Порядок уничтожения бланков строгой отчетности

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Шубенкина Елена

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

Бланки строгой отчетности списаны 30.11.2018 актом на списание (и должны быть уничтожены в тот же день), но не уничтожены (из-за большого объема). Уничтожаемые бланки строгой отчетности не содержат персональных данных, суммовых показателей. Уничтожение бланков строгой отчетности не регламентируется какими-либо специальными требованиями.

Можно ли передать эти бланки специализированным организациям для последующего уничтожения? Нужен ли какой-либо документ, подтверждающий утилизацию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Бланки строгой отчетности в рассматриваемой ситуации могут передаваться специализированным организациям для последующего уничтожения.

Обоснование вывода:

Выбытие бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании Акта (Акта приема-передачи, Акта о списании) по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету (п. 337 Инструкции N 157н).

В соответствии с Указаниями N 52н списание бланков строгой отчетности, в том числе испорченных, оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Акт (ф. 0504816) подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

В соответствии с письмом Минфина России от 30.11.2015 N 02-07-10/70056 факт уничтожения (сжигания) БСО следует подтвердить документом, удостоверяющим уничтожение.

Уничтожение БСО в зависимости от количества документов можно провести несколькими способами:

- порвать вручную;

- измельчить в шредере;

- сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности);

- передать специализированной организации для уничтожения.

На законодательном уровне форма документа, подтверждающая уничтожение БСО, не установлена, поэтому в рамках договорных отношений можно оговорить способ подтверждения уничтожения переданных бланков, форму документа (например, акт выполненных работ по уничтожению переданных БСО).

Следует обратить внимание, что формы первичных документов, разрабатываемые учреждением самостоятельно, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В этом случае порядок их применения и заполнения должен быть определен учетной политикой.

К сведению:

При этом следует учитывать, что особенности уничтожения бланков строгой отчетности могут содержаться в нормативных документах, регламентирующих специальные требования по хранению, выдаче и уничтожению бланков.

Также следует учитывать, что если бланки строгой отчетности содержат персональные данные, а это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", далее - Закон N 152-ФЗ), то при уничтожении таких бланков следует соблюдать требования Закона N 152-ФЗ. Подробнее смотрите в Энциклопедии решений Оператор персональных данных. Раздел: Обработка персональных данных третьим лицом.

 

 

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий