
Аналитика / Налогообложение / Учетная политика и ошибки в электронных первичных документах
Учетная политика и ошибки в электронных первичных документах
Компания при выборе способа внесения исправлений в первичные документы, отличного от правил, установленных нормами законодательства, должна указать это обстоятельство в учетной политике. Приведем примеры возможных формулировок в положениях по учетной политике в целях бухгалтерского учета в части исправления ошибок в электронных первичных документах
02.09.2016Условие в учетной политике о новом первичном документе
Компания может закрепить в учетной политике порядок замены первичного документа, содержащего ошибку на новый, правильный документ.
ПРИМЕР
Составление нового документа для исправления ошибки.
"При исправлении ошибки в первичном документе составляется новый документ с датой и номером исправления.
В новом экземпляре документа заполняется отдельная строка, где указываются порядковый номер исправления и дата исправления. Показатели нового экземпляра документа, не подлежащие исправлению, переносятся из первоначального документа. Показатели, подлежащие исправлению, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в правильном варианте.
Первичные документы с внесенными в него исправлениями подписываются лицами, совершившими сделку, операцию и ответственными за правильность ее оформления, либо ответственными за правильность оформления свершившегося события.
В целях идентификации лиц, подписавших документ, в документе указываются их должности, фамилии и инициалы".
Условие в учетной политике о проставлении подписи за отсутствующего работника
На практике часто бывают случаи, когда возникает необходимость исправить электронный первичный документ, а работник, подписавший его, уже уволился и не доступен для контактов. Законодательство не регламентирует действия компании в таких ситуациях.
На взгляд автора, в данном случае целесообразно добавить еще одну строку в новый документ с кратким пояснением основания (причины) исправления, которое следует подписать работнику, по должности заменяющему первоначального подписанта. К документу можно приложить служебную записку (см. образец ниже), поясняющую причину отсутствия первоначального подписанта или указать на это прямо в документе.
Образец служебной записки
Рассмотрим на примере.
ПРИМЕР
«В случае отсутствия на момент внесения исправления в первичный документ лица, подписавшего первоначальный документ, в нем указывается основание (причина) исправления путем дополнения документа отдельной строкой. Исправление подтверждается новым работником, по должности заменяющим первоначального подписанта».
- 01.07.2025 ФНС изменила порядок отправки писем в инспекцию
- 28.03.2025 Увольнение с временной должности: как заполнить ЕФС‑1
- 19.03.2025 Электронный документооборот с ФНС: как считать срок исполнения документов
- 10.02.2022 О применении электронных документов бухучета
- 07.12.2021 Списание брака в бухгалтерском учете
- 22.11.2021 Система учета в компании установлена на сервере за пределами территории РФ: надо ли дублировать хранение данных на территории России?
- 14.02.2025 Письмо Минфина России от 04.10.2024 г. № 30-01-15/96401
- 04.02.2025 Письмо Минфина России от 22.11.2024 г. № 07-02-11/102379
- 13.08.2024 Письмо ФНС России от 05.08.2024 г. № ЕА-2-26/11191@
Комментарии