Аналитика / Налогообложение / Как уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных: пошаговая инструкция

Как уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных: пошаговая инструкция

Недавно у работодателей появилась новая обязанность — уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных сотрудников. Кто, когда и как должен отчитаться? Этот вопрос с начала сентября возникает у многих работодателей. Перечислим шаги, которые нужно предпринять, чтобы выполнить все требования закона. А также расскажем, что изменится после утверждения новой формы уведомления
04.10.2022
Автор: Елена Маврицкая, Юлия Бусыгина

Старая и новая формы уведомления

С 1 сентября 2022 года вступила в силу обновленная редакция Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ). Согласно поправкам, у операторов персональных данных (юридических и физических лиц, обрабатывающих ПД) появляются новые обязанности. В частности, они должны известить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные сотрудников и претендентов на трудоустройство.

В настоящее время действует форма уведомления, приведенная в приложении № 1 к методическим рекомендациям (утв. приказом Роскомнадзора от 30.05.17 № 94; далее — Методические рекомендации). Направить ее можно одним из трех способов:

в бумажном виде по почте (форму для заполнения можно распечатать на портале персональных данных Роскомнадзора);
в электронном виде через сайт Роскомнадзора, предварительно подписав усиленной квалифицированной электронной подписью;

в электронном виде через портал Госуслуг, при наличии подтвержденной учетной записи, привязанной к данным юрлица.

Однако скоро должны власти утвердить новую форму уведомления. Соответствующий проект уже размещен на официальном портале, где публикуют проекты нормативных правовых актов.

Расскажем, как действовать работодателю сейчас и после того, как Роскомнадзор утвердит новый бланк уведомления.

Что предпринять, пока не утвердили новую форму

Шаг 1. Проверить, значится ли компания в открытом реестре операторов на сайте Роскомнадзора. Для этого нужно указать ИНН или наименование и нажать «Найти».

Шаг 2. Если не значится — подать уведомление по форме, приведенной в приложении № 1 к Методическим рекомендациям.

Справка

В бланке уведомления есть поле «Дата начала обработки персональных данных». Как его заполнить? В пункте 3.1.9 Методических рекомендаций сказано, что следует указать число, месяц и год начала любого действия (или совокупности действий) с персданными. На практике чаще всего проставляют дату госрегистрации юридического лица.

Шаг 3. Если значится — проверить актуальность внесенной в реестр информации. Возможно, поменялось лицо, ответственное за обработку персональных данных. Или появились новые цели обработки (например, подбор персонала, заключение трудовых договоров и т.д.). Тогда необходимо отправить в Роскомнадзор информационное письмо о внесении изменений (форма приведена в приложении № 2 к методическим рекомендациям).

В ситуации, когда оператор прекращает обработку данных (по причине ликвидации, реорганизации и проч.), нужно подать соответствующее заявление. Его форма приведена в приложении № 3 к методическим рекомендациям.

Важно

Об изменениях в сведениях об операторе (о прекращении обработки ПД) положено сообщить в течение 10-ти рабочих дней с даты изменения (прекращения). Так сказано в части 7 статьи 22 Закона № 152-ФЗ.

Что предпринять, когда утвердят новую форму уведомления

Обновленный бланк будет отличаться от действующего. Ведь прежде в уведомлении требовалось просто перечислить набор сведений: цели обработки; категории ПД; категории субъектов; правовое обоснование обработки; перечень действий с персданными. Теперь же категории ПД и субъектов, а также правовое обоснование и перечень действий нужно указывать для каждой цели обработки (новая редакция ч. 3 и ч. 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).

В связи с этим после утверждения нового бланка, скорее всего, операторам придется подать уведомление о внесении изменений в реестр. Такой вывод можно сделать из текста, опубликованного на портале Роскомнадзора. Чиновники также отметили, что крайний срок для подачи уведомления об обработке персональных данных не установлен.

Бухгалтерия Онлайн