Аналитика / Налогообложение / Рабочая командировка: как оплатить расходы на билеты, если сотрудник приезжает в выходной день?

Рабочая командировка: как оплатить расходы на билеты, если сотрудник приезжает в выходной день?

Согласно статье 106 и 107 Трудового кодекса выходные дни – это те дни, когда работники освобождены от выполнения трудовых обязанностей
27.06.2017
Российский налоговый портал

Компания направляет своего сотрудника в служебную командировку. Явиться на место выполнения обязанностей в другой город работник обязан в понедельник. Но получается, что ему надо потратить время на дорогу, а это выходные дни. Вправе ли работодатель оплатить затраты на покупку билетов именно в выходной день, не возникает ли в данном случае материальная выгода для сотрудника в целях НДФЛ?

Как рассказал Минфин России в своем письме от 13.06.2017 г. № 03-03-РЗ/36418, согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Как известно, предприятие вправе отнести на расходы (в частности, на «прочие») сумму затрат на приобретение билетов. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации командировки, согласно приказам работодателя, оформляются на рабочие дни, а билеты для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы приобретаются в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки.

Необходимо отметить, что расходы работника на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в указанные дни связаны с выполнением возложенного на него работодателем служебного поручения. При этом днем начала или окончания командировки следует считать соответствующую дату в приказе работодателя о командировках. По мнению финансового ведомства, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.

При этом указанные расходы включаются в налоговую базу по налогу на прибыль, если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Что касается вопроса возникновения материальной выгоды и НДФЛ, то следует обратить внимание на следующее: пунктом 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено освобождение от НДФЛ всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). В абзаце двенадцатом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению НДФЛ в полном объеме.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие, праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.