24.04.2013   Первичная документация. Хранение «первички», правила оформления и налоговые требования.

ООО «Аудиторская фирма «Фемида-Аудит», Руководитель департамента аудита

Со вступлением в силу федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Однако используемые организацией первичные документы по-прежнему должны содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ):
«1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».
Таким образом, если документ из программы 1С Бухгалтерия содержит указанные выше обязательные реквизиты, компания может использовать его в качестве первичного документа.
Исключение составляют формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Новым, по сравнению с предыдущим Законом о бухгалтерском учете является обязанность утверждения, форм первичных учетных документов руководителем организации. В соответствии с п. 4 ст. 9 Закона №402-ФЗ:
«4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета».
Таким образом, все формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта. Следовательно, если организация применяет формы первичных документов из программы 1С Бухгалтерия, они должны быть утверждены руководителем организации.
Выводы:
Если документы из программы 1С Бухгалтерия содержит обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, компания может продолжать использовать их в качестве первичных документов. Однако, чтобы применять указанные формы документов, они должны быть в любом случае утверждены руководителем организации.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

Да, вы можете продолжать применять типовые бланки первичных документов, утвержденные Госкомстатом, поскольку указанные документы содержать все обязательные реквизиты, определенные ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. К ним относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной деятельности; величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица, совершившего операцию (сделку) и ответственного за правильное оформление; подписи указанных лиц. Все перечисленные реквизиты содержаться в формах первичных документов программы 1С Бухгалтерия.

ООО «Аудиторская фирма «Фемида-Аудит», Руководитель департамента аудита

В настоящее время товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78, предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей. Также она подтверждает заключение договора перевозки груза в соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
В то же время Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» введена новая форма транспортной накладной. В ней предусмотрены все необходимые сведения о перевозчике, грузоотправителе и получаете, условиях сделки, а также данные, подтверждающие факт транспортировки и затраты на нее. Этой информации достаточно для признания обоснованности транспортных расходов (главное требование п. 1 ст. 252 НК РФ).
Таким образом, сложилась следующая ситуация: утверждена новая форма транспортной накладной, в то же время прежний формат № 1-Т не отменен, и оба эти документа имеют равную силу.
В соответствии с письмом Минфина России от 22.12.2011 г. № 03-03-10/123:
«в случае наличия договора перевозки груза, подтверждение затрат организации на перевозку груза автомобильным транспортом и факта его транспортировки осуществляется на основании как транспортной накладной, так и накладной формы N 1-Т, используемой в бухгалтерском и налоговом учете».
Таким образом, подтвердить затраты на перевозку налогоплательщик может как новой транспортной накладной, так и накладной по форме № 1-Т, используемой в бухгалтерском и налоговом учете. По сути, фирмам разрешено применять оба документа либо один из них по выбору.
Кроме того, в письмах Минфина России от 17.08.2011 г. № 03-03-06/1/498, от 17.08.2011 г. № 03-03-06/1/499, от 17.08.2011 г. № 03-03-06/1/500, 17.08.2011 г. № 03-03-06/1/501 содержатся разъяснения, в каких случаях наличие транспортных накладных обязательно, а когда можно ограничиться заполнением путевых листов:
«если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, услуги по перевозке не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство».
Таким образом, если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, то транспортная накладная не составляется.
В соответствии с письмами Минфина России от 17.08.2011 г. № 03-03-06/1/492, от 17.08.2011 г. № 03-03-06/1/497:
«В случае если грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя, возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг по перевозке, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки груза. В данном случае затраты налогоплательщика на перевозку груза автомобильным транспортом и факт его транспортировки подтверждаются как транспортной накладной, так и накладной формы № 1-Т».
Таким образом, когда грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя, возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки. В этом случае факт перевозки товара подтверждается как транспортной накладной, так и формой № 1-Т.
Выводы:
В общем случае подтвердить затраты на перевозку налогоплательщик может как новой транспортной накладной, так и накладной по форме № 1-Т, используемой в бухгалтерском и налоговом учете. По сути, фирмам разрешено применять оба документа либо один из них по выбору, при условии их утверждения руководителем организации.
Однако в случае, когда грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя, возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки. В этом случае факт перевозки товара подтверждается как транспортной накладной, так и формой № 1-Т.
Отметим так же, что если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, то транспортная накладная и накладная по форме № 1-Т не составляются.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

Согласно п. 1 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272 новая транспортная накладная обязательна к применению при перевозке автомобильным транспортом различных видов грузов.
В соответствии со ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его уполномоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату. Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной.
Согласно п. 6 новых Правил, перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза. При этом договор считается заключенным, если перевозчик принял к исполнению заказ на транспортировку груза. Если между сторонами уже заключен договор перевозки, то основанием для оказания транспортных услуг будет заявка грузоотправителя. Не обязательно составлять договор в письменном виде, подписанная транспортная накладная сама подтверждает факт заключения договора перевозки.
Данные нормы п. 6 Правил дублируют положения Закона № 259-ФЗ. В соответствии с п. 1 ст. 8 Закона № 259-ФЗ заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Форма и порядок заполнения транспортной накладной устанавливаются правилами перевозок грузов (п. 2 ст. 8 Закона № 259-ФЗ). Кроме того, если на груз не оформляется транспортная накладная, то перевозчик такой груз к перевозке не принимает (п. 3 ст. 8 Закона № 259-ФЗ).
Следовательно, новая транспортная накладная составляется только в случаях, когда доставка груза осуществляется силами перевозчика – транспортной компанией, т.е. в подтверждение транспортных расходов. Иными словами, транспортная накладная составляется, если имеется третье лицо между грузоотправителем и грузополучателем, ответственное за доставку.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н) внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы.  Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ).

ООО «Аудиторская фирма «Фемида-Аудит», Руководитель департамента аудита

В соответствии с частью 7 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ:
«7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».
Новый Закон «О бухгалтерском учете» не содержит запрета на внесение исправлений в кассовые и банковские документы. Однако данное обстоятельство не означает, что с 1 января 2013 г. такие исправления разрешены. Дело в том, что в ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ содержится оговорка «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета». При этом согласно п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 г. № 373-П) внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
Пунктом 7 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ скорректирован порядок внесения исправлений в первичные документы. Теперь подобная корректировка должна содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Формулировку данного пункта нельзя назвать удачной, поскольку между составлением документа и внесением в него исправлений может пройти достаточное количество времени, а лицо, составившее исправляемый первичный документ, может впоследствии уволиться. Поэтому с реализацией данного требования Закона на практике, очевидно, могут возникнуть сложности.
Выводы:
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

Первое на что обращает внимание, это подпись лиц на документе. Второе, это сопоставимость предъявленного документа имеющимся копиям данного документа. Третье – реквизиты документа: номера, даты. Соответствуют ли они по хронологической цепочке другим документам.  Ну, опять же, у налоговиков есть право заказать экспертизу (ст. 95 НК РФ). У работников налоговых органов нет же специальных познаний в почерковедении.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

Оказанные услуги необходимо оформлять актом. Если были выполнены работы, т.е. имеется видимый результат, например, ремонтные работы или установка оборудования, тогда необходимо оформить и акт, и накладную. В накладной будет отражена информация о стоимости передаваемого оборудования или о стоимости использованных материалов. Акт в данном случае будет фиксировать факт выполнения работ (например, стоимость установки проданного оборудования).
Законодательно форма акта выполненных работ (оказанных услуг) не утверждена. Ваша организация может самостоятельно разработать форму такого документа и утвердить приказом об учетной политике. Однако необходимо, чтобы применяемая форма содержала все обязательные реквизиты, в соответствии со статьей 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

Существуют особенности оформления первичных документов компаниями, приобретающими товары, работы или услуги за границей у иностранных контрагентов. Обычно подтверждающие документы зарубежный партнер выписывает на иностранном языке, а сумма сделки указывается в них только в иностранной валюте. Такую «первичку» согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утвержденной приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н следует построчно перевести на русский язык. За помощью можно обратиться к профессиональным переводчикам либо сделать перевод самостоятельно. Безусловно, требования к оформлению первичных документов в других странах отличаются от правил, применяемых в России. Например, зарубежный партнер не всегда выписывает акт, который бы подтвердил факт выполнения работ или оказания услуг. Тогда документальным доказательством совершения сделки могут служить контракт, выставленные контрагентом счета, деловая переписка, выписки банка и т.д. Такую позицию поддерживают и суды (постановление ФАС Московского округа от 20.01.2009 г. № КА-А40/12411-08 по делу № А40-11299/08-35-49). Нередко весь документооборот с иностранцем ведется в электронном виде. В этом случае все подтверждающие документы следует распечатывать и переводить на русский язык.

ООО «Аудиторская фирма «Фемида-Аудит», Руководитель департамента аудита

Существуют особенности оформления первичных документов компаниями, приобретающими товары, работы или услуги за границей у иностранных контрагентов. Обычно подтверждающие документы зарубежный партнер выписывает на иностранном языке, а сумма сделки указывается в них только в иностранной валюте. Такие первичные документы согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в российской Федерации следует построчно перевести на русский язык:
«Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации – в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык».
За помощью можно обратиться к профессиональным переводчикам либо сделать перевод самостоятельно. К первичному документу необходимо приложить бухгалтерскую справку с расчетом рублевого эквивалента суммы в валюте. В данной рублевой оценке операция будет отражена в бухгалтерском и налоговом учете.
Безусловно, требования к оформлению первичных документов в других странах отличаются от правил, применяемых в России. Например, зарубежный партнер не всегда выписывает акт, который бы подтвердил факт выполнения работ или оказания услуг. Тогда документальным доказательством совершения сделки могут служить контракт, выставленные контрагентом счета, деловая переписка, выписки банка и т.д. Такую позицию поддерживают и суды (Постановление ФАС Московского округа от 20.01.2009 г. № КА-А40/12411-08 по делу № А40-11299/08-35-49).
Нередко весь документооборот с иностранцем ведется в электронном виде. В этом случае все подтверждающие документы следует распечатывать и переводить на русский язык.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

К основным документам по учету заработной платы относятся:
– табель учета рабочего времени (Т-13);
– расчетно-платежная ведомость (Т-49);
– платежная ведомость (Т-53);
– записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Т-60);
– записка-расчет при прекращении трудового договора с работником (Т-61);
– расчетный листок;
– акт о приеме выполненных работ (оказанных услуг) по договору гражданско-правового характера.
Здесь перечислены обязательные к оформлению документы. Прочие документы также могут быть оформлены. Это зависит от характера совершенной хозяйственной операции, а также от принятого в Вашей организации документооборота.

ООО «Аудиторская фирма «Фемида-Аудит», Руководитель департамента аудита

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов (в том числе по списанию материалов в производство) каждая организация может разрабатывать самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ). Унифицированные формы первичных учетных документов с этой даты обязательному применению не подлежат.
Ранее списание материалов в производство осуществлялось на основании первичных учетных документов, поименованных в п. 100 Положения по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (ПБУ 5/01):
«100. Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма № М-8), требование-накладная (типовая межотраслевая форма № М-11), накладная (типовая межотраслевая форма № М-15). Образцы указанных форм утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.997 г. № 71а».
Исходя из конкретных условий деятельности, организация может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов. При этом указанные формы должны, во-первых, содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и, во-вторых, соответствовать требованиям ПБУ 5/01 к первичным учетным документам на отпуск материалов со склада в производство.
В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
«1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».
А согласно п. 97 ПБУ 5/01, при списании материалов в производство к указанным выше реквизитам следует добавить:
«97. В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов (кладовых) организации в подразделения организации, на участки, в бригады, на рабочие места указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат».
В акте расхода материалов в соответствии с ПБУ 5/01 рекомендуется предусмотреть следующие реквизиты:
98. <…>
«На фактически израсходованные материалы подразделение – получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.
<…>
Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией».
Таким образом, в акте расхода материалов следует предусмотреть следующие реквизиты:
– наименование материала;
– количество;
– учетная цена и сумма по каждому наименованию;
– номер и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого израсходованы материалы;
– номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода;
– количество и сумма расхода сверх норм и их причины;
– при необходимости указать количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.
Указанный перечень реквизитов является не окончательным и может быть изменен и дополнен по усмотрению организации. Так же не забудьте утвердить форму первичного документа у руководителя организации.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

Списание материалов в производство можно оформлять следующим документами:
– лимитно-заборная карта (форма № М-8);
– требование-накладная (форма № М-11).
Документы утверждены  Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а.
Лимитно-заборная карта (форма № М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.
Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
Акте расхода материалов необходимо предусмотреть следующие реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах.
Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Клиенты просят данный документ, потому что он является составляющим элементом делового документооборота в России. К тому же относится к унифицированным формам первичной учетной документации, что минимизирует риск претензий со стороны налоговых органов.

Аудиторско-консалтинговая группа «Уральский союз», Заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счета-фактуры могут подписываться и иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
В приказе перечисляются должности и фамилии с инициалами лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры от имени руководителя и от имени главного бухгалтера организации. При этом одни и те же лица могут быть уполномочены подписывать счета-фактуры как за руководителя, так и за главного бухгалтера (письмо ФНС России от 18.06.2009 г. № 3-1-11/425@).
Приказ составляется в соответствии с внутренними стандартами Вашей организации. Хранить его лучше в папке, где хранятся все приказы по организации. Копия документа может храниться  в бухгалтерии и в других отделах. Обязанность выдавать копию приказа  покупателям законодательством не установлена. Но если Вы очень трепетно к ним относитесь то можно.