Авансовый отчет: лишние документы не нужны

Автор: Татьяна Суфиянова (консультант по налогам и сборам)

Практический каждый работодатель сталкивается с процедурой отправки сотрудников в командировку. По приезду из командировки, как мы знаем, работник обязан отчитаться по заданию и сдать авансовый отчет. К авансовому отчету в обязательном порядке прикрепляются документы, подтверждающие произведенные расходы. Но очень часто бухгалтер допускает ошибки при оформлении аванса, приема авансового отчета.

Мы в этой статье рассмотрим перечень ошибок и документов, которые не надо прикладывать к авансовому отчету.

Ошибка первая: бухгалтер не выдает денежные средства в подотчет, потому что работник не отчитался по первому авансу. Например, в октябре 2018 года сотруднику были выданы денежные средства в подотчет на приобретение материалов для ремонта автомобиля. Частично эти средства были уже использованы, и ремонт был начат.

Но уже в ноябре 2018 года сотруднику необходимо ехать в командировку и ему надо получить денежные средства в подотчет второй раз.

Да, ранее мы не имели права выдать работнику деньги в подотчет, если он не отчитался по первой выданной сумме. Но сейчас, на основании п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У работодатель вправе выдать денежные средства по нескольким авансам, даже если сотрудник не успел отчитаться по первым.

Но в любом случае бухгалтеру необходимо следить за тем, чтобы не было большой задолженности по выданным подотчетным суммам. Как сообщает Минфин России в письме от 01.02.2018 г. № 03-04-06/5808, если работник компании не представит отчетные документы, то бухгалтер обязан будет начислить НДФЛ и страховые взносы на сумму выплаченного и не подтвержденного дохода.

Ошибка вторая: эта ошибка касается приобретения билета и выделенной суммы НДС. Как известно, принять НДС к вычету можно только в случае получения на руки счета-фактуры с выделенной суммой налога. Если нет счета-фактуры, тогда входящий НДС мы не имеем права отмечать в книге покупок.

Но при этом стоит помнить, что когда работник покупает билеты (если он едет в командировку), то к билету не прилагается счет-фактура. По билету можно принять сумму входящего НДС, если такая сумма налога выделена отдельной строкой. Указания «НДС в том числе» недостаточно для принятия НДС к вычету.

Если ваш командированный сотрудник принесет билет, то в книгу покупок вносится номер билета и его дата.

Ошибка третья: бухгалтер требует с работника заявление на выдачу денег в подотчет. С 19 августа 2017 года правила выдачи денег в подотчет немного изменились. Денежные средства в подотчет можно по распорядительному документу. Требовать с сотрудника заявление не обязательно.

Выдать деньги в подотчет можно, если есть хотя бы один из документов: заявление работника или распоряжение руководителя (приказ).

Напомним, что денежные средства в подотчет сотруднику выдаются либо через кассу предприятия, либо на банковскую карту работника.

Ошибка четвертая: бухгалтер считает, что налоговый орган не примет затраты по командировке, если не будет оформлено командировочное удостоверение.

Ранее такой документ, как командировочное удостоверение был необходимым документом. Но с 2015 года правила немного упростились. Компания, конечно, может оформлять такой документ для внутреннего учета, но командировочное удостоверение не является обязательным документом.

Ошибка пятая: бухгалтер требует, чтобы к кассовому чеку (пробитому уже новой онлайн-кассой) сотрудник приложил и товарный чек с полной расшифровкой перечня приобретенного товара (материалов). Этого делать не надо.

Сейчас новые чеки печатаются таким образом, что в самом чеке видна вся необходимая информация: о самом товаре, стоимости, суммы НДС, ставке налога. Не надо дублировать ее и требовать с работника наличия товарного чека.

А вот если при покупке товаров (материалов, работ или услуг) поставщик выдал один товарный чек, без чека ККТ, тогда да, товарный чек будет служить основным документом и он обязателен.

Напомним, что многие предприниматели вправе еще работать без ККТ до 1 июля 2019 года. И такие налогоплательщики пока выдают на руки товарные чеки (бланки строгой отчетности). При получении такого документа проследите, чтобы в товарном чеке обязательно был указан полный перечень приобретенного товара, с указанием его цены и количества. Если в  товарном чеке будет написано “товары для офиса”, то это будет ошибка. Надо выделять построчно весь ассортимент проданного товара (как это делается сейчас в чеке ККТ).

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий