Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Кассовые документы в электронном виде в 2016 году

Кассовые документы в электронном виде в 2016 году

На сегодняшний день в Российской Федерации действителен новый порядок ведения кассовых операций, который был утвержден Указанием Банка России от 11.03.2014г. №3210. Данный порядок предусматривает оформление всех кассовых документов (приходник, расходник, кассовая книга, зарплатная ведомость и т.д.) в электронном виде без последующей распечатки. Согласно разъяснениям Центробанка РФ, бухгалтер. Который работает удаленно от кассы, также имеет возможность составлять документы в электронном виде и для этого ему вовсе не обязательно находится на рабочем месте в офисе фирмы (письмо ЦБ РФ от 11.08.2014г. №29-1-1-ОЭ/3002). В данной статье будут подробно рассмотрены вопросы относительно того, как практически следует правильно оформлять электронные кассовые документы, а также что необходимо сделать для этого

29.07.2016

Правильное оформление кассовых документов в электронном виде

Оформление кассовых документов в электронном виде – это правильное заполнение их соответствующих полей, где должны быть применены программно-технические средства (об этом гласит п.4.7 Указание ЦБ России от 11.03.2014г. №3210-У). Стоит отметить, что речь здесь идет не о составлении того или иного документа на компьютере и последующем выведении его на печать, а о заполнении полностью электронного бланка. Другими словами, электронный кассовый документ является документом, заполненным исключительно на компьютере с применением специальной программы и подписанным электронной подписью.

В 2016г. стало возможным ведение и хранение всех кассовых документов в электронном виде, однако только если они подписаны электронной подписью (надобности в бумажном варианте больше нет). Бывают такие случаи, когда электронная подпись по каким-то причинам не ставится, тогда следует распечатать соответствующий кассовый документ и завизировать его необходимыми подписями.

Согласно правилам, приходники/расходники/зарплатные ведомости, распечатываются сразу, то есть на момент их составления по той причине, что на них должны быть поставлены рукописные подписи. Что касается листов кассовой книги, то их следует распечатывать и подписывать в конце каждого рабочего дня. И хотя специального Положения для этого нет, такое правило ощутимо помогает в ведении учета.

Как показывает практика многих фирм и ИП, если количество операций не является большим, то кассовую книгу можно не распечатывать каждый день. Но если этот момент будет замечен налоговиками при проверке, «виновнику» может быть выписан штраф по причине нарушения установленного порядка ведения кассовых операций, а также неоприходования выручки. Так, размер штрафа для фирм установлен в пределе 50 тыс.руб., для бизнесменов – максимальный предел составляет 5 тыс.руб. Отмену штрафа возможно получить исключительно в суде.

Преимущества электронных кассовых документов

Специалисты отмечают здесь много «плюсов», среди которых:

1. Быстрота и удобство в работе с электронными документами.

К примеру, для поиска необходимых документов в электронном виде уходит гораздо меньше времени, нежели в бумажном.

2. Снижение трудовых затрат на хранение бумажных документов, избавление от необходимой бумажной волокиты.

Какие документы можно оформлять в электронном виде?

Теоретически в электронном виде можно оформлять все документы, однако на практике для некоторых фирм/организаций/ИП это будет совершенно невыгодно. Особенно это можно отнести к приходным-расходным документам и ведомостям по заработной плате, так как для их подписи потребуется специально закупать электронные подписи для всех лиц, на которых лежит обязанность ставить «автограф» на данных документах (сюда относят руководителя, главбуха, кассира и остальных сотрудников). Это, безусловно, достаточно затратные хлопоты и к тому же проблематичны.

Таким образом, без излишних усложнений в электронном виде заполнять можно только кассовую книгу, для чего потребуется оформление электронных подписей главного бухгалтера, кассира и руководителя.

Электронная подпись для кассовых документов

Сложно дать четкий ответ на вопрос «Какой должна быть подпись на кассовых документах в электронном виде: простой, усиленной, квалифицированной или усиленной неквалифицированной?», так как он является на сегодняшний день достаточно спорным.

Согласно утверждениям финансового ведомства, при подтверждении расходов с целью налогообложения документы, которые составлены электронным способом, необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Об этом гласят письма Минфина РФ от 02.09.2014г. №03-03-06/1/43920, от 12.04.2013г. №03-03-07/12250, от 23.01.2013г. №03-03-06/1/24.

ФНС имеет на этот счет другое мнение, а именно хозяйствующими сторонами при наличии действительных соглашений может быть организован электронный документооборот, с применением простой либо усиленной неквалифицированной электронной подписи. Об этом сказано в письмах ФНС РФ от 17.01.2014г. №ПА-4-6/486, от 24.11.2011г. №ЕД-4-3/19693@.

На основании вышесказанного можно отметить, что выбор электронной подписи для той или иной фирмы/организации, а также ИП – является самостоятельным решением каждого. Однако, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтверждения кассовыми документами своих расходов, необходимо использовать усиленную квалифицированную подпись в электронном виде.

Получение квалифицированной электронной подписи

Для получения квалифицированной электронной подписи необходимо обратиться в любой специализированный аккредитованный удостоверяющий центр. С перечнем аккредитованных удостоверяющих центров можно ознакомиться на сайте Минкомсвязи РФ, а именно в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

Для получения подписи необходимо собрать соответствующий пакет документов и обратиться с ним в тот или иной центр (какие документы следует подготовить можно узнать на сайте соответствующего центра). Также следует оформить договор с центров, заявку на получение электронной подписи, указать вид услуг, для которого будет применяться данная подпись, произвести оплату услуги (примерная стоимость оформления электронной подписи для ИП – 2 тыс.руб., для фирм/организация – 3 тыс.руб.).

После подачи всех документов и оплаты услуги, на руки будет выдана электронная подпись на носителе (флешка). Для корректной работы подписи необходимо правильно настроить рабочее место. Для этого специалистами на компьютере устанавливается соответствующее программное обеспечение. Для подписи документа вставляется флешка, нажимается кнопка «подписать».

Пример. Организацией была оформлена электронная подпись только для бухгалтера, который работает удаленно, а для кассира такой подписи нет. Возможно ли при таких условиях составить «комбинированный кассовый документ», который будет подписан обычной и электронной подписью.

Ответ. Можно, на этот счет имеется разъяснение Центробанка (согласно письму ЦБ РФ от 11.08.2014г. №29-1-1ОЭ/3002).

Специалистами Банка РФ было сделано разъяснение относительно того, что если бухгалтер работает удаленно, то он имеет возможность составлять кассовые документы в электронном виде и в дальнейшем подписывать их электронной подписью. Позже он пересылает их кассиру для того, чтобы он распечатал документы, а также проставил свою подпись, печать. Данный вариант является удобным для работы, если место работы бухгалтера является удаленным от кассы.

Исправления кассовых документов

Когда документ уже подписан, внесение каких-либо изменений в него запрещено Указанием №3210-У (абзац 3 пункт 4.7). Документ, содержащий ошибку, можно удалить, чтобы вместо него создать новый.

Требует ли распечатка электронных документов для представления их по запросу налоговиков?

Любой документ, который подписан электронной печатью, считается оригиналом. По этой причине распечатывать документ с целью представления его налоговым инспекторам вовсе не обязательно. Его можно отправить в электронном виде с помощью телекоммуникационных каналов связи (об этом сказано в абзаце 3, пункте 2 статье 93 НК РФ, а также в письме ФНС РФ от 29.05.2013г. №ЕД-4-3/9773, письме Минина РФ от 11.01.2012г. №03-02-07/1-1).

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Применение кассовых аппаратов

Все законодательство по этой теме »