Аналитика / Налогообложение / Порядок отражения в учете возврата командировочных расходов для бюджетной организации

Порядок отражения в учете возврата командировочных расходов для бюджетной организации

Какие записи должен сделать бухгалтер?
10.12.2019
Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Сульдяйкина Валентина

Ответ прошел контроль качества

НД - дополнительно введенный забалансовый счет, предусмотренный учетной политикой для отражения поступлений и выбытий наличных денежных средств в кассе по кодам КОСГУ. В мае 2019 года от подотчетного лица был получен в кассу перерасход по командировочным расходам (400,00 руб. - по суточным, 13 000,00 руб. - за проезд и проживание). Ранее эти денежные средства были перечислены подотчетному лицу на карту. В мае эти денежные средства были выданы другому подотчетному лицу (800,00 руб. - на суточные, 12 600,00 руб. - на проживание и проезд). В мае подотчетное лицо отчитывается о сумме произведенных расходов (800,00 руб. - по суточным, 12 600,00 руб. - за проезд и проживание).

Как отразить ситуацию в бюджетном учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Внесенные бухгалтерские записи, связанные с поступлением (выдачей) наличных денежных средств, а также с отчетом по ним, подтверждены соответствующими первичными документами. Поэтому оснований для корректировки сложившейся ситуации как ошибочной не возникает.

Однако оформленные в установленном порядке факты хозяйственной жизни привели к тому, что произошла "пересортица" в КОСГУ между произведенным с лицевого счета кассовым расходом и фактически выданными из кассы денежными средствами. Поэтому в последующем целесообразно скорректировать сложившуюся ситуацию. К примеру, это может быть получение в кассу наличных с лицевого счета в размере 400,00 руб. для выдачи суточных (по КОСГУ 212), а фактически выдача их по КОСГУ 226 (на проезд и проживание в командировке).

Обоснование вывода:

Основанием для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ; п. 20 федерального стандарта "Концептуальные основы...", утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н).

В рассматриваемой ситуации все внесенные бухгалтерские записи, связанные с поступлением (выдачей) наличных денежных средств, а также с отчетом по ним, подтверждены соответствующими первичными документами. То есть внесены данные бухгалтерские записи обоснованно.

Внесение исправительных записей в бюджетном учете предусмотрено для ситуаций исправления выявленных ошибок. Согласно п. 18 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), ошибки, выявленные в регистрах бухгалтерского учета, подлежат исправлению в порядке, установленном Стандартом "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" (утвержден приказом Минфина России от 30.12.2017 N 274н, далее - СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки").

При этом для целей СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" ошибкой считается пропуск и (или) искажение, возникшее при ведении бухгалтерского учета и (или) формировании бухгалтерской (финансовой) отчетности в результате неправильного использования или неиспользования информации о фактах хозяйственной жизни (п. 27 Стандарта).

В рассматриваемой ситуации не было пропуска и (или) искажения информации при ведении учета, поэтому корректировать ситуацию как ошибочную нельзя. Однако оформленные в установленном порядке факты хозяйственной жизни привели к тому, что при выдаче наличных денежных средств произошла "пересортица" между КОСГУ.

Помимо счета НД, предусмотренного учетной политикой учреждения, такая "пересортица" будет видна на забалансовых счетах 17 "Поступления денежных средств" и 18 "Выбытия денежных средств", открываемых в том числе к счетам 0 201 34 000 "Касса" и 0 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" (п.п. 365, 367 Инструкции N 157н).

Поэтому в последующем следует скорректировать сложившуюся ситуацию, когда выбытие средств с лицевого счета учреждения не соответствует произведенным фактически из кассы расходам. К примеру, это может быть получение в кассу наличных с лицевого счета в размере 400,00 руб. для выдачи суточных (по КОСГУ 212), а фактически выдача их по КОСГУ 226 (на проезд и проживание в командировке). В таком случае ситуация будет скорректирована как на забалансовом счете НД, так и на забалансовых счетах 17 и 18. Кроме того, фактически произведенные расходы будут соответствовать произведенному кассовому расходу.