Первичные документы без ошибок

В бухгалтерском учете информация, содержащаяся в первичном документе, определяет ее отражение в отчетности. Выявленные в первичных бухгалтерских документах противоречия, ошибки, а также несоответствия показателям бухгалтерской отчетности могут вызвать замечания и оговорки в отчетах и заключениях аудиторов. На практике во время проверок аудиторы вправе потребовать изменить показатели отчетности, если информация в ней отражена с искажениями.

В части налогового учета установлено, что расходы, произведенные на территории РФ, признаются только в том случае, если подтверждающие их документы составлены по правилам российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Первичные документы в бумажном виде

Сразу отметим, что по общему правилу данные налогового учета формируются на основе первичных документов, признанных в бухгалтерском учете. При этом Налоговый кодекс не содержит специальных правил исправления первичных документов.

Общее правило исправления первичных учетных документов не распространяется только на случаи осуществления расходов за рубежом, когда допустимо принимать к учету документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота страны, на территории которой произведены расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, правила исправления первичных документов сводятся к нормам, которые установлены в бухгалтерском учете в следующих нормативных документах:

• Законе о бухучете (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон о бухучете));
• Положении по ведению бухучета и отчетности (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н);
• Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (п. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР).

Все эти документы предполагают следующие действия:

• в тексте и цифровых данных подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;
• неправильный текст или сумма зачеркиваются, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
• зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• исправление ошибки должно быть оговорено надписью "исправлено";
• исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ;
• должна быть проставлена дата исправления;
• в приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.

Рассмотрим, как исправить ошибку в первичном документе, на конкретном примере.

ПРИМЕР

Бухгалтер ООО "Актив" Королева И.В. сделала заявку на получение канцелярских товаров. При выдаче товаров 16.05.2016 кладовщик Потапов Н.А. допустил ошибку: в требовании-накладной № 15 вместо фактически отпущенных 50 карандашей указал 30.

Кладовщик и бухгалтер сразу не заметили расхождение и подписали документ. На следующий день при проверке в бухгалтерии ошибка в документе была обнаружена.

Работники ООО "Актив", подписавшие требование-накладную, внесли в нее исправление, заверили его своей подписью и указали дату исправления (см. образец ниже).

Образец внесения исправлений в первичный документ

Первичные документы можно заменить

На практике не всегда можно поместить все обязательные реквизиты исправлений на уже заполненном документе. Поэтому работники, отвечающие за правильность оформления первичных документов, нередко прибегают к замене документов с ошибками на правильные.

Замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного документа в случае обнаружения в нем ошибки на новый законодательно не предусмотрена, но и не запрещена.

Есть рекомендации Минфина России (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235), согласно которым при возникновении ошибок в первичных документах можно руководствоваться Правилами исправления счетов-фактур (пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее - Правила исправления счетов-фактур)) и заменять неправильные документы на новые.

На взгляд автора, в части бумажных первичных учетных документов данные рекомендации можно применять только в случае, когда ошибка носит технический характер, не меняет суть, дату и состав подписантов и существует положительная судебная практика (пост. ФАС МО от 31.05.2011 № Ф05-1229/11).

Нормативные документы для бумажной "первички" были утверждены в то время, когда электронной еще не было, и они не содержат предложенный финансовым ведомством способ исправления ошибок. Поэтому для бумажных первичных документов действуют старые правила, а для электронных первичных документов можно создавать и закреплять в учетной политике новые способы внесения исправлений.

Важно!

Электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона об электронной подписи).

Первичные документы в электронном виде

Электронные документы с электронной подписью равнозначны бумажным при соблюдении требований Закона об электронной подписи (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее - Закон об электронной подписи)).

К исправлению электронных первичных документов предъявляются те же требования, что и для бумажных, но с учетом положений Закона об электронной подписи (письмо Минфина России от 25.01.2012 № 07-02-06/9).

При этом согласно рекомендациям Минфина России (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235) компания вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в электронные первичные документы, которые не нарушают положений перечисленных выше норм законодательства. Данная позиция основывается на допустимости выбора способов учета, закрепленной вПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н) и других нормативных документах бухгалтерского учета.

Технические особенности оформления электронных первичных документов не позволяют делать исправления непосредственно в самом документе. При этом способы внесения корректировок законодательно не утверждены.

В данном случае, ориентируясь на Правила исправления счетов-фактур (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235), нужно создать новый правильный документ с реквизитами первоначального документа, указать в нем верные данные, дату и номер исправления, подписать с использованием электронной цифровой подписи.

Используемый способ внесения исправлений должен быть закреплен в учетной политике.

Напомним, что сам счет-фактура не является первичным документом и служит только для расчетов по НДС.

Для передачи первичных документов по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС) ФНС России утвердила электронные форматы (письмо ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@):

• товарной накладной (ТОРГ-12);
• акта приемки-сдачи работ (услуг).

Форматы таких первичных учетных документов не предусматривают специальное поле для указания номера и даты исправления. В то же время компания вправе дополнить эти формы данным полем самостоятельно.

Отметим, что если организации проводят обмен первичными документами, составленными по форме ТОРГ-12 или акта приемки-сдачи работ (услуг), то дату внесения исправления и номер корректировки можно выставить путем ввода этой информации в позицию документа "Информационное поле" в текстовом режиме. Номер и дата исправленного электронного документа переносятся из первоначального электронного документа.

Конкретный порядок обмена исправленным первичным учетным документом с контрагентом определяется выбранным организацией способом электронного документооборота, зависит от оператора ТКС и соответствующего программного обеспечения.

Актуальная бухгалтерия

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий