15.03.2013   Электронный документооборот: практика применения.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

Да,  конечно. Наша компания сможет предложить вам решение для отправки отчетов, подготовленных в 1С: Бухгалтерия в контролирующие органы, включая ФСС, ПФР и другие.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Вы сможете отправлять эти декларации, если используемая вами версия 1С формирует данные отчеты (например, 1С:Бухгалтерия 8).

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

Насколько нам известно, в ФНС отсутствует обязательный регламент работы с письмами, поступающими по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота, тип которого «02. Документооборот по осуществлению письменных обращений абонентов в налоговые органы» (см. справочник СКДО). Хотя на совещаниях в ФНС и его региональных управлениях постоянно говорится о том, что с такими письмами необходимо работать. Поэтому ситуация в различных инспекциях складывается по-разному, в зависимости от решения руководителя территориального налогового органа. В одних инспекциях с такими письмами работают, в других на них почти не обращают внимание. Если же вы лично сдаете письмо, то в соответствии с действующим в ФНС регламентом инспекция обязана его принять и ответить в установленные сроки.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Достаточно трудно говорить за действие налоговых органов. В настоящее время действуют приказы ФНС, которые регулируют процедуры обращений налогоплательщиков в инспекции.

Целесообразно исходить из нормативных Актов. Например, сейчас утвержден порядок направления Решения инспекции налогоплательщику в электронном виде по ТКС, и многие инспекции активно пользуются взаимодействием с налогоплательщиком в электронном форме. Целесообразно данный вопрос направить в конкретную инспекцию.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

При приобретении ключей электронной подписи в сертификате открытого ключа всегда указывается срок действия этого сертификата. Обычно удостоверяющие центры предоставляют сертификаты сроком на 1 год. Поэтому через год необходимо менять ключи ЭП. Почему через год? Таковы требования, предъявляемые к уровню защищенности ключей. В основном они связаны с трудоемкостью их подбора.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Да, ежегодно необходимо продлевать (получать заново) ЭЦП. В документации на СКЗИ «КриптоПро CSP», сказано «Максимальный срок действия закрытых ключей шифрования и ЭЦП – 1 год 3 месяца». Во всех УЦ срок действия ЭЦП 1 год.

Корпорация «ЭЛАР», Директор по маркетингу

Возможность «роуминга» между операторами ЭДО заложена в законодательстве, как перспективная технология. На сегодняшний день операторы ЭДО ведут работы по организации кросс-обмена, однако сегодня промышленное использование технологии невозможно. В случае если организация выступает покупателем (поставщиком) и взаимодействует с большим количеством контрагентов, использующих разных операторов ЭДО, целесообразно внедрение специализированного хранилища электронных бухгалтерских документов, интегрированного с учетной бухгалтерской системой и несколькими операторами ЭДО. Подход обеспечит полную автоматизацию электронного обмена с контрагентами вне зависимости от обслуживающего их оператора.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

Отправлять электронные документы контрагенту, который обслуживается у другого оператора, возможно. Но пока это функционирует не среди всех операторов документооборота и не в массовом порядке, т.е. не для всех контрагентов другого оператора. Сейчас наиболее удобно передавать электронные документы между абонентами одного оператора документооборота.

На сегодня, как одно из решений для обмена с контрагентами, обслуживающимися у различных операторов документооборота, является приобретение услуг у нескольких ведущих операторов. Поскольку стоимость таких услуг зависит от объема документооборота, и у ведущих операторов эти стоимости примерно равны, то с финансовой точки зрения это не накладно. Далее, по мере увеличения объема документооборота с контрагентами, предлагаем рассмотреть интеграционные решения, т.е. сервисы взаимодействующие с различными операторами. Такое решение может быть предоставлено либо на основе роуминга между операторами электронного документооборота (а такие работы операторами ведутся), либо на основе реализации в таком сервисе обмена через различных операторов с единым локальным хранением электронных документов. Одним из таких решений занимается наша компания.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Имея сертификат ключа подписи, выданный доверенным УЦ ФНС России, любой клиент, вне зависимости от привязки к Оператору ЭДО, может бесплатно подключиться к нашей системе «Такском-Доклайнз» и начать принимать документы в электронном виде от контрагентов, уже подключенных к системе. Естественно, если клиент не подключен к ТКС вообще, то есть, нет возможности использовать Интернет для обмена электронными документами, он будет вынужден работать, как и прежде, исключительно на бумаге. Что касается межоператорского взаимодействия, когда клиенты системы «Такском-Доклайнз» желают обмениваться документами с контрагентами, уже работающими в системе другого оператора ЭДО, то техническая реализация данного решения сейчас идет полным ходом.

