-154).

Если ее нет (и ваша компания не первое место работы сотрудника), право на вычеты считается неподтвержденным. И безопаснее их не предоставлять, ведь тогда невозможно определить, превышен лимит или нет.

Но если ваша компания - первое место работы сотрудника или же он долгое время не работал и не получал доходов, то ему можно предоставить детский вычет с первого месяца работы без справки. В данном случае отсутствие доходов подтвердит трудовая книжка (письмо ФНС России от 30 июля 2009 г. № 3-5-04/1133@).

Уточним еще один момент. Возможно, что сотрудник работал в вашей компании в текущем году, потом уволился и снова вернулся. В такой ситуации надо будет учитывать его доходы за 2013 год, полученные в вашей организации еще до увольнения. Ведь доходы считают нарастающим итогом с начала года независимо от того, уходил сотрудник из компании или нет.

Учитывайте доходы по гражданско-правовым договорам

При подсчете лимита учитывайте доходы сотрудника, которые он получил в вашей компании по гражданско-правовому договору (подряд, оказание услуг, аренда и т. п.). Такие доходы облагаются по ставке 13 процентов, значит, они тоже учитываются при подсчете лимита (письмо Минфина России от 7 апреля 2011 г. № 03-04-06/10-81). Исключение - если сотрудник платит с таких доходов налоги сам как индивидуальный предприниматель.

Учитывайте переходящие отпускные в лимите сразу

В целях подсчета лимита переходящие отпускные нужно включать в доходы того месяца, в котором они начислены. Делить их на части не требуется. И хотя в кодексе о таком алгоритме нет ни слова, он самый беспроблемный. Ведь его придерживаются налоговые инспекторы. Объяснение у них такое: отпускные - это не зарплата. Поэтому дата выплаты дохода не зависит от того, за какой именно месяц начислены отпускные (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Но есть другая позиция: отпускные - это зарплата (ст. 114, 129, 136 ТК РФ). Следовательно, при подсчете лимита их нужно включать в доходы того месяца, за который они начислены. Но такой вариант приведет к спору с налоговиками. Победа в суде возможна (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 июля 2011 г. № А42-6610/2010).

Здесь есть еще один важный момент. По закону работодатель обязан выплатить отпускные за три календарных дня до отпуска (ст. 136 ТК РФ). Из-за этого правила возможна ситуация, когда отпускные начислены в одном месяце, а выплачены в следующем.

Допустим, работник уходит в отпуск 1 октября 2013 года. В этом случае бухгалтерия должна выдать ему отпускные не позднее 27 сентября. Но тогда опять возникает вопрос: в доходы какого месяца включать отпускные при расчете лимита в целях детского вычета по НДФЛ? Ответ - как в примере 4. Значит, безопаснее всего отпускные отнести в доходы того месяца, когда они начислены, то есть в сентябре.

Проверьте, все ли документы есть

Необходимый минимум - заявление на вычет от сотрудника и документы на ребенка. Заявление от сотрудника. Его пишут в произвольной форме один раз. Каждый год дублировать этот документ необязательно. Однако проверьте, есть ли в заявлении сотрудника размеры детских вычетов. Дело в том, что до 2011 года они были другими. И если сотрудник с тех пор не переписал заявление на новые размеры, то налоговики могут посчитать, что его нет, и доначислить НДФЛ.

Документы на ребенка. В большинстве случаев это копия свидетельства о рождении. Либо (если ребенок родился или живет за рубежом) копия документа, выданного компетентным органом иностранного государства, с построчным переводом. Если ребенок усыновлен, нужна и выписка из решения суда. Приемный родитель сдает копию договора о передаче ребенка на воспитание.

Другие подтверждающие документы. В некоторых ситуациях могут потребоваться другие документы. Если сотрудник устроился на работу не с начала года, нужна справка по форме 2-НДФЛ. Если ребенку от 18 до 24 лет и он учится по очной форме - справка с места обучения. Если ребенок является инвалидом - справка об инвалидности.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий