Направляем работника в командировку

Чем руководствоваться

1 Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

2 Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

3 Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

Командировки работников требуют оформления различных кадровых и бухгалтерских документов. Для целей налогообложения наиболее важны документы, которые будут составлены уже после командировки (отчеты, чеки, билеты). Но не менее важно правильно составить все документы и перед отбытием работника в служебную поездку. Остановимся на деталях и последовательности заполнения всех необходимых форм.

ПОНЯТНО,ЧТО…

„.служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выпол­нения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Шаг 1.

Подготовьте служебное задание Цель командировки работника определяется руководителем компании и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель (п. 6 Положения 2). Поэтому после того, как руководство приняло решение о командировании, нужно составить этот документ.

Для оформления служебного задания применяется унифицированная форма № Т-10а, утв. Госкомстатом России 2. В документе требуется не только заполнить пустые графы, но и получить подпись генерального директора компании, и руководителя структурного подразделения. Графу 12 задания оставьте пустой. Она заполняется после командировки самим работником (см. образец ниже).

В период командировки служебное задание хранится или у работника, или в компании. Прямого указания на место хранения в законодательстве РФ нет. Поэтому имеет смысл указать его непосредственно в приказе компании о командировании.

Формулировка может быть примерно следующей:

2.6. В период командирования служебное задание хранится у Работодателя.

2.7. После возвращения работника из служебной командировки Работодатель обязан предоставить работнику служебное задание для заполнения гра­фы 12 и проставления личной подписи.

 

Шаг 2. Издайте приказ о командировке

В законодательстве нет прямой обязанности компании издавать приказы о командировании своих работников. Однако существуют унифицированные формы документов № Т-9 и № Т-9а, утвержденные Госкомстатом 2. Этими формами лучше не пренебрегать. К тому же, что существует мнение чиновников о том, что приказ лучше оформлять в целях признания расходов при налогоо­бложении прибыли (письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47).

Приказ нужно подписать у руководителя компании и ознакомить с ним работника под роспись. Для составления можно воспользоваться образцом ниже.

Шаг 3. Оформите командировочное удостоверение

После издания приказа нужно оформить для работника командировочное удостоверение. Оно составляется по унифицированной форме № Т-10,

СЛОВО ПРАКТИКУ

 

ОБ ОТМЕТКАХ В КОМАНДИРОВОЧНОМ УДОСТОВЕРЕНИИ

Галина Мережкина, 

бухгалтер МОУ «СОШ № 3 г. Жирновска», г. Жирновск, Волгоградская область

Бывает, что работники забывают проставлять отметки в своем командировочном удостоверении. При этом отсутствие командировочного удостоверения, а также отметок в нем не позволит компании обосновать произведенные в связи с командировкой расходы. Таково мнение судей (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 № А29-800/2009).

Замечу, что в законодательстве прямо не сказано, как следует поступать в таком случае. Однако полагаю, что главная цель бухгалтера в такой ситуации - обеспечить прозрачность операции для проверяющих органов. Поэтому могу посоветовать оформить бухгалтерскую справку, разъясняющую характер командировки и обстоятельства, из-за которых работник не получил отметки о прибытии/убытии в командировочном удостоверении.

Другие правильно оформленные документы и такая справка поможет компании минимизировать риск доначислений при проверке налоговиков.

4 ГЛАВНЫХ ДОКУМЕНТА ДЛЯ КОМАНДИРОВАНИЯ

1. Служебное задание.
2. Приказ о командировании.
3. Командировочное удостоверение.
4. Журнал регистрации командировок.

утв. Постановлением 1. В нем указывается срок пребывания в командировке, а также дата приезда в пункт назначе­ния и дата отбытия из него (п. 7 Положения 1).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается руководителем компании, после чего вручается работнику. В удостоверении работник обязан проставить отметки о датах прибытия в место командировки и выезда из него. Отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью компании, в которую работник командируется (образец на с. 56).

ПРОСТОИМЕЙТЕ В ВИДУ

Пока работник находится в командировке, в табеле учета рабочего времени проставляется код «К» или «06». Именно эти коды предусмотрены формой № Т-12 (утв. Постановлением 2.

Если работник направляется в командировку за пределы РФ, то командировочное удостоверение не оформляется. В качестве подтверждения будет достаточно загранпаспорта с отметками пограничной службы. Исключение - командирование в некоторые страны СНГ, в которых никакие отметки на границах не ставятся (п. 15 Положения 1).

Журнал регистрации командировок Компания обязана вести учет работников, выбывающих в командировку. Для такого учета существует специальный журнал (см. ниже), его форма утверждена Приказом 3. Вести журнал регистрации обязательно. Дополнительно в каждой компании должен быть приказом назначен ответственный за ведение журнала Хранить журнал регистрации комнадировок нужно в течение 5 лет (п. 5, 6 Приказа 3).

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий