Аналитика / Интервью / Марина Сафонова: «Неправильно думать, что передав расчет заработной платы на аутсорсинг, вы абсолютно не будете касаться этого участка работ»

Марина Сафонова: «Неправильно думать, что передав расчет заработной платы на аутсорсинг, вы абсолютно не будете касаться этого участка работ»

Марина Сафонова, главный бухгалтер холдинга «СИБУР-Русские шины» рассказала о том, какие преимущества дает передача расчета заработной платы на аутсорсинг; зачем бухгалтерия холдинга вводит систему электронного документоооборота, а также какими качествами профессиональными и личными качествами должен обладать бухгалтер
22.03.2011
BDO
Автор: Юлия Тимофеева

Марина Викторовна Сафонова работает в компании «СИБУР-Русские шины» в должности главного бухгалтера с момента основания компании в 2002 г., когда с целью организации централизованного сбыта продукции шинных предприятий ОАО «АК «СИБУР» было создано ООО «СИБУР-Русские шины». В течение трех лет, с 2002 по 2005 г. компания стремительно развивала свою сбытовую и производственную деятельности и весной 2005 г. вывела на рынок свои первые «именные» продукты – шины под торговыми марками «Cordiant» и «TyRex». С 1 января в результате консолидации шинных активов, был создан холдинг «СИБУР-Русские шины», в феврале 2007 г. компания сменила организационную форму и приобрела свое нынешнее название ОАО «СИБУР-Русские шины». На протяжении всего этого времени Марина Викторовна, как главный бухгалтер, принимала непосредственное участие в процессе реорганизации компании. Сегодня она координирует работу не только офисов в Москве и Санкт-Петербурге, но и 7 филиалов холдинга в регионах России.

— Работа главного бухгалтера холдинга дает очень хороший опыт и понимание всех внутренних процессов в компании. Вне зависимости от того, что происходит в компании, я как главный бухгалтер участвую во всех внутренних бизнес-процессах: меняется ли стратегия компании, происходит ли реорганизация бизнеса, разрабатываются и запускаются новые продукты, – все это находит отражение в бухгалтерском учете компании. Поэтому бухгалтер должен досконально разбираться во внутренних бизнес-процессах. В этой должности я работаю с самого первого дня в компании. Хотя на самом деле, мой предыдущий опыт работы в большей степени связан с государственными структурами. В конце 80-х годов я работала в финансовом отделе казначейства 4,5 года. В бухгалтерии начинала, если можно так выразиться, с самых азов, проходила все с каждого участка, когда операции осуществлялись вручную, существовала журнально-ордерная система, а Главная Книга велась «от руки». Я быстро освоила профессию по всем участкам. Я работала всегда в государственных структурах, где вырасти до главного бухгалтера было очень тяжело. Потом начались 90-е годы, когда каждый экономист стал главным бухгалтером, но я оставалась работать в государственной структуре. Бухгалтерия в этот период сама по себе претерпевала изменения, открывались налоговые инспекции, внебюджетные фонды, со старого плана счетов организации переходили на новый, система бухгалтерского и налогового учета в России менялась буквально на глазах, и я этот процесс очень хорошо помню. Это был бесценный опыт, который помог мне в дальнейшей моей работе в «СИБУР-Русские шины».

— Сложно быть бухгалтером?

— Естественно трудно, очень трудно, но и очень интересно одновременно. Тем более, мне особенно интересно, поскольку я видела развитие нашей компании «с нуля», с первого взноса в основной капитал. Плюс дополнительное развитие: сначала мы сделали первую выручку, вторую, третью, увеличивалась численность бухгалтерии, не хватало «рабочих рук», набирали новых сотрудников, расширялся функционал бухгалтеров. В 2002 году у меня в подчинении было два сотрудника, а сейчас 17. И это без учета сотрудников, работающих в филиалах. Моя бухгалтерия делает все: от подготовки первичной документации до ввода операций; от ввода операций до подготовки выписки. Так сложилось исторически, но сейчас мы будем от этого постепенно отходить. Изначально мы росли как общество с ограниченной ответственностью, с развитием компании начали курировать бухгалтерию наших заводов. Мы не занимаемся подготовкой консолидированной бухгалтерской отчетности, тем не менее, мы принимаем их отчетность, у нас единая политика, единый план счетов, все это мы унифицируем в рамках единого холдинга. В целом, численность бухгалтерии вместе с заводами сегодня составляет 174 человека.

— Это очень большая ответственность, как вам удается справляться со своими обязанностями?

— Моя ответственность действительно серьезная, поскольку я отвечаю за всю компанию «СИБУР-Русские шины» вместе с филиалами. Несмотря на то, что в филиалах есть своя служба бухгалтерии, проверяют, в любом случае, головную компанию. За контроль и за постановку бухгалтерского учета холдинга «СИБУР-Русские шины» отвечаю я. Главные бухгалтера заводов несут ответственность в рамках отдельных юридических лиц, и мы координируем эту работу.

За годы работы в «СИБУР-Русские шины» мы пришли к выводу, что нам необходима собственная распределенная программа, мы работаем в одном программном продукте, это очень удобно. Я открываю программу и имею возможность увидеть работу бухгалтерии любого филиала нашей компании, а также консолидированную, общую бухгалтерию. Вижу, кто из сотрудников чем в настоящий момент занимается, могу просчитать, сколько проводок сделал мой бухгалтер, тот же отчет сформировать. С точки зрения контроля, это очень удобно.

— О каких реализованных проектах вы могли бы рассказать?

— Я могу с определенной уверенность сказать, что у бухгалтера нет спокойной жизни. Все бизнес-процессы, как я уже и говорила, находят отражения в бухгалтерском учете. Главный бухгалтер, который хорошо понимает процесс изнутри, может отлично оптимизировать внутренние трудовые ресурсы. Кроме того, его опыт и знания возможно применить практически в любой сфере, в любом рыночном сегменте. В компании «СИБУР-Русские шины» мне приходилось принимать участие во многих интересных проектах. Интересно организовывать бизнес-процесс с нуля, прописывать его, самостоятельно составлять бизнес-планы, строить графики, отслеживать ход выполнения проекта. В «СИБУР-Русские шины» эти проекты, в основном, связаны со смежными подразделениями. Это касается каких-то сложных отгрузок или, например, когда мы переводим отгрузки с одного завода на другой, на филиалы и так далее. Я непосредственно занималась реорганизацией компании, процессом, когда общество с ограниченной ответственностью было преобразовано в открытое акционерное общество, реализовывался проект подготовки ускоренной отчетности. Но потом эти проекты превращаются в повседневную работу. Перевод юридического адреса, новая регистрация юридического лица в Санкт-Петербурге. Все эти проекты довольно сложные, приходится тесно взаимодействовать с государственными органами. Безусловно, помогает опыт работы в государственной структуре. Делаем мы это, в основном самостоятельно, практически не привлекая руководство к решению сложных вопросов, мы стараемся решать любые сложные вопросы на своем уровне.

— Возникали ли в вашей работе ситуации, когда срочно требовалась помощь внешней компании в организации внутреннего процесса? Если да, то по какому принципу вы выбирали компанию?

— Да, были и такие случаи, когда требовалось экстренное принятие решения. Причем это решение должно было быть единственно верным, поскольку я – главный бухгалтер и ответственность лежит на мне. Приведу один такой пример. Весной 2008 года мы решились на эксперимент передать на аутсорсинг расчет заработной платы для 250 сотрудников внешней компании. У нас произошла непредвиденная ситуация. Сотрудник, осуществлявший расчет заработной платы сотрудников корпоративного центра «СИБУР-Русские шины» продолжительное время болел, а потом уволился по состоянию здоровья. Таким образом, взвесив все за и против, мы решили снизить риски, связанные с человеческим фактором. Насколько мне известно, в России аутсорсинг начал развиваться сравнительно недавно, хотя принцип централизации бухгалтерии существовало испокон веков, особенно в бюджетных организациях. Основное преимущество аутсорсинга для меня – это возможность эффективной работы на удаленном доступе к базе данных и возможность избавиться от рутинных функций по сдаче отчетности в фонды, не только в московские, но и региональные, где расположены наши филиалы. Тем не менее, когда я принимала для себя решение о выборе аутсорсингового подразделения BDO в качестве провайдера, традиционные факторы, такие как соотношение цены, качества и опыта, а также избавление от части рутинных функций, не стали для меня определяющими. Поскольку ситуация в 2008 году сложилась критическая, нам срочно нужна была компания, которая была бы готова работать с нашей информационной платформой. Ведь что такое перевод функции по расчету заработной платы на аутсорсинг? Это передача алгоритмов расчета специфичных для компании и всей истории расчетов с персоналом по заработной плате на исполнение внешней компании. У большинства провайдеров на этот процесс уходит порядка двух месяцев. Ведь необходимо, чтобы выгрузка была произведена максимально корректно. При этом в переходный период кто-то должен рассчитывать заработную плату, а в нашем случае объем информации для расчета заработной платы весьма значительный – командировочные, расчет больничных листов, прием на работу, увольнение сотрудников и прочее. В BDO этот срок был существенно сокращен. В течение трех дней мы установили программный продукт и перенесли всю историю расчета заработной платы.

— В результате, вы остались довольны?

— На первом этапе я очень много времени уделяла выверке расчетов, определенная степень недоверия к провайдеру у меня сохранялась, необходимо было присмотреться друг к другу, оценить возможности, проверить степень ответственности по соблюдению сроков. Раньше ведь мы не передавали на аутсорсинг функцию расчета заработной платы, необходимо было определиться, насколько нам это выгодно, сможем ли мы удаленно работать, и человеческий фактор тоже играет определенную роль. Собственный бухгалтер помимо основной работы выполняет много непрофильных функций, ему всегда можно дать дополнительную работу. В этом смысле нам требовался универсальный специалист, кроме того, была важна и стоимость внутренней функции. Центр финансовой отчетности «СИБУР-Русские шины» подсчитывает, сколько стоит каждое подразделение, сколько стоит внутренняя функция, определяется ее эффективность. Но я считаю, что на дешевый аутсорсинг тоже рассчитывать неправильно, так как функция должна осуществляться, прежде всего, качественно. В этом смысле аутсорсинг – это работа и ответственность с двух сторон. Неправильно думать, что передав расчет заработной платы на аутсорсинг, вы абсолютно не будете касаться этого участка работ. Сегодня я могу сказать, что мы нашли общий язык и работаем эффективно.

— Судя по всему, вы предъявляете довольно высокие требования к компаниям, с которыми работаете. А что касается сотрудников? По какому принципу вы их выбираете?

— Для меня очень важно, чтобы человек был не просто ответственным. Ответственность и внимательность для бухгалтера, как вы знаете, это – ключевые качества. Мне важно, чтобы сотрудник не просто соблюдал корпоративные стандарты и требования холдинга, мне важно, чтобы этот человек был неравнодушен к работе. Если сотрудник неравнодушен, он болеет за общее дело, он живет этой работой, он с радостью приходит в офис. При таком отношении к работе сотрудник проявляет свои лучшие качества: ответственность, исполнительность. Причем делает это от души, а не по принуждению. Я стараюсь стимулировать развитие своих сотрудников. Мы постоянно учимся чему-то новому, повышаем свою профессиональную квалификацию, проходим обучение, в том числе по смежным дисциплинам. Обучение и развитие – это залог успешной карьеры, удовольствия от работы. Я предварительно собираю пожелания сотрудников, поскольку выбор тренинга – это, по сути, выбор пути, по которому вы хотели бы развиваться. Мы развиваем наш внутренний резерв, делая акцент на взаимозаменяемость. Я хочу быть уверена в том, что сбоев в работе не будет, что у меня будет время на поиск нового сотрудника, квалифицированного и заинтересованного в работе человека.

— Сейчас вы внедряете в компании систему электронного документооборота, чем вызвана такая необходимость?

— Создание электронного архива в компании – это наш внутренний проект, которым мы занимаемся без привлечения внешних специалистов. Сегодня мы стараемся существенно сократить объем ручного труда, и в этом смысле наиболее правильным решением является создание электронного документооборота через электронные архивы, где бы хранилась вся необходимая нам информация для расчета зарплаты. Поскольку мы работаем в разных программных продуктах, кадровый модуль – в одной программе, расчет заработной платы – в другой, то один из путей развития, который мне видится, это создание единой платформы, либо тесная интеграция двух систем. Поэтому, на сегодняшний день нам необходимо унифицировать базы. Я думаю, что унифицировав базы, степень ошибки, степень влияния человеческого фактора будет значительно ниже, а степень автоматизации процессов выше. Со временем мы будем рассчитывать заработную плату по всем филиалам также на удаленном доступе, но это произойдет не в этом году, а на будущее. Возможно, мы передадим и другие филиалы на аутсорсинг, возможно, примем решение об инсорсинге, но прежде чем принять такое решение, надо унифицировать процессы.

— Марина Викторовна, что бы вы могли пожелать выпускнику вуза, который только начинает свою карьеру в области бухгалтерского учета? Есть ли какая-то формула успеха?

— Вы знаете, я сама когда-то получила образование в области бухгалтерского учета и аудита, прекрасно помню свои первые шаги в профессии. Я очень люблю свою работу, в ряде случаев занимаюсь проектами с упоением. Когда ваша работа вам нравится, когда вы находите смысл в том, что вы делаете каждый день, то даже рутинные функции не кажутся вам рутинными. Поэтому, я могу пожелать всем выпускникам вузов, начинающим, молодым сотрудника идти в профессию, если можно так выразиться, по собственному призванию, тогда, я не сомневаюсь, что в профессии реализуетесь.

О компании

«СИБУР – Русские шины» – крупнейший производитель шин в Центральной и Восточной Европе. По итогам 2009 г. Компания входит в 20-ку крупнейших шинных компаний мира, занимает 5 место в списке крупнейших шинных компаний Европы. ОАО «СИБУР – Русские шины» входит в состав крупнейшего нефтехимического холдинга «СИБУР Холдинг». В состав ОАО «СИБУР-Русские шины» входят 4 шинных завода: «Ярославский шинный завод» в г. Ярославле, в «Волтайр-Пром» в г. Волжский (Волгоградская обл.), «Омскшина» в г. Омске и «Уралшина» в г. Екатеринбурге; а также «Саранский завод «Резинотехника» в г. Саранске и завод, специализирующийся на производстве синтетического волокна «Сибур-Волжский» г. Волжский (Волгоградская обл.) Кроме этого, Компания владеет 50% совместного предприятия «Матадор-Омскшина» г. Омске ОАО «СИБУР – Русские шины» производит широкую гамму легковых, грузовых, индустриальных, сельскохозяйственных и авиационных шин для всех отраслей промышленности – всего свыше 400 моделей.