29.06.2011   Электронные счета-фактуры

ООО «Такском» , Заместитель генерального директора, Руководитель Департамента сопровождения и сервиса

В настоящий момент представление документов в электронном виде (в т.ч. счетов-фактур) по требованию налогового органа регулируется приказом ФНС России от 17.02.2011 г. № ММВ-7-2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Участниками информационного обмена при направлении Требования о представлении документов (информации) и представлении истребуемых документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи являются налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, налоговые органы, а также специализированные операторы связи, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между указанными лицами и налоговыми органами.

Согласно п. 17 Порядка «При получении от налогового органа Требования о представлении документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи и отсутствии оснований для отказа в приеме указанного Требования о представлении документов налогоплательщик в течение одного рабочего дня с момента его получения формирует квитанцию о приеме, подписывает ее ЭЦП и направляет в налоговый орган».

Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого Требования о представлении документов (информации), подписывается ЭЦП налогоплательщика и представляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа.

ООО «Такском» , Заместитель генерального директора, Руководитель Департамента сопровождения и сервиса

В изменениях, планируемых внести в постановление Правительства от 02.12.2000 г. № 914, устанавливается требование – если у продавца или покупателя имеется один и более счетов-фактур в электронном виде, то он обязан вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж в электронном виде.

ООО «Такском» , Заместитель генерального директора, Руководитель Департамента сопровождения и сервиса

Согласно ст. 169 НК РФ: «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком».

Следовательно, при взаимном согласии участников сделки счета-фактуры могут составляться в электронном виде, дублирование на бумажном носителе не требуется. Предполагается, что книги покупок и книги продаж при использовании электронного документооборота будут составляться и храниться в электронном виде. Данные правила будут утверждены внесением изменений в постановление Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Аудиторские проверки документов, созданных в электронном виде, будут проводиться при полном доступе аудиторской компании к базе данных электронных документов.

ООО «Такском» , Заместитель генерального директора, Руководитель Департамента сопровождения и сервиса

Согласно п. 1.12 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 г. № 50н) при необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупатель может направлять продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры или продавец может направить покупателю откорректированный счет-фактуру по своей инициативе. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с указанным Порядком. Кроме того, п. 2.21 Порядка гласит: «Если на дату повторного направления ранее составленного продавцом счета-фактуры возникла необходимость внесения изменений в этот счет-фактуру, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру электронной цифровой подписью, то покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами». В настоящее время согласовываются изменения в постановление Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость», в том числе и в части внесения корректировок в ранее выставленный счет-фактуру.

ООО «Такском» , Заместитель генерального директора, Руководитель Департамента сопровождения и сервиса

Порядок представления документов в электронном виде (в том числе счетов-фактур) по требованию налогового органа регулируется приказом ФНС России от 17.02.2011 г. № ММВ-7-2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Истребуемые налоговыми органами документы, составленные в электронном виде по установленным форматам и содержащие реквизиты принятого Требования о представлении документов (информации), подписываются ЭЦП налогоплательщика и представляются по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа. Таким образом, не требуется дублировать на бумажном носителе документы, для которых ФНС России планирует утвердить электронные форматы. Это – счет-фактура, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Поскольку сертификат ключа ЭЦП выдается индивидуальному пользователю, то при увольнении сотрудника предприятие обязано отозвать сертификат ключа ЭЦП данного сотрудника и запросить у удостоверяющего центра сертификат ключа ЭЦП на нового сотрудника, оплатив его полную стоимость.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Налоговым законодательством предусматриваются две формы составления счетов-фактур: бумажная и (или) электронная. Требования и условия выставления счета-фактуры в электронном виде и его копия на бумажном носителе планируется определить в Постановлении Правительства РФ № 914. В проекте внесения изменений в данное Постановление данные требования установлены.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Очевидная экономия затрат при переходе на электронный документооборот – главный мотивирующих фактор для любого хозяйствующего субъекта независимо от его размера и формы собственности. Условие обмена документами в электронном виде может быть существенным условием в договорах гражданско-правового характера, что будет являться обязующим фактором для вашего контрагента. Но напомним, что согласно ст.169 НК РФ «счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки».

ООО «Такском» , Заместитель генерального директора, Руководитель Департамента сопровождения и сервиса

Вы, конечно, можете использовать при отправке документов электронную почту, но в этом случае они не будут обладать юридической силой (несмотря на наличие отсканированной печати и подписи).

Обмен электронными документами с помощью оператора – гарантия полной безопасности и конфиденциальности. Все отправленные документы подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП) и потому считаются юридически защищенными, т.е. обладающими юридической силой.

И потом, одно дело, когда организация обменивается, например, счетами-фактурами, а другое – когда речь идет об обмене иными документами хозяйственной деятельности.

Если речь идет об обмене электронными счетами-фактурами, то в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 г. № 50н, который зарегистрирован в Минюсте 25.05.2011г. № 20860) установлено, что «…выставление и получение счетов-фактур осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (оператор электронного документооборота)…». Так решило государство. Можно предположить, что госорганы хотят быть уверены в том, что обмен таким важным документом налогового учета как счет-фактура проводится в строгом соответствии с утвержденным Порядком. Для этого организации, желающие стать Операторами электронного документооборота, должны будут пройти государственную аттестацию, а их программное обеспечение – сертификацию на соответствие требованиям Порядка.

Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вправе сама решить, организовывать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сторонним сервисом, предлагаемым Оператором электронного документооборота. Как компания, имеющая 11-летний опыт организации и обслуживания электронного документооборота сотен тысяч предприятий, можем констатировать, что процесс этот непростой.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Подключиться к системе «Такском-Файлер» вы можете уже сейчас (подробности на сайте www.filer.taxcom.ru), что позволит вам обмениваться первичными и учетными бухгалтерскими документами, а также организационными и сопроводительными документами. Отметим, что до утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж и внесения изменений в Постановление Правительства от 02.12.2000 №914 электронные счета-фактуры должны дублироваться в бумажном виде.

«По умолчанию» отправленные и принятые документы (вместе с необходимыми подтверждениями) хранятся в персональном ящике абонента в системе «Такском-Файлер». В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации. Вскоре абоненты системы «Такском-Файлер» смогут воспользоваться локальным хранилищем, которое позволит хранить архив электронных документов в определенном месте, синхронизировать его с персональным ящиком и, при необходимости, удалять из него документы.

ООО «Такском» , Заместитель генерального директора, Руководитель Департамента сопровождения и сервиса

Используя возможности программного продукта «Такском-Файлер» вы максимально упростите процедуру составление электронного счета-фактуры. В дополнение «Такском-Файлер» мы предлагаем специальное приложение «Такском-Ассистент», которое предназначено для: приема одного или пакета документов из учетной системы нашего пользователя (например, SAP, 1С, «Парус», Oracle BS и др.); - распознавания их типа, а при необходимости и конвертации в необходимый формат; - определения адресата доставки, подписания этих документов ЭЦП по заранее сделанным пользователем настройкам (все происходит на стороне пользователя); - полной обработки цикла отправки документов без участия пользователя (доставка на сервера «Такском-Файлер», формирование и подписание необходимых служебных сообщений); - при необходимости возврат в учетную систему статусов обработки сообщений («доставлено», «принято получателем», «возникли ошибки»). Таким образом, «Такском-Ассистент» полностью покрывает потребности отправки большого количества исходящих документов прямо из учетной системы пользователя. Очевидно, что все бухгалтерские программы обеспечат формирование счета-фактуры в утвержденном ФНС России формате.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

ФНС России планирует утвердить xml-формат. При этом налоговая служба планирует утверждать форматы счета-фактуры, журналов учета выставленных и полученных счетов-фактур, книг продаж, книг покупок, а также форматы сопутствующих документов, прописанных в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам в связи с применением электронной цифровой подписи (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 г. № 50н). Данные форматы будут разработаны в соответствии с требованиями и формами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914.

Если иностранные компании войдут в Сеть Доверенных удостоверяющих центров ФНС России, то они смогут выполнять функции Оператора электронного документооборота. При этом необходимо учитывать, что средства криптографической защиты информации (СКЗИ), используемые при обмене счетами-фактурами, должны быть сертифицированы в соответствии с российским законодательством и совместимы с аналогичными средствами ФНС России. Данное требование установлено утвержденным Порядком.

Утвержденный Порядок устанавливает, что счета-фактуры должны подписываться сертификатами электронной подписи, выданными Доверенными удостоверяющими центрами, входящими в Сеть Доверенных УЦ ФНС России.

ООО «Такском» , Заместитель генерального директора, Руководитель Департамента сопровождения и сервиса

Процедура выставления электронного счета-фактуры детально прописана в «Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Если продавцом товаров (работ, услуг) выступает обособленное подразделение российской организации, счет-фактуру надо заполнять в общем порядке с учетом следующих особенностей:

- в строке 2 указывается полное или сокращенное наименование организации в соответствии с учредительными документами;

- в строке 2а - место нахождения организации в соответствии с учредительными документами;

- в строке 2б - ИНН организации и КПП обособленного подразделения;

- в строке 3 - полное или сокращенное наименование реального грузоотправителя. При этом наименование грузоотправителя в счетах-фактурах должно соответствовать условиям договора поставки товара.

Перечень лиц, имеющих право подписывать счет-фактуру четко определен Налоговым Кодексом РФ.

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи:

1) руководителя и главного бухгалтера организации либо

2) иных уполномоченных лиц.

За руководителя и главного бухгалтера счет-фактуру могут подписать уполномоченные лица, если право на подпись закреплено в доверенности. При этом доверенность должна быть оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ.

Если речь идет о праве подписи счета-фактуры за руководителя организации, то налоговые органы кроме доверенности часто требуют представить приказ руководителя, который подтверждает право подписи другого лица.

Полномочия лиц, имеющих права подписи счетов-фактур определяется на основе внутренних распорядительных документов организации (приказ, доверенность) в соответствии с налоговым законодательством.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Согласно п.1.8. «Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»: «Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота счетов-фактур выдаются организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования в информационных системах общего пользования, выполняют функции, предусмотренные Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127), и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы». Соответственно, сертификаты, выданные удостоверяющими центрами из сети ДУЦ ФНС России, могут быть использованы при обмене электронными счетами-фактурами при условии наличия соответствующих полномочий у владельца ключа электронной подписи.