15.11.2011   Документооборот и «первичка»: правила, ошибки, ответственность

Юридическая фирма «Клифф», Директор Гражданско-правового департамента

Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций и предпринимателей регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения документов, которые образуются в хозяйственной деятельности, устанавливаются Федеральным Законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Налоговым кодексом РФ. Т.к. данные документы предполагают разные сроки хранения, то используется максимальный из них.

Налоговый кодекс РФ устанавливает срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату (удержание) налогов, – четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Он является обязательным для налогоплательщиков и налоговых агентов.

Минимальный срок хранения бухгалтерских и финансовых документов для организаций установлен ст. 17 Закона о бухгалтерском учете – документы должны храниться по правилам российского архивного дела, но не менее пяти лет.

Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России, Руководитель отдела методологии контроля качества

В вашей ситуации необходимо руководствоваться нормами Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ N 03-33/пс. В соответствии с п. 2.1.3 Положения № 03-33/пс документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе, должны храниться в течение сроков, установленных Перечнем.

При этом в соответствии со ст. 57 Перечня, «документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы к ним» подлежат постоянному хранению.

Из этого пункта можно сделать вывод, что договоры купли-продажи основных средств, числящихся на балансе организации, должны храниться постоянно. Кроме того, необходимо хранить все документы, связанные с приемом-передачей объектов (актов, накладных и т.п.), а также документы, подтверждающие формирование стоимости объектов. Организации целесообразно обеспечить хранение первичных документов, относящихся к основным средствам, в течение всего срока, пока данные основные средства (или прочее имущество) числятся на балансе организации.

Следует также отметить, что в соответствии с п. 429 Перечня постоянному хранению подлежат акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации.

В отношении первичных документов, подтверждающих затраты на капитальные вложения, компании целесообразно обеспечить постоянное хранение первичных документов, подтверждающих получение и формирование стоимости объектов основных средств. Для этого также необходимо обеспечить и постоянное хранение документов, относящихся к капитальным вложениям. К ним, в частности, следует отнести такие документы, как акты приема-сдачи выполненных работ по осуществленным капитальным вложениям.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Прежде всего, определим, что такое первичные документы.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Причем, такие документы принимаются к учету, только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Подобные унифицированные формы первичных документов приняты соответствующими постановлениями Госкомстата РФ. К примеру: унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88, по учету основных средств Постановлением Госкомстата № 7, по учету труда и оплаты Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 г. № 100.

В случае отсутствия унифицированных форм организация вправе разработать форму первичного документа самостоятельно. Но при этом в документе необходимо привести обязательные реквизиты, которые установлены п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:

– наименование документа (формы);

– код формы;

– дату составления;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов).

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010 г.), который предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного управления и организаций с указанием сроков хранения.

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов

Перечень начинает действовать с 1 октября 2010 г. и состоит из 12 разделов: организация системы управления, планирование деятельности, учет и отчетность, трудовые отношения, кадровое обеспечение, деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений) и т.д. В Перечне указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В связи с изданием этого приказа признан утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Росархива 06.10.2000 г. (приказ Росархива от 26.08.2010 г. № 63).

Именно этот документ теперь определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности. Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др. (№ 362 Перечня) следует хранить пять лет при условии проведения проверки (ревизии). Срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие НК РФ и составил четыре года вместо ранее предусмотренных пяти лет.

ООО «Нексиа Пачоли», Аудитор

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 устанавливает, что первичные учетные документы по учету основных средств хранятся в течение 5 лет после ликвидации таких объектов. Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним хранятся в организации постоянно. Обращаем ваше внимание капитальные вложения – если они являются объектами основных средств, участвуют при формировании налогооблагаемой базы по налогу на имущество и налогу на прибыль. Доказать корректность формирования налогооблагаемой базы можно при наличии полного комплекта документов, в противном случае вам придется столкнуться с налоговыми спорами.

Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России (аутсорсинг учетных функций), Руководитель отдела доставки и обработки документации

Порядок уничтожения документов следующий:

1. Выпускается приказ руководителя организации о создании экспертной комиссии.

2. Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов, подлежащих уничтожению.

3. По результатам экспертизы ценности документов составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем организации.

