Служебные поездки: отражаем в расходах

Используем автомобиль работника

Трудовое законодательство дает фирме право заключить с работником соглашение об использовании его личного имущества, в том числе и транспорта, в интересах компании¹. При этом сотруднику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) и возмещаются расходы, связанные с использованием автомобиля. Принципиальное отличие соглашения от договора аренды состоит в том, что машина не передается компании. Фирма не вправе решать, когда и на каких условиях транспортное средство будет использовано. Она лишь дает работнику право эксплуатировать личный автомобиль для служебных поездок и получать за это определенную компенсацию.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников фирма вправе учесть при расчете «упрощенного» налога². Однако размер компенсации, который можно учесть в расходах, ограничен нормами³. Они зависят от объема двигателя машины и составляют 1200 либо 1500 рублей в месяц. Согласно разъяснениям Минфина России в эту сумму входят компенсация за износ автомобиля и затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт⁴. Позицию финансового ведомства поддерживают и суды⁵.

Как избежать налоговых споров?

Резюмируя разъяснения Минфина России в приведенных выше письмах, можно прийти к следующему выводу. Меньше всего возражений по поводу учета компенсации в расходах по «упрощенному» налогу со стороны контролирующих органов будет при выполнении следующих условий:

• должностные обязанности работника связаны с поездками по служебным делам, что подтверждается трудовым договором или должностной инструкцией;
• принадлежность автомобиля работнику подтверждается документами (например, техническим паспортом);
• размер компенсации устанавливается не произвольно, он обоснован определенным расчетом (например, исходя из интенсивности использования автомобиля);
• размер компенсации зависит от количества дней, когда автомобиль фактически использовался (за дни, в которые работник не исполнял трудовые обязанности (был в отпуске, на больничном и т. п.), компенсация не выплачивается);
• фактическое использование автомобиля для служебных поездок можно подтвердить документами (например, путевым листом).

Судьи далеко не всегда поддерживают налоговиков в спорах по вопросам учета компенсации в налоговых расходах. Так, арбитры пришли к выводу, что путевые листы на автомобиль, не принадлежащий фирме, оформлять не обязательно⁶. Однако суды обращают внимание на документы, которые могут подтвердить, что личный транспорт работника использовался для служебных поездок. Это авансовые отчеты с приложенными кассовыми чеками, отчеты о служебных поездках с указанием цели и маршрута поездки, документы, подтверждающие принадлежность транспорта работнику, приказы о выплате компенсации⁷.

Чтобы избежать налоговых споров с проверяющими, размер компенсации за использование автомобиля работника в служебных поездках также должен быть определен письменным соглашением сторон трудового договора. Это может быть как дополнительное соглашение к трудовому договору, так и, например, приказ о выплате компенсации в определенном размере с отметкой работника об ознакомлении с ним и о согласии с размером компенсации. Если фирма не может подтвердить документами размер компенсации или фактическое использование автомобиля в служебных целях, суд может признать правомерность доначисления «упрощенного» налога инспекторами⁸.

Расходы на проезд в общественном транспорте

Специалисты ФНС России считают, что учесть расходы на оплату проезда работникам при расчете «упрощенного» налога нельзя. Причем независимо от того, выплачивает фирма фиксированную компенсацию или возмещает фактически понесенные расходы⁹. Перечень включаемых в налоговую базу затрат является исчерпывающим¹⁰.

Однако фирма может включить в трудовой договор с работником условие о том, что за разъездной характер работы ему выплачивается компенсация в постоянном размере. Тогда эту компенсацию можно будет учесть как расходы на оплату труда¹¹. Но в этом случае налоговики могут возразить, что компенсация расходов на проезд по определению не входит в систему оплаты труда и сослаться на разъяснения Минфина России¹², согласно которым в Трудовом кодексе выделяют два вида компенсационных выплат. Первый представляет собой выплаты, связанные с особыми условиями труда, которые являются элементами оплаты труда¹³. Второй подразумевает денежные выплаты, которые установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей¹⁴. Компенсационные выплаты второго вида не входят в систему оплаты труда. Отметим, что эти разъяснения финансового ведомства основываются на точке зрения ВАС РФ¹⁵.

Возмещение работнику понесенных им расходов действительно не относится к зарплате. Однако фирма может сформулировать условия трудового договора так, что выплата будет представлять собой, например, компенсационную доплату за разъездной характер работы, формально не связанную с расходами на проезд.

ПРИМЕРВ трудовом договоре сотрудника прописано: «В заработную плату работника входят следующие виды выплат:

• должностной оклад в размере 25 000 (двадцати пяти тысяч) рублей в месяц;
• доплата за разъездной характер работы в размере 1500 (одной тысячи пятисот) рублей в месяц;
• премии, виды, размеры и условия выплаты которых устанавливаются положением о премировании. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка».

В этом случае ее можно будет отнести к первому виду компенсаций. То есть к компенсациям, представляющим собой часть заработной платы (см. пример далее). Нужно учитывать, что любые выплаты, входящие в систему оплаты труда, не освобождают фирму от обязанности возмещать работнику расходы на служебные поездки¹⁶. Сотрудник, получив компенсацию, может потребовать возместить ему еще и затраты на проезд. В таком случае компании будет непросто доказать трудовой инспекции или суду, что компенсация изначально была направлена на возмещение расходов на служебные поездки. Фирма может понести дополнительные расходы. Учесть в расходах компенсацию затрат на служебные поездки работников можно. Но следует взвесить все за и против.

ПРИМЕРТорговый представитель компании на УСН использует в работе свой автомобиль. Компания выплачивает ему компенсацию. За декабрь сумма такой компенсации составила 1500 руб. Выплачена эта сумма работнику была в январе. Составлен приказ о выплате компенсации от 07.12.2011 № 5.

Также в организации работает курьер. Его ежемесячный оклад — 20 000 руб., доплата за разъездной характер работы — 2000 руб. Компенсация установлена в рамках системы оплаты труда, носит фиксированный характер, поэтому отражается в расходах в обычном порядке — как выплата зарплаты. Заполним книгу учета доходов и расходов (см. ниже).

1)  ст. 188 ТК РФ

2)  подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

3)  пост. Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — Постановление № 92

4)  п. 3 письма Минфина России от 21.07.1992 № 57

5)  пост. ФАС УО от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, от 20.08.2008 № Ф09-5239/08-С3; определение ВАС РФ от 29.01.2009 № 495/09

6)  пост. Девятнадцатого ААС от 15.08.2008 № 19АП-2771/08

7)  пост. Восьмого ААС от 18.09.2008 № 08АП-2177/2008, Восемнадцатого ААС от 02.09.2008 № 18АП-5704/2008, Пятнадцатого ААС от 28.04.2008 № 15АП-1278/2008

8)  пост. ФАС ЗСО от 22.09.2011 № Ф04-4504/11, Восьмого ААС от 10.02.2009 № 08АП-5149/2008

9)  письма ФНС России от 04.04.2011 № КЕ-4-3/5226, от 14.03.2011 № КЕ-4-3/3943

10)  ст. 346.16 НК РФ

11)  п. 25 ст. 255, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

12)  письмо Минфина России от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211

13)  ст. 129 ТК РФ

14)  ст. 164 ТК РФ

15)  п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 № 106

16)  ст. 168.1 ТК РФ

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий