Индивидуальные сведения в ПФР за 2009 год

Сроки подачи отчетности в Пенсионный фонд определены в пункте 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Бланки документов персонифицированного учета, а также Инструкция по их заполнению и представлению (далее — Инструкция) утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п.

Для отчета по персонифицированному учету за 2009 год работодатели заполняют следующие документы:

• индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2;
• опись документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1;
• ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11;
• список застрахованных лиц, составленный в произвольной форме (п. 12 Инструкции).

Индивидуальные Сведения

Форму СЗВ-4-1 составляют персонально на каждого сотрудника. В соответствии с пунктом 43 Инструкции это необходимо, если:

• у работника в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии (их отражают в таблице «Стаж работы за расчетный период»). Если, кроме территориальных условий, у работника нет других оснований для досрочного назначения пенсии, сведения о нем за 2009 год указывают в форме

СЗВ-4-2 (п. 43 Инструкции);

• есть необходимость выделить в трудовом стаже сотрудника отдельные периоды работы (например, нахождение в отпуске по уходу за ребенком).

Порядок заполнения формы СЗВ-4-1

Форма СЗВ-4-1 состоит из четырех блоков:

• сведения о страхователе;
• сведения за расчетный период о застрахованном лице;
• стаж работы за расчетный период;
• сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения).

В пункте 43 Инструкции даны подробные рекомендации по заполнению каждого из блоков формы.

Ячейка «Адрес» не заполняется, если место регистрации работника не изменилось за истекший год, а также если сведения подаются на сотрудника не впервые.

Сумма начисленных страховых взносов указывается в соответствующих колонках. При этом должна быть отдельно показана страховая и накопительная части трудовой пенсии (в рублях и копейках).

В первой ячейке графы «Исчисление страхового стажа» указывают код основания для расчета страхового стажа. Приложение 1 к Инструкции содержит три таких кода:

• «СЕЗОН» — работа полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности;
• «УИК104» — работа осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы;
• «ВОДОЛАЗ» — водолазы и другие работники, занятые работой под водой.

Во второй ячейке отражают дополнительные сведения о сотрудниках, такие, как работа по гражданско-правовому договору и др. Соответствующие указанным периодам коды можно найти в приложении 1 к Инструкции.

Рассмотрим оформление формы СЗВ-4-1 на примере.

Пример 1.

Один из работников ООО «Каменный цветок», А.П. Руднев, занимается добычей угля в карьерах глубиной не менее 150 м. Он имеет право на досрочное назначение пенсии по возрасту (по старости), так как данный вид работ указан в списке № 1, который утвержден постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.91 № 10 (код вида работ 10104000).

Как заполнить форму СЗВ-4-1, если А.П. Руднев (страховой номер 051525-725-96) в течение 2009 года болел с 20 по 30 апреля (11 календарных дней), а с 8 по 17 сентября (10 календарных дней) брал отпуск без сохранения заработной платы? На страховую часть трудовой пенсии А.П. Руднева были начислены страховые взносы в сумме 32 320 руб., а на накопительную — в сумме 24 480 руб.

Решение.

Бухгалтер ООО «Каменный цветок» заполнил форму, как показано на с. 40.

Продолжительность периода временной нетрудоспособности составляет 11 календарных дней, это прописывают в соответствующей ячейке в правой колонке. В ней также отражают иные периоды, учитываемые в страховом стаже работника. Они перечислены в статье 11 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». В ячейку «Отпуск без сохранения заработной платы» нужно вписать 10 календарных дней.

В третьем разделе отражают особые сведения о стаже работы сотрудника для досрочного назначения ему трудовой пенсии, а также периоды, которые нужно выделить в трудовом стаже.

Графа «Территориальные условия» остается пустой. Ее заполняют организации, имеющие рабочие места в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним1, зонах отчуждения, отселения, проживания (с правом на отселение или со льготным социально-экономическим статусом)2. В графе «Особые условия труда» нужно указать код 27-1. Отметим, что коды для этой графы содержатся в приложении 1 к Инструкции. Графа «Исчисление страхового стажа» остается пустой.

Заполняя блок «Условия для досрочного назначения трудовой пенсии», в ячейке «Код основания» отражаем код 27-11ГР для работников горнодобывающей промышленности.

Ячейка «Дополнительные сведения» графы «Условия для досрочного назначения трудовой пенсии» остается пустой. Напомним, что ее заполняют, если требуется уточнить количество часов и минут полетов, прыжков с парашютом, объем работ (долю ставки), выполняемых медицинскими работниками и учителями, и некоторые другие данные.

Теперь рассмотрим другую ситуацию. Иногда в форме СЗВ-4-1 нужно выделить отдельные периоды работы сотрудников. Это необходимо, например, в том случае, когда работник увольнялся, а затем опять устраивался на работу в организацию в течение года.

Пример 2.

Повар одного из ресторанов ООО «Сибирские пельмени» Е.Д. Шанишкин расторг трудовые отношения с организацией 18 февраля 2009 года. В конце года, а именно 7 декабря, он вернулся на свою должность в данную организацию. Как в этом случае заполнить форму СЗВ-4-1?

Решение.

Фрагмент формы СЗВ-4-1, заполненный в соответствии с условиями данного примера, приведен на с. 42.

Порядок заполнения формы СЗВ-4-2

Форму СЗВ-4-2 представляют на сотрудников, у которых в расчетном периоде не было каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии. Рассмотрим на примере, как заполнить этот документ.

Пример 3. В ООО «Полярная ночь» за 2009 год начислены следующие выплаты работникам:

• Р.Д. Медведевой (год рождения 1971-й, страховой номер 025-637988-20) — 360 000 руб.;
• А.И. Песцову (год рождения 1960-й, страховой номер 077-858-11444) — 345 000 руб.;
• Г.О. Снежной (год рождения 1979-й, страховой номер 046-133-18755) — 276 000 руб.

Данные суммы полностью включены в базу для начисления страховых взносов в бюджет ПФР. Р.Д. Медведева полностью отработала календарный год, при этом 14 календарных дней была на больничном. А.И. Песцов принят на работу 5 марта 2009 года, а Г.О. Снежная уволилась 1 декабря 2009 года. Как заполнить форму СЗВ-4-2?

Решение. Страховые взносы с выплат Р.Д. Медведевой составили:

• на страховую часть трудовой пенсии — 24 880 руб. [22 400 руб. + (360 000 руб. - 280 000 руб.) × 3,1%];
• накопительную часть — 18 720 руб. [16 800 руб. + (360 000 руб. - 280 000 руб.) × 2,4%].

Страховые взносы на страховую часть трудовой пенсии с выплат А.И. Песцову — 42 775 руб. [39 200 руб. + (345 000 руб. - 280 000 руб.) × 5,5%]. Страховые взносы с выплат Г.О. Снежной составили:

• на страховую часть трудовой пенсии — 22 080 руб. (276 000 руб. × 8%);
• накопительную часть — 16 560 руб. (276 000 руб. × 6%).

Бухгалтер ООО «Полярная ночь» заполнил форму так, как показано на с. 44.

Готовимся к сдаче отчетов в ПФР

Формирование пачек документов. Заполнив формы СЗВ-4-1, бухгалтер должен сгруппировать их в пачки, содержащие не более чем 200 штук в каждой. В то же время в пачки, которые содержат формы СЗВ-4-2, нельзя включать сведения более чем о 200 застрахованных лицах (п. 6 Инструкции). Поскольку данная форма списочная, она предполагает указание информации максимум о 10 застрахованных лицах. Следовательно, каждая пачка может содержать не больше 20 документов по этой форме.

Согласно пункту 10 Инструкции в одну пачку могут входить документы только одного наименования. В связи с этим сведения по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, подаваемые на застрахованных лиц, относящихся к различным категориям, или работников, выходящих на пенсию, нужно включать в отдельные пачки. Так же следует поступать и с корректирующими и отменяющими сведениями. Формировать отдельные пачки по форме СЗВ-4-2 нужно и по сведениям, представляемым на застрахованных лиц, работающих в различных территориальных условиях. Графа «№ п/п» (порядковый номер) формы СЗВ-4-2 нумеруется в сквозном порядке в пределах пачки. Такие требования содержатся в пункте 11 Инструкции.

Опись документов по форме АДВ-6-1. Заполнив все листы с индивидуальными сведениями и распределив их по пачкам, бухгалтер должен сформировать опись документов по форме АДВ-6-1. Ее составляют на каждую пачку, содержащую формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 (п. 7 Инструкции). В документе, помимо реквизитов страхователя (регистрационного номера в ПФР, ИНН, КПП, наименования организации), указывается число листов в пачке. Если в пачке сформированы индивидуальные сведения по форме СЗВ-4-1, то в форме АДВ-6-1 заполняют графу «Количество документов в пачке», а графа «Число застрахованных лиц, представленных в пачке» не заполняется. Если в пачке собраны индивидуальные сведения по форме СЗВ-4-2, заполняют графу «Число застрахованных лиц, представленных в пачке», а графа «Количество документов в пачке» остается пустой.

Оформление пачек документов. Пачки документов нумеруют, а затем прошивают в следующем порядке: сверху пояснительная записка (если ее требуют в отделении ПФР), затем опись АДВ-6-1, список застрахованных лиц, составленный произвольно, и сами формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. Концы скрепляющих нитей выводят с тыльной стороны пачки, связывают и заклеивают листом бумаги, на котором ставят печать организации. Кроме того, на нем нужно сделать надпись: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов».

Все содержащиеся в пачке документы заверяют подписью руководителя и печатью организации. Если сведения подает страхователь, не являющийся юридическим лицом, они заверяются его подписью. Об этом говорится в пунктах 8 и 9 Инструкции. Дополнительно на описи руководитель делает надпись: «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно» (п. 12 Инструкции).

Электронный отчет. Организации могут сдавать отчетность в электронном виде. При этом способе представления отчетности к распечатанным пачкам документов нужно приложить какой-либо электронный носитель, содержащий ту же информацию (дискету, флеш-карту и т. д.). Об этом сказано в пункте 13 Инструкции. В описях отчетности, сопровождаемой электронным носителем, следует указать порядковые номера пачек, которые соответствуют их электронной версии (п. 16 Инструкции).

Если данные отчетов будут заверены электронной подписью, представлять их в Пенсионный фонд в бумажном виде не нужно (п. 14 Инструкции).

Ведомость уплаты страховых взносов

Форму АДВ-11 «Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование» страхователи заполняют в одном экземпляре. В ней отражают данные о начисленных и уплаченных взносах за расчетный период, а также данные о суммах задолженности по уплате страховых взносов на начало и конец этого периода. Порядок ее заполнения рассмотрен в пункте 48 Инструкции.

Помимо общих реквизитов страхователя, в форме АДВ-11 нужно указать:

• число пачек документов по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2;
• общую численность работников;
• дату представления данных персонифицированного учета в отделение ПФР;
• коды основного и дополнительного тарифов.

Код основного тарифа совпадает с кодом категории застрахованного лица, которая указана в приложении 1 к Инструкции. Это могут быть коды:

• НР — наемный работник;
• СХ — работник сельскохозяйственной организации.

Код дополнительного тарифа указывают только организации, уплачивающие страховые взносы по дополнительному тарифу (например, за членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации).

В графе «Ведомость составлена по состоянию на дату» нужно указать дату составления документа. Она не может находиться за пределами расчетного периода, поэтому здесь следует указать 31 декабря 2009 года.

Рассмотрим подробнее заполнение формы.

Таблицу «Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода» оформляют те работодатели, у которых есть задолженность за прошлые годы, причем как просроченная, так и текущая. Суммы указывают отдельно за каждый год. В таблице «Начислено страховых взносов за расчетный период» отражают суммы страховых взносов, начисленных за 2009 год. Здесь же указывают признак тарифа, по которому данные взносы начислялись. Он обозначается буквой Р — взносы в ПФР уплачивались в соответствии с регрессивной шкалой.

В следующей таблице отражают страховые взносы, перечисленные в течение 2009 года в Пенсионный фонд. При этом указываются взносы, уплаченные как за расчетный период, так и в счет погашения задолженности прошлых лет. Данные об уплате взносов указывают, как и в первой таблице, отдельно по каждому году.

В последней таблице подводят итоги расчетов с ПФР. Суммы указывают в полных рублях, при этом отдельно отражают взносы на финансирование страховой и накопительной частей трудовой пенсии, а также по дополнительному тарифу. Рассмотрим пример.

Пример 4.

Воспользуемся данными примера 3. В течение 2009 года начисленные страховые взносы были перечислены полностью:

• на страховую часть трудовой пенсии — 89 735 руб. (24 880 руб. + + 42 775 руб. + 22 080 руб.);
• накопительную часть — 35 280 руб. (18 720 руб. + 16 560 руб.).

Решение.

Бухгалтер ООО «Полярная ночь» заполнил форму АДВ-11, как показано на с. 48.