4. Уничтожаются документы в соответствии с ранее составленным актом.

5. Составляется акт об уничтожении документов, выделенных к уничтожению. Акт подписывается членами экспертной комиссии.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного управления и организаций независимо от вида и сферы деятельности, формы собственности, с указанием сроков хранения. Для самостоятельного хранения документов необходимо создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива, а также разработку и принятие соответствующего акта, который будет регулировать порядок организации хранения документов.

Затем следует разработать положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу изъятия документов, образовавшихся в организации. Положение утверждается руководителем. В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия ежегодно проводит систематизацию всех документов по видам и датам и составляет сводные описи документов постоянного или временного хранения за соответствующий период и документов, не подлежащие хранению. При этом запрещается отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в номенклатуре дел. Документы отбираются путем просмотра каждой страницы дела.

Акт об изъятии документов для уничтожения составляется в 2-х экземплярах и рассматривается экспертной комиссией предприятия одновременно со сводными описями.

Решение экспертной комиссии предприятия оформляется протоколом.

Одобренные Экспертной комиссией акты вместе с описями дел подаются на согласование экспертной комиссии соответствующего государственного архива. Затем акт об изъятии документов для уничтожения утверждает руководитель предприятия, и только после этого предприятие имеет право уничтожить документы. Документы, подлежащие уничтожению, передаются по накладной с указанием даты передачи документов, веса бумажной макулатуры и количество сдаваемых дел. Если объем дел небольшой, они могут быть сожжены или уничтожены непосредственно в организации с помощью бумагорезательной машины. В конечном итоге экспертная комиссия фиксирует факт уничтожения соответствующих документов в акте, который хранится в архиве организации.

Порядок уничтожения документов регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

Федеральный закон от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);

Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);

Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Налоговый кодекс РФ

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного управления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Минкультуры 25.08.2010 г. № 558 (далее – Перечень);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России, Руководитель отдела методологии контроля качества

Сроки хранения бухгалтерских документов (не менее 5 лет) прописаны в ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета:

1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Административный штраф за нарушение правил хранения накладывается согласно ст.15.11 КоАП РФ: Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и … порядка и сроков хранения учетных документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

Следует учитывать, что обязанность хранения документов бухгалтерского учета организации предусмотрена также и налоговым законодательством РФ. Согласно ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Кроме того, ст. 24 НК РФ определяет налоговых агентов и их обязанность по хранению документов бухгалтерского учета и отчетности. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с НК РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации. Налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

Если ваша компания показывала убытки в предыдущих налоговых периодах и собирается использовать эти убытки для уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли в будущем, то количество лет хранения документов увеличивается соответственно на количество лет, когда заявлялись убытки по декларации.

Для уничтожения бухгалтерских документов необходим приказ руководителя, где указано, что в связи с истечением срока хранения подлежат уничтожению бухгалтерские документы такие-то, составляете акт в произвольной форме, что документы уничтожены.

ГК CONTRUST, Старший консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению

По общему правилу срок хранения документа начинает течь с 1 января года, следующего за тем, когда этот документ последний раз использовался как основание для отражения операций. А вот сами сроки хранения документов для разных целей установлены в разных законодательных актах. Для целей бухгалтерского учета – в Законе о бухучете (5 лет), для целей налогового учета – в Налоговом кодексе (4 года), для целей контроля за страховыми взносами во внебюджетные фонды – в Законе о страховых взносах (6 лет).

В целом от большей части документов можно избавляться по итогам пятилетки. Однако не стоит торопиться уничтожать бумаги. Ведь при проверке может понадобиться все что угодно. А если возникли (или есть вероятность того, что могут возникнуть) споры с контролирующими органами, тем более судебные разбирательства, то все документы необходимо хранить до окончательного выяснения вопроса.

Следует помнить, что есть документы, которые нужно хранить дольше, например, годовую бухгалтерскую отчетность – 10 лет, трудовые договоры, соглашения, личные карточки работников нужно хранить 75 лет. А некоторые – и вовсе до ликвидации предприятия, например сводные годовые бухгалтерские балансы, коллективные договоры и др. (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558). Кроме того, требования по поводу сроков хранения могут также предъявить и собственники организации для каких-то своих целей. Поэтому, определяя сроки хранения того или иного документа, их мнение тоже надо учитывать.

Для уничтожения документов:

– нужно быть уверенным, что документ, переданный на уничтожение, больше не требуется, работа с ним завершена и что он не потребуется в будущем в качестве доказательства;

– уничтожение должно быть разрешено руководителем организации;

– нельзя уничтожать документы, связанные с предстоящими или уже идущими судебными разбирательствами и расследованиями;

– уничтожать документы нужно таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащейся в них информации.

И помимо самих документов, разрешенных к уничтожению, надо уничтожать все их копии.

Необходимо, что бы отбор устаревших документов на уничтожение проводила экспертная комиссия, созданная приказом руководителя, как минимум из трех человек, в число которых должен быть включен и работник бухгалтерии.

Некоторые документы, несмотря на формально истекший срок хранения, не стоит уничтожать, иначе вы не сможете в будущем подтвердить те или иные операции. Старые бумаги могут понадобиться, например, в следующих случаях:

– у вас имеется амортизируемое имущество. Тогда документы, связанные с его приобретением, актуальны вплоть до окончания года, в котором вы спишете либо продадите такое имущество;

– вы реализовали амортизируемое имущество с убытком. В этом случае подтверждающие документы нужны вам в течение всего срока, пока вы включаете этот убыток в состав прочих расходов;

– у вас есть убытки прошлых лет, которые вы все еще списываете в уменьшение налоговой базы. В этом случае всю первичную документацию за убыточные годы лучше хранить в течение всего периода, пока вы списываете убыток в уменьшение налоговой базы по прибыли. При этом не важно, проводились ли у вас камеральные и выездные проверки налоговым органом или нет;

– у вас «висит» дебиторская задолженность, не списанная как безнадежная, потому что 3-летний срок давности прервался и начал течь заново. Тогда нужно хранить документы, которые могут потребоваться вам для списания безнадежной дебиторской задолженности позже, когда срок исковой давности все-таки истечет (к примеру, договор с покупателем (заказчиком), накладные на отгрузку товаров, различные акты - выполненных работ, об оказании услуг, акты сверки задолженности, платежные поручения, расходные кассовые ордера и т.д.).

В отношении документов, подлежащих уничтожению, комиссия составляет акт. Есть рекомендованная форма акта, но можно составить и свою форму. В акте фиксируется весь перечень уничтожаемых документов.

Избавиться от документов можно:

– или своими силами, например, с помощью бумагорезательной машины (шредера), при этом необходимо зафиксировать факт уничтожения, составив об этом акт в произвольной форме;

– или передав их в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья (макулатуры), тогда нужно оформить приемо-сдаточную накладную, указав в ней дату передачи, количество сдаваемых папок и вес макулатуры.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010 г.), который предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного управления и организаций независимо от вида и сферы деятельности, формы собственности, с указанием сроков хранения.

Перечень начинает действовать с 1 октября 2010 г. и состоит из 12 разделов: организация системы управления, планирование деятельности, учет и отчетность, трудовые отношения, кадровое обеспечение, деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений) и т.д.

В связи с изданием этого приказа признан утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Росархива 06.10.2000 г. (приказ Росархива от 26.08.2010 г. № 63).

Именно этот документ теперь определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

По срокам хранения все документы, включая бухгалтерские и налоговые являются документами с постоянным либо с временным сроком хранения.

Расчет срока их хранения производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 года.

Особо следует обратить внимание в Перечне на следующий пункт: «При условии проведения проверки (ревизии)». Это значит, что даже по истечении сроков хранения документы не могут быть уничтожены, если проверка (ревизия) различными инстанциями, включая налоговые органы, на этот период не была проведена.

Юридическая фирма «Клифф», Директор Гражданско-правового департамента

Кирилл, нарушением это не является, однако на практике организации делают весьма информативные заметки, содержащие много «лишней» информации, что может привлечь внимание налоговых органов.

Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России, Руководитель отдела методологии контроля качества

Любой документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Основные требования к первичной документации регулируются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н, а также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105. В соответствии с законодательством первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы. В остальных первичных учетных документах исправления могут производиться только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Также следует отметить, что Положением предусмотрено внесение отметок (пометок) на первичные документы – согласно п. 2.20 и 2.21 обработанные первичные документы должны содержать отметку об их принятии к учету (специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки), что исключает возможность их повторного принятия к учету. Все документы, приложенные к приходным или расходным кассовым ордерам, а также документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Следует помнить, что в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. При этом запрещается использовать для записей простой карандаш.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

В законодательстве нет запрета на служебные пометки в первичных документах. Например, что они прошли обработку и отражены в бухучете, или отражены какие то действия, как «оплачено», получено и т.п. Главное, чтобы такие пометки не мешали идентифицировать имеющуюся в документе информацию. Причем это касается также и унифицированных форм первичных документов. В унифицированные формы можно добавлять реквизиты, в том числе служебные пометки. А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Такой вывод следует из пункта 13 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н.

ГК CONTRUST, Старший консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению

Если из документов не будет однозначно следовать, что вы приняли на учет, продали или списали в производство именно то, что купили, налоговики могут доначислить:

– НДС, сняв вычет «входного» налога по приобретенным ТМЦ из-за того, что вы не приняли их к учету. Ведь из документов не будет следовать, что вы оприходовали именно то, что указано в счете-фактуре и накладной поставщика;

– налог на прибыль, сняв расходы по использованным в производстве или реализованным ТМЦ, поскольку по документам отпущено или продано было что-то другое. А рыночную стоимость этого «чего-то другого» если и признают в расходах, то доначислят доход в той же сумме. Ведь у вас не будет документов, подтверждающих приобретение ТМЦ именно этого наименования, и есть риск, что проверяющие сочтут их излишками, выявленными, но не задокументированными при инвентаризации. И наконец, налоговики могут убрать из налоговых расходов все затраты, связанные с приобретением переименованных ТМЦ, - на транспортировку, хранение, посреднические услуги.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Никто не застрахован от ошибок в накладных. В ошибке нет ничего страшного, если исправить ее вовремя и по правилам.

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в первичные учетные документы (кроме кассовых и банковских) исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Кроме того, письмом Минфина России от 31.03.2009 г. № 03-07-14/38 приведено правило, установленное в разделе 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР) и регламентирующее порядок исправления ошибок в первичных документах.

Согласно указанному документу ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются). Рядом с исправленной записью следует указать «исправлено» (или «исправленному верить»), поставить подписи лиц, подписавших документ, и дату внесения исправления. Таким образом, все исправления вносятся в товарную накладную вручную и подтверждаются подписями представителей сторон договора.

Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России (аутсорсинг учетных функций), Руководитель отдела доставки и обработки документации

Компания вправе хранить электронные документы в любом формате, если речь не идет о документации контрагентов, которые предъявляют свои требования к форматам, или отчетности, сдаваемой в электронном виде. В этом случае формат отчетности задается госучреждением или провайдером. Но даже в этом случае при необходимости можно использовать другие форматы, конвертируемые в требуемые без потери качества исходных документов.

Для защиты от неумышленных действий пользователей, в результате которых может быть нарушена целостность или содержание хранимых документов в электронном виде, достаточно ограничить доступ к электронной информации, регулярно делать архивные копии файлов и, если это допустимо, использовать для хранения один из форматов, который ограничивает возможности общепринятого форматирования текста. Доступ должен быть ограничен таким образом, чтобы с электронной информацией могли работать только те сотрудники, которым это необходимо в настоящий момент. Архивные копии файлов, желательно хранить на носителях информации, отличных от тех, на которых хранятся оригиналы. Что касается форматов, то их существует достаточно много. Одни из самых распространенных форматов, используемых для хранения электронной документации - PDF и JPEG.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Электронный документооборот в России становится все более распространен. В будущем идеальным результатом развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Сегодня отказаться от хранения бумажных финансовых документов невозможно: бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства – налогового, о бухгалтерском учете и т.п. Но электронные документы пока не обладают такими внушительными признаками легитимности, как бумажные, которые с необходимыми реквизитами и степенями защиты являются основным способом доказательства факта, т.е. обладают юридической силой. Кроме того, согласно Федеральному закону № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 26.03.2008 г. № 28-ФЗ) – документом является материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В организации долговременного и постоянного хранения электронных документов можно выделить две задачи. Первая – сохранить информационное содержание документов (их контент) с тем, чтобы обеспечить возможность их использования в деловой деятельности и в государственном управлении. Задача вторая – сохранить не только содержание, но и юридическую значимость документов, чтобы всегда можно было доказать их целостность и аутентичность. Здесь отечественный опыт пока невелик, поэтому часто приходится использовать зарубежный. Но и там далеко не все проблемы решены. Среди форматов для длительного и постоянного хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML. Стоит отметить, что новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются. Для хранения веб-страниц используется HTML. Стоит отметить, что новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются. Таким образом, пока не будут решены вопросы хранения электронных документов длительное время с сохранением их целостности, неизменности и юридической значимости, документы большого срока хранения следует оставлять на бумаге. Принятый Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и приказ Минфина России от 25.04.2011 г. № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП» позволяет начать работу по переводу первичных документов в электронный вид. Поскольку для применения системы электронного документооборота счетов-фактур необходимы форматы передаваемых файлов счетов-фактур, то выставление и получение таких документов можно будет осуществлять только после утверждения ФНС России соответствующих форматов.

