Электронный документооборот: на вопросы ответили ведущие эксперты компании «Такском»

Тема конференции была – «Электронный документооборот. Практика использования». Экспертами онлайн-конференции выступили представители компании «Такском»: коммерческий директор компании Артем Меликджанян и заместитель генерального директора по техническому развитию Александр Тупицын.

Эксперты ответили на такие вопросы: как правильно подключиться к электронной системе, как работать с электронными документами и как их хранить, когда ожидается массовое внедрение счетов-фактур и как внести корректировки в существующий электронный документ и многие другие.

Дублировать электронный документ на бумаге не нужно

Среди вопросов, заданных на онлайн-конференции, был такой – если компания будет обмениваться с покупателем электронными счетами-фактурами, надо ли ей для себя распечатывать экземпляр документа или нет? Где будут храниться документы и сколько лет?   

Как рассказал Александр Тупицын, дублировать электронный документ на бумаге не нужно, так как в соответствии с законодательством (например, ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый и Гражданский кодекс, а также ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» и ФЗ «Об электронной подписи») допускается существование оригинала документа как в бумажном, так и в электронном виде. При этом дублирование документа, оформленного в электронном виде, на бумажном носителе не требуется.

Предусмотрены оба варианта хранения файлов  в соответствии с установленными законодателем сроками хранения документов:

– непосредственно в информационной базе;

– в томах на диске (в папках файловой системы).

Компания «Такском» рада предложить новый совместный продукт с компанией 1С

Посетители Российского налогового портала попросили экспертов рассказать о новых программных продуктах компании. Мы рады предложить наш новый совместный продукт с компанией 1С, мы его назвали «1С-Такском», подчеркнул Артем Меликджанян. Это сервис, который:

– обеспечивает обмен юридически значимыми электронными счетами-фактурами и другими электронными документами через Интернет с использованием электронной подписи непосредственно из конфигурации на платформе 1С Предприятие 8.2;

– в соответствии с приказом Минфина №50н от 25.04.2011 обмен ЭСФ осуществляется через аккредитованного оператора ЭДО – «Такском», который обеспечивает гарантированную доставку электронных документов и их юридическую значимость;

– так же при необходимости  мы обеспечим пользователей средствами криптографической защиты информации и ключами электронной подписи.

На основе автоматически загружаемых входящих электронных документов так же автоматически создаются документы информационной базы, которые остается только провести!

– Поддерживаются: счета, счета-фактуры, накладные, акты, отчеты комиссионера, каталоги  товаров, прайс-листы, заказы, а также документы произвольного формата

– Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно «в один клик», это реально проще, чем подготовить бумажный экземпляр!

– Можно использовать любую ЭЦП, которую признает ФНС, например применяемую для сдачи отчетности.

Для небольших организаций есть очень простое и удобное средство работы – веб-портал Такском-Файлер

Александр Тупицын рассказал посетителям, какую выбрать схему взаимодействия с клиентами. Как мы знаем, многие предприниматели и слышать не хотят об электронном документообороте.

Вопрос мотивации подключения контрагентов к обмену электронными документами является ключевым на данном этапе, сообщил Александр. И во многом процесс активного подключения зависит от вашей позиции. На Западе различают две модели вовлечения контрагентов в электронное взаимодействие:

Добровольная стратегия – это модель, основанная на убеждении, переговорах с контрагентами, обсуждения с ними явных и скрытых преимуществ электронного обмена. Результат достаточно долгий и протяженный во времени и дает от 5 до 50% подключений сторонних компаний.

Агрессивная стратегия – навязывание условий перехода на ЭДО в обязательном порядке как часть исполнения договорных отношений (как правило, диктуется со стороны крупных компаний с сильной позицией на рынке либо монополистами) – эффект до 95% охвата своих контрагентов.

На наш взгляд, будет разумным сочетание преимуществ двух подходов в работе с вашими партнерами, но главные наши рекомендации:

– предлагайте клиенту переходить поэтапно (100% переход – явная утопия);

– советуйте для начала выбирать документы и стандартные процессы, которые не претерпят существенного изменения от смены формы документа с бумажной на электронную, либо являются типовыми и массовыми (как например, ежемесячный биллинг);

– напоминайте клиенту про экономическую эффективность (клиенты не умеют считать себестоимость обработки и хранения документов).

И еще. Для небольших организаций в нашей компании есть очень простое и удобное средство работы – веб-портал Такском-Файлер, который не требует никакой инсталляции и обслуживания. Заходи и работай, добавил эксперт.

Все, что нужно, это криптография и сертификат, которые у контрагента, скорее всего, есть, так как практически все сдают отчетность в электронном виде.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий