Перечисление подотчетных средств на карту работника: надо ли писать заявление?

Согласно п. 6.3. Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (с изменениями и дополнениями от 19 июня 2017 года) для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Каков выбор основания выдачи денежных средств, то есть распорядительный документ юридического лица или заявление подотчетного лица (деньги под отчет бюджетным казенным учреждением перечисляются на зарплатную карту работника)?

Необходимо ли вносить соответствующие изменения в учетную политику учреждения (то есть, трактуется ли это как обязанность), или учреждение может оставить за собой право обязательного наличия и заявления подотчетного лица, и распорядительного документа?

Если руководитель учреждения настаивает на представлении в бухгалтерию только распорядительного документа и средства под отчет перечисляются на банковскую карту подотчетного лица, как в этом случае отражаются, например, реквизиты карты: нет ли необходимости собственноручно написанного заявления подотчетным лицом?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В целях минимизации разногласий с ревизорами при выдаче подотчетных сумм как путем перечисления на карту, так и путем выдачи из кассы учреждения целесообразно оформлять и распорядительный документ, и заявление подотчетного лица. Конкретный порядок документооборота закрепляется в учетной политике учреждения.

Обоснование вывода:

При ведении учета бюджетные, казенные учреждения руководствуются положениями Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н). Кроме того, Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений утверждена приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), а Инструкция по применению плана счетов бюджетного учета, применяемая казенными учреждениями, утверждена приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Пунктом 213 Инструкции N 157н прямо предусмотрено, что дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица.

Кроме того, в положениях Инструкции N 174н присутствует указание, что перечисление подотчетным лицам денежных средств осуществляется на основании их личного заявления (абз. 5 п. 73, абз. 2 п. 105 Инструкции N 174н). При этом положения абзаца 2 п. 105 Инструкции N 174н распространяются не только на безналичные перечисления подотчетных сумм сотрудникам, но и на выдачу таких сумм из кассы.

Обязанность учреждений госсектора руководствоваться нормами Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указания Банка России) закреплена в части оформления и учета кассовых операций учреждения, к которым относятся операции по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (п. 167 Инструкции N 157н, п. 2 Указаний Банка России). Обязанности руководствоваться Указаниями Банка России при осуществлении операций с денежными средствами безналичным путем положения Инструкции N 157н не содержат.

В п. 6.3 Указаний Банка России возможность выбора одного из оснований: распорядительного документа или письменного заявления подотчетного лица была внесена изменением с 19 августа 2017 года. Ранее в данной норме было указано на оформление заявления подотчетного лица. Однако, чтобы минимизировать возникновение претензий контролирующих органов, рекомендуем по-прежнему оформлять заявления сотрудников. Форма заявления утверждается локальным актом: в нем предусматривается указание информации, перечисленной в п. 213 Инструкции 157н и п. 6.3 Указания 3210-У.

Кроме того, в абзаце 3 п. 1 Указаний Банка России указано, что получатели бюджетных средств, к которым относятся казенные учреждения (ст. 6 БК РФ), при ведении кассовых операций руководствуются Указанием Банка России, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств, то есть Инструкцией N 157н. Следовательно, положения Инструкции N 157н приоритетнее Указаний Банка России для казенных учреждений при выдаче денежных средств под отчет из кассы учреждения.

На основании изложенного можно сделать следующий вывод: положения Инструкции N 157н, обязательной для применения и казенными, и бюджетными учреждениями, прямо предусматривают наличие заявления подотчетного лица и распоряжения руководителя учреждения. Поэтому в целях минимизации разногласий с ревизорами целесообразно оформлять и распорядительный документ, и заявление подотчетного лица. Так как если в учреждении будет принято решение о выборе оформления либо распорядительного документа, либо заявления подотчетного лица, то не будут соблюдены нормы Инструкции N 157н, а если будут оформляться оба рассматриваемых документа, то противоречий ни нормам Инструкции N 157н, ни Указаниям Банка России не будет.

Конкретный порядок документального оформления выдачи подотчетных сумм как путем перечисления на карту, так и из кассы учреждения целесообразно закрепить в рамках учетной политики (п. 6 Инструкции N 157н, ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, далее - Закон N 402-ФЗ).

Обратите внимание. В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) данным лицом в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период (п. 2 ч. 8 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Киреева Анна

Ответ прошел контроль качества

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий