Аналитика / Налогообложение / К авансовому отчету приложен чек из гостиницы

К авансовому отчету приложен чек из гостиницы

В чем опасность. Работники после командировки привозят из гостиниц не только счета на проживание, но и кассовые чеки. При оплате картой в чеке видны четыре последние цифры ее номера. На ревизии налоговики могут зацепиться за это и проверить, есть ли у сотрудника карта с таким номером. И если обнаружится, что проживание оплачено с чужой карты, например коллеги, с которым ездили вместе, то потребуется расписка владельца карты, что сотрудник вашей компании вернул ему деньги (письмо ФНС России от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876). Без расписки есть риск, что налоговики снимут расходы
08.09.2011
«УНП»
Автор: Елена Салова, эксперт «УНП»

Как избежать проблем. Чтобы исключить споры, достаточно приложить к авансовому отчету только гостиничный счет. И проследить, чтобы при заполнении авансового отчета сотрудник не писал в нем в качестве приложенных документов кассовый чек. Счет является бланком строгой отчетности, то есть уже сам по себе свидетельствует об оплате (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Главное, чтобы в нем были наименование гостиницы, ИНН, стоимость и перечень услуг, дата их оказания (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359). В счете ставят фамилию проживающего, а не того, с чьей карты списаны деньги. Так что у налоговиков просто не будет повода снимать затраты.

Если чек налоговики все же обнаружат, защитить расходы все равно можно. Ни один нормативный акт не требует, чтобы работник в командировке расплачивался лишь своей картой (письмо от 15.08.11 № 03-03-07/28). Но в случае спора безопаснее взять расписку у владельца карты в том, что деньги ему сотрудник вернул.