ФНС России письмом от 05.10.2011 г. № ЕД-4-3/16368 «Об отдельных вопросах применения электронных документов» отметила, что в соответствии с действующим законодательством первичные учетные документы принимаются к учету только при наличии подписи соответствующих должностных лиц принимаются к учету.

Первичные учетные документы на бумажном носителе и в документы в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи на основе сертификата ключа подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу).

Юридическая фирма «Клифф», Директор Гражданско-правового департамента

Полина, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций и предпринимателей регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). Также существуют Основные правила работы архивов организаций, утвержденные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, являющиеся нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архивов государственных организаций, не отнесенных к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственных организаций. Данный документ можно использовать и при организации архива на предприятии.

Согласно разд. 3.3 Правил архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.

Дело, передаваемое в архив, представляет собой комплект документов, относящихся, как правило, к одному типу (приказы о приеме работников на работу, приказы о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков и т.д.). Раздел 3.5 Правил содержит порядок формирования архивных дел в организации, то есть группировки исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

– документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;

– включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

– группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. При этом:

– уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ними. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

– приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

– приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

– поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

– утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

– документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

– лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

– предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

– переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Если обратиться к практике организации архива бухгалтерских документов, то целесообразно:

– использовать хронологический порядок;

– отчетность хранить отдельно от первичных документов;

– отчетность можно скомпоновать, например, по видам;

– первичные документы расположить по сегментам учета;

– накладные и счета-фактуры хранить отдельно;

– к счетам-фактурам полученным и выданным приложить журналы регистрации счетов фактур и/или книги продаж/покупок.

Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России (аутсорсинг учетных функций), Руководитель отдела доставки и обработки документации

Организация архива строится из расчета его задач и функций в рамках деятельности конкретного предприятия. Общие задачи любого архива сводятся к хранению и быстрому поиску того, что хранится. Но, специфика деятельности отдельно взятого предприятия, вводит свои нюансы.

Сначала нужно проанализировать и определить, что хранить и сколько времени. Для этого можно руководствоваться законодательством и договорными отношениями, а так же целями и задачами как отдельно взятых подразделений, так и предприятия в целом. Результатом такого анализа будет номенклатура дел со сроками хранения. Помимо этого, необходимо понимать, как часто будет происходить изъятие или обращение к документации, хранящейся в архиве. Руководствуясь номенклатурой дел и периодами обращений к ним, можно понять, каким образом следует структурировать архив.

Если вы создадите реестр дел, сопоставимый с нумерацией или обозначением мест хранения, то большинство вопросов, касающихся расположения дел в архиве, отпадут, так как быстро найти нужное дело не составит труда. Важно, чтобы реестр всегда поддерживался в актуальном состоянии и с ним легко было работать. Так же желательно размещать дела таким образом, чтобы одни документы не перекрывали физический доступ к другим.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010 г.), который предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного управления и организаций с указанием сроков хранения (далее – Перечень).

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов

Перечень начинает действовать с 1 октября 2010 г. и состоит из 12 разделов: организация системы управления, планирование деятельности, учет и отчетность, трудовые отношения, кадровое обеспечение, деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений) и т.д. В Перечне указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В связи с изданием этого приказа признан утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Росархива 06.10.2000 г. (приказ Росархива от 26.08.2010 г. № 63). Именно этот документ теперь определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

По срокам хранения все документы, включая бухгалтерские и налоговые, являются документами с постоянным либо с временным сроком хранения.

Расчет срока их хранения производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 года. Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации.

Для самостоятельного хранения документов необходимо создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива, а также разработку и принятие соответствующего акта, который будет регулировать порядок организации хранения документов. Затем следует разработать положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу изъятия документов, образовавшихся в организации. Положение утверждается руководителем. В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия ежегодно проводит систематизацию всех документов по видам и датам и составляет сводные описи документов постоянного или временного хранения за соответствующий период. Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке. По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см. Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем учреждения. Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла. Ежегодно на основании описи дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них акт.

Юридическая фирма «Клифф», Директор Гражданско-правового департамента

Налоговые органы требуют заполнять ТОРГ-12 даже при наличии товарно-транспортных накладных. Основанием является то, что, по мнению налоговых органов, товарно-транспортная накладная лишь подтверждает факт перевозки груза и служит основанием для отражения расходов на перевозку, тогда как переход права собственности на продукцию должен быть зафиксирован исключительно при помощи бланка ТОРГ-12. И только при помощи ТОРГ-12 возможно подтвердить выручку продавца и расходы покупателя.

Нормы бухгалтерского учета и НК РФ не содержат положений, из которых следует, что только накладная по форме № ТОРГ-12 подтверждает передачу товара и переход права собственности. Для этих целей вполне подойдет другой унифицированный документ, в частности товарно-транспортная накладная.

ГК CONTRUST, Старший консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению

Гражданское и налоговое законодательство, определяет дату реализации товаров как день перехода права собственности на товары.

Право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором (п. 1 ст. 233 ГК РФ). Передачей признается вручение вещи приобретателю, а равно сдача перевозчику для отправки приобретателю или сдача в организацию связи для пересылки приобретателю вещей, отчужденных без обязательства доставки (п. 1 ст. 224 ГК РФ).

Датой получения доходов от реализации в целях исчисления налога на прибыль организаций считается дата реализации независимо от срока фактической оплаты (п. 3 ст. 271 НК РФ). Реализацией товаров признается передача на возмездной основе права собственности на товары одним лицом для другого лица (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными и транспортными документами, в частности, товарной накладной по форме № ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132, товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272). При этом, проверяющие утверждают, что именно товарная накладная по унифицированной форме № ТОРГ-12, оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации, является оправдательным документом, подтверждающим переход права собственности на продаваемые или приобретаемые товары (если иное не установлено договором поставки на продажу или покупку) и выручку продавца или расходы покупателя в виде продажной или покупной стоимости реализованных товаров. Наличие товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т у грузоотправителя (продавца) и перевозчика необходимо для подтверждения факта перевозки грузов (товаров) и отражения расходов для целей налогового учета организацией-перевозчиком.

Однако, ни нормы бухгалтерского учета, ни НК РФ не содержат положений, из которых следует, что только накладная по форме N ТОРГ-12 подтверждает передачу товара и переход права собственности. В Указаниях по применению товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т сказано, что товарный раздел накладной определяет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служит для списания товара у первых и оприходования у вторых. Отсюда следует, что такая унифицированная форма тоже подтверждает передачу товара и переход права собственности. Существуют судебные решения, например, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.02.2006 г. № А19-18475/05-11-Ф02-189/06-С1, принятые в пользу организаций, использующие только товарно-транспортные накладные по форме № 1-Т.

Вот только в бланке товарно-транспортной накладной не предусмотрена конка «НДС», которую можно ввести, а в шапке товарного раздела в графах «Цена, руб. коп.» и «Стоимость, руб. коп.» добавить слова «в том числе НДС».

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272 приняты новые Правила перевозок грузов автомобильным транспортом. Данные Правила, в частности, содержат соответствующие документы, необходимые для осуществления вышеуказанных действий, а именно: формы транспортной накладной, заказа-наряда на предоставление транспортного средства, сопроводительной ведомости.

Документ, за исключением некоторых его положений, вступил в силу 25 июля 2011 года. Таким образом налогоплательщики должны заполнять еще одну форму документа, подтверждающего затраты на транспортировку. Ранее при перевозке груза организации пользовались формой ТТН унифицированной формы № 1-Т, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78.

Но с 25 июля этого года начала действовать еще и новая транспортная накладная, обладающая рядом особенностей и отличий. Вместе с тем постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272 не внесено никаких изменений в перечень форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. Поэтому с 25 июля 2011 года будет одновременно действовать две формы ТТН. В соответствии с письмом Минфина России от 31.01.2011 г. № 03-03-06/1/42 товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. А товарная накладная (форма ТОРГ-12) относится к первичной учетной документации по учету торговых операций и применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Если покупатель не оплачивает транспортировку товара и доставка осуществляется за счет продавца, то можно оформить или ТОРГ-12, или накладную по форме 1-Т. Если покупатель сам доставляет товар, то налоговики требуют одновременно оформлять ТОРГ-12 и 1-Т. Для подтверждения расходов и вычетов по НДС можно использовать как новую транспортную накладную, так и товарно-транспортную накладную по форме 1-Т. Такие разъяснения содержатся в письме Минтранса России от 20.07.2011 г. № 03-01/08-1980с «О новой транспортной накладной»

Так, когда груз перевозит специализированная транспортная компания (т.е. в рамках договора перевозки груза согласно ст.785 ГК РФ), то обязательно потребуется оформить новую транспортную накладную и форму ТОРГ-12 (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132).

В новой накладной нет разбивки на товарный и транспортный отделы, отсутствует графа о стоимости товара. Поэтому для подтверждения того, какие именно товары приобрела и доставляла компания, необходимо оформить еще товарную накладную ТОРГ-12.

При этом, по мнению Минтранса России, форму 1-Т можно применять вместе с новой накладной, но это не обязательно. Если товар перевозит продавец или покупатель, то применять новую транспортную накладную не надо. Потребуется оформить унифицированную форму 1-Т и товарную накладную ТОРГ-12. Либо один из перечисленных документов. Кроме того, в соответствии с письмом Минфина России от 31.01.2011 г. № 03-03-06/1/42 товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. А товарная накладная (форма ТОРГ-12) относится к первичной учетной документации по учету торговых операций и применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Если покупатель не оплачивает транспортировку товара и доставка осуществляется за счет продавца, то можно оформить или ТОРГ-12, или накладную по форме 1-Т. Если покупатель сам доставляет товар, то налоговики требуют одновременно оформлять ТОРГ-12 и 1-Т. При этом следует учесть, что поскольку накладная по форме ТОРГ-12 является для налоговиков документом, подтверждающим факт заключения договора купли-продажи, то лучше оформлять ее по всех случаях.

ООО «Нексиа Пачоли», Аудитор

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и обязательны к применении. Таким первичным документом является ТОРГ-12. Данный документ применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Таким образом, данные первичные документы носят различные функции и обязательны к применению.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Согласно ст. 80.4 Налогового кодекса РФ налоговая декларация может быть представлена в налоговый орган путем почтового отправления с описью вложения. В последнем случае днем ее представления считается дата отправки заказного письма с описью вложения.

Проблема в том, что за ценным письмом получатель должен придти на почту лично, что не дает гарантии отправителю. Одним из надежных вариантов многие бухгалтеры считают отправление ускоренной экспресс-почтой. Это немного дороже, но в таком случае есть и опись и доставка по уведомлению.

Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России, Руководитель отдела методологии контроля качества

Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В письме ФНС России от 02.08.2005 г. № 01-2-04/1087 «свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со ст. 93 НК РФ» утверждается, что заверение копий должно проводиться «исполнительным органом налогоплательщика».

Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества.

Но возможно издать соответствующий приказ по организации или включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию определенного сотрудника, которому вменить в обязанность заверять копии документов. В приказе или инструкции может быть установлено, например, что заверение копий проводится секретарем или канцелярской службой. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений. При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами. Указание на «должностное лицо» свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации.

Следует подчеркнуть, что заверение копий, то есть свидетельствование конкретным лицом соответствия копии подлиннику, требует ответственного подхода и разумной осторожности.

В письме ФНС России от 02.08.2005 г. № 01-2-04/1087 указано также, что возможен нотариальный порядок засвидетельствования копий документов в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате.

ГК CONTRUST, Старший консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению

Верность копии документа свидетельствуется печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица. Для правильного оформления заверительной надписи следует обратиться к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность заверившего копию лица, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения.

Поскольку ГОСТ носит рекомендательный характер, на практике вместо слова «Верно» часто пишут «Копия верна». Это не является ошибкой.

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации. В локальном нормативном акте, например, в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто какие документы и какой печатью может заверять. В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано, что копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Работодатель самостоятельно решает, будет это печать организации, отдела кадров или иная. В любом случае проставление оттиска печати на копии документа необходимо, так как его отсутствие означает, что копия не заверена.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

В п. 2.1.30 Государственного стандарта ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта от 27.02.1998 г. № 28) указано, что заверенная копия документа – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ представление в налоговый орган документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий, если иное не предусмотрено данным Кодексом.

Текущей деятельностью организации руководит единоличный исполнительный орган, а именно генеральный директор. Именно он имеет право действовать от имени компании и представлять ее интересы. Таким образом, согласно ст. 93 НК РФ, под заверенными должным образом копиями понимается печать и подпись генерального директора.

По закону только руководитель, представляя интересы организации, в том числе в трудовых отношениях, действует без доверенности. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ. Кроме того, такое лицо получает от руководителя специальное полномочие – доверенность, которая оформляется согласно требованиям ст.ст. 185 – 187 Гражданского кодекса РФ. По закону главный бухгалтер имеет право подписи финансовых документов организации и несет за это административную и уголовную ответственность. А на подпись других документов, не оговоренных буквой закона, необходима доверенность от имени руководителя. Проблем с копиями можно избежать, если обмениваться с инспекцией документами по телекоммуникационным каналам связи. Федеральным законом от 27.07.2010 г. № 229-ФЗ были внесены изменения в ст. 93 НК РФ. Они касаются возможности представления документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) по соответствующему требованию налоговых органов по ТКС. В электронном виде можно передавать только те документы, для которых существуют установленные форматы.

Юридическая фирма «Клифф», Директор Гражданско-правового департамента

Порядок оформления служебного письма регулируется Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" и "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Таким образом, служебное письмо должно содержать реквизиты, предусмотренные данным постановлением и ГОСТ Р 6.30-2003.

Организация может иметь фирменный бланк, куда будет вноситься необходимая информация.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Самостоятельно разработать фирменный бланк предприятия можно. Важно, чтобы этот бланк содержал весь состав реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003 утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65-ст. В бланке письма проставляются реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации; код организации; основ¬ной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); отметки для проставления даты документа, регистрационно¬го номера документа; ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

ГОСТ Р 6.30-2003. ОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности. При этом требования стандарта являются рекомендуемыми, т.е. добровольно используемые.

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 г. № 536 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Типовая инструкция). Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (организация документооборота и исполнения документов, создание поисковой системы по документам, осуществление контроля исполнения документов, составление номенклатур дел, правила формирования и оформления дел, организация оперативного хранения и порядок передачи документов на хранение в архив), а также правила подготовки и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Юридическая фирма «Клифф», Директор Гражданско-правового департамента

«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».

Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России, Руководитель отдела методологии контроля качества

Вам следует руководствоваться формами из альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. В альбоме вы найдете унифицированные формы № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ», № КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат». Формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 г. № 100.

ГК CONTRUST, Старший консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Формы самостоятельно разработанных организацией документов следует утвердить в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Порядок учета материалов установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее – Методические указания), утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н ( с изм. от 24.12.2010 г. № 186н ). Первичными учетными документами по отпуску материалов (п. 100 Методических указаний) со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма № М-8), требование – накладная (типовая межотраслевая форма № М-11), накладная (типовая межотраслевая форма № М-15)

Однако факт использования материалов эти формы не подтверждают. Организация, исходя из конкретных условий ее деятельности, может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов, причем эти формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ. Таким образом, в целях учета движения материалов Методические указания оставляют за организацией право оформлять иные первичные документы (в том числе акты на списание материалов, материальные отчеты).

В акте указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.