Корпорация «ЭЛАР», Директор по маркетингу

Приказ ФНС России от 05.03.2012 г. № ММВ-7-6/138@
Утверждает форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде.
Приказ ФНС России от 21.03.2012 г.№ ММВ-7-6/172@
Утверждает рекомендованные XML-форматы таких первичных учетных документов, как «ТОРГ-12» и «Акта приемки-сдачи работ (услуг)».
Подразумевается, что электронные оригиналы документов в вышеуказанных форматах равноценны бумажным (заменяют бумажные) и имеют юридическую значимость, как в рамках сделок, так и при взаимодействии с налоговыми органами и судами.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

В электронном виде вы сможете направлять своим партнерам, т.е. клиентам, поставщикам и филиалам, различные типы как внешних, так и внутренних документов:
• первичные учетные бухгалтерские документы, включая договоры, акты выполненных работ,  накладные, счета-фактуры;
• организационно-распорядительные и оправдательные документы, включая доверенности, приходные ордера, распоряжения, приказы;
• другие типы документов, сопровождающие деятельность компании, включая информационные письма, отчеты по различным направлениям и др.
Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Любые: это и первичные и учетные бухгалтерские документы: договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера и организационные документы (приказы, распоряжения, регламенты, доверенности), и сопроводительные документы
(информационные письма, отчеты, приказы, регламенты, рекламные и другие материалы).

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

Для физических лиц, не являющихся ИП, в настоящее время мы оказываем в основном консультационные услуги по доступу и работе на интернет-порталах, предоставляющих им услуги. Например, консультируем по пользованию электронными услугами на портале ФНС.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

На сегодняшний день УЦ Такском  готов предложить квалифицированный сертификат для физических лиц. Данный сертификат позволит пройти регистрацию на Портале гос. услуг и воспользоваться всеми доступными предложениями ресурса.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

Да, наша компания предоставляет ключи ЭП для их использования на электронных торговых площадках, с перечнем которых Вы можете ознакомиться на нашем сайте. Кстати, наша компания предоставляет также ключи ЭП для участия в торгах на порталах государственных и ряда коммерческих торговых площадок, подачи заявок на портал  Россреестра, передачи сведений в Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц, использования на портале Госуслуг, на портале ФСРАР и других.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Удостоверяющий центр ООО «Такском» готов предложить вам услуги по изготовлению ЭЦП для торгов. Рекомендуем вам для начала определиться с электронной торговой площадкой, на которых вы планируете пройти регистрацию. В зависимости от получившегося списка площадок мы порекомендуем вам наиболее подходящий сертификат из линейки услуг Удостоверяющего центра. Также мы проводим соответствующее обучение http://www.taxcom.ru/training/seminar_torgi/

Корпорация «ЭЛАР», Директор по маркетингу

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 г. № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» регламентирует и разрешает электронный обмен первичными бухгалтерскими документами без использования бумажного оригинала. В случае если организация перешла на электронный документооборот (ЭДО) счетами-фактурами, отправка бумажных документов проводится только в случае технических сбоев систем оператора ЭДО или контрагента.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

Если ваше предприятие ведет с контрагентами обмен юридически значимыми документами в электронном виде, то дублировать на бумаге такие документы не обязательно. В случае необходимости представить для проверки бумажные копии таких документов, вы всегда сможете это сделать с пометками, что они являются копиями электронных документов.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Законодательство позволяет обмениваться с контрагентами электронными документами, признавая их юридически значимыми, при условии, что они подписаны усиленной квалифицированной подписью (сейчас она называется электронной цифровой). Такие электронные документы имеют статус оригинала, т.е. имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с печатью и подписью. Это неоднократно подтверждают в своих письмах  Минфин и ФНС России. Так что, если ваша организация выставляет и получает счета-фактуры в электронном виде, то оригиналом является электронный счет-фактура. И в этом случае дублировать ее в бумажном виде не нужно.

Вы можете не дублировать и такие первичные документы, как накладную ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ (услуг), форматы которых утверждены ФНС России.

Корпорация «ЭЛАР», Директор по маркетингу

Общие вопросы хранения первичной бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При переходе организации на ЭДО оператор не несет ответственность за хранящиеся в его инфраструктуре электронные документы, завершившие свой жизненный цикл. Таким образом, ответственность за хранение электронных документов ложится на организацию.

К примеру, электронный счет-фактура, подлежащий хранению в организации в течение регламентированного срока, подразумевает счет-фактуру в XML-формате, квитанцию от оператора ЭДО о приеме к отправке, квитанцию о доставке и электронные подписи сторон.

Хранение указанных документов целесообразно в специализированном хранилище, интегрированном с бухгалтерской учетной системой и инфраструктурой оператора (операторов) ЭДО.

В случае налоговой проверки истребованные документы могу быть отправлены в налоговый орган по ТКС (специализированный оператор) в соответствии с пунктом 3 статьи 80, пунктом 2 статьи 93 пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ в сопровождении описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в утвержденном приказом ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/465@ формате.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

Мы предлагаем интеграционное решение, когда документы хранятся на «облачном» сервере в системе Диадок, а также на вашем локальном сервере в системе «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами». В первом случае ответственность за хранение электронных документов лежит на компании, предоставляющей сервис Диадок. Как нам известно, эти данные хранятся, как минимум в трех экземплярах на надежных серверах дата центров. А во втором случае база данных с электронными документами хранится на одном из ваших компьютеров, и вы можете обеспечивать ее сохранность сами.

В случае налоговой проверки вы можете либо переслать необходимые электронные документы через вашего оператора непосредственно в налоговый орган (такая возможность уже появилась, например, в системе Диадок), либо сохранить электронные документы вместе с подтверждающими документами и электронными подписями в виде файлов для их предъявления, либо распечатать на бумаге электронные документы с пометкой, что они являются копиями электронных, и заверить их собственноручными подписями руководителя и/или главного бухгалтера и печатью.

Для второго и третьего случаев мы предлагаем использовать программное обеспечение «Баланс-2: Просмотр электронных документов», позволяющее работать с файлами электронных документов, сохраненными на диске, включая их просмотр и проверку.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

В связи с тем, что организация хранения первичных документов нормативно является прерогативой налогоплательщика, программные средства компании Такском позволяют организовать этот процесс согласно предпочтениям тех или иных пользователей наших систем. Документы по умолчанию хранятся в системе Такском-Файлер в соответствии с ограничениями выбранного вами тарифного плана (в настоящий момент существующие тарифные планы таких ограничений не имеют). Кроме того, вы можете в любой момент выгрузить документы в выбранное вами место и хранить их согласно возможностям и бизнес-процессам вашей компании, например, в локальном электронном архиве или в файловых папках.

В случае истребования документов со стороны ФНС они могут быть представлены прямо в электронном виде через систему представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи, например, через систему Такском-Спринтер.

В случае выездной налоговой проверки документы могут быть представлены инспектору в вашем рабочем кабинете Такском-Файлера, или распечатаны и представлены на бумаге, или представлены в вашей учетной системе, если она обеспечивает работу с локальным архивом электронных документов. Например, такую возможность обеспечивает решение 1С-Такском. У пользователей данного решения все электронные документы хранятся в информационной базе 1С, а программные продукты 1С обеспечивают полноценную работу с ними: визуализацию, печать и т.п.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

Регион, в котором находится ваша компания, не имеет решающего значения для наших абонентов при их подключении и к системе сдачи отчетности в контролирующие органы, и к системе обмена первичными электронными документами. Однако, мы при подключении рассматриваем каждый конкретный случай, поскольку на практике могут быть свои особенности.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Для подключения вам необходимо обратиться к нашему любому региональному представителю, он поможет определиться с выбором тарифного плана, и расскажет о процедуре подключения. Для нас не играет роли географическое положение потенциального клиента, поскольку у нас большая сеть представителей в каждом из регионов РФ. Чтобы найти ближайший к вам офис, обратитесь на наш сайт http://www.taxcom.ru/about/regions/Default.asp

Корпорация «ЭЛАР», Директор по маркетингу

На тему управления первичной бухгалтерской документации и ЭДО сейчас проводится очень большое количество семинаров с участием представителей ФНС, ПФР, компаний-операторов и компаний-интеграторов. Выбор конкретного семинара зависит от поставленных перед Вами целей. Если стоит вопрос о принципиальном переходе на ЭДО – лучше посещать мероприятия компаний-операторов и ФНС. Если де-факто решение уже принято, и стоит задача организации этого процесса – Вам подойдут более специализированные семинары. Их, как правило, проводят компании-интеграторы и компании-операторы ЭДО. На подобных семинарах детально разбирается опыт внедрения, рассматриваются вопросы выбора стандартов, составления внутрикорпоративных регламентов по работе с первичкой, хранения данных. Ближайший подобный семинар корпорация ЭЛАР проведет 21 марта.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

Об обучающих семинарах, вебинарах  и конференциях, проводимых нашей компанией или компаниями, являющимися нашими партнерами, вы можете узнать на нашем интернет-сайте www.oviont.ru.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

В нашей Компании функционирует Корпоративный учебный центр. В настоящее время принять участие в программах обучения может любой желающий, после предварительной регистрации. По формам у нас есть и очные, и дистанционные программы. Календарь мероприятий и подробная информация по курсам учебного центра доступны на сайте Компании http://www.taxcom.ru/training/calendar/

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО

С ответом на вопрос, в каком виде можно предоставить документы проверяющему лицу, предлагаю ознакомиться выше. А вот вопрос, как предварительно самому ознакомиться с электронными документами, передаваемыми проверяющему, считаю очень уместным. Обычно всю заботу по предоставлению таких электронных документов берут на себя программные системы ваших операторов документооборота. Часто, вы не имеете возможности самостоятельно просмотреть электронные документы в первичном виде, и вынуждены полностью довериться программе своего оператора. Это не всегда устраивает бухгалтеров. Поэтому программные решения нашей компании предлагают сохранять электронные документы в виде файлов, которые собственно и являются оригиналами юридически значимых электронных документов. Кроме того, мы предлагаем программу для работы с такими файлами электронных документов, с помощью которой вы можете их просматривать в исходном и печатном виде, проверять форматы файлов и электронные подписи, а также полноту и целостность  комплектов файлов электронных документов, электронных подписей и подтверждающих электронных документов.

Корпорация «ЭЛАР», Директор по маркетингу

Если речь идет о счетах-фактурах, накладных и актах (всего 14 типов документов), для которых Минфином утверждены xml-форматы, то они предоставляются в налоговый орган в виде пакетов в составе:

– сам документ в утвержденном xml-формате

– подтверждение от оператора о приемке документа к отправке (содержит дату выставления документа и время)

– квитанция от контрагента о приеме документа

– электронные подписи трех сторон (отправитель, контрагент, оператор)

Истребованные документы сопровождаются описью, формат которой утвержден Приказом ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/465@

Что касается самоконтроля и возможности просмотра, хранящихся юридически значимых первичных бухгалтерских документов, то в хранилище предусмотрена функция визуализации электронных документов. Найденный через учетную бухгалтерскую систему документ (подборка документов) могут быть просмотрены в привычном виде, при этом вместе с изображением на экран выведется информация о проверке электронной подписи.

Вместе с тем опись вышеуказанного формата можно применять для отправки в налоговый орган скан-копий (формат jpg или tif) документов, которые исходно были сформированы на бумаге. Отправлять такие документы в сопровождении описи в налоговый орган можно также, как и xml-документы через  специализированного оператора.

Также в электронном виде можно представлять журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж. Их можно вести в электронном виде и не распечатывать по окончании налогового периода. В случае истребования налоговым органом журналов и книг необходимо их заверить электронной подписью руководителя организации (или уполномоченного на то лица) и передать в контролирующий орган.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

В случае истребования документов со стороны ФНС они могут быть представлены прямо в электронном виде через систему представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи, например, через систему Такском-Спринтер.
В случае выездной налоговой проверки документы могут быть представлены инспектору в вашем рабочем кабинете Такском-Файлера, или распечатаны и представлены на бумаге, или представлены в вашей учетной системе, если она обеспечивает работу с локальным архивом электронных документов. Например, такую возможность обеспечивает решение 1С-Такском. У пользователей данного решения все электронные документы хранятся в информационной базе 1С, а программные продукты 1С обеспечивают полноценную работу с ними: поиск, визуализацию, печать и т.п.
Также вы в любой момент можете ознакомиться с содержимым электронных документов в вашем рабочем кабинете Такском-Файлера, где для этого организованы удобные средства поиска и работы с документами.