Онлайн-конференции / Сокращение сроков формирования отчетности

05.10.2010 Сокращение сроков формирования отчетности

Решение задачи по сокращению сроков формирования отчетности (т.н. "fast close" или «быстрое закрытие») напрямую связано с решением задачи по повышению управляемости предприятием и, в первую очередь, является актуальным для холдингов и многофилиальных предприятий с разветвленной территориально-географической структурой.

«Быстрое закрытие» необходимо тем предприятиям, у которых в учете отражаются разнородные данные, распределенные во времени и территориально, которые необходимо привести к «единому знаменателю» в максимально короткие сроки. Особенно это актуально, если предприятие является эмитентом акций или иных фондовых активов.

Основные преимущества «быстрого закрытия»

Внедрение «быстрого закрытия» не является самоцелью, напротив – это сугубо прагматический процесс, имеющий целью повысить качество управления предприятием, вывести его на новый, более высокий уровень развития. В процессе внедрения «fast close» удается оценить действующие процедуры и регламенты закрытия счетов и формирования отчетности, зафиксировать «узкие места» учета и документооборота на предприятии, предложить процедуры «расшивки» и, как следствие, существенно сократить сроки подготовки отчетности.

Как показала практика, сокращение сроков подготовки отчетности по РСБУ до 5-15 дней, а отчетности по МСФО – до 30-40 дней после окончания отчетного периода – это реальность.

Такое существенное сокращение сроков формирования отчетности позволяет, например, акционерам более адекватно оценивать эффективность предприятия, соответствует требованиям рынка ценных бумаг, повышает привлекательность предприятия для инвесторов, облегчает взаимодействие с государственными органами, с партнерами по бизнесу, а также служит формированию позитивного имиджа предприятия, т.к.является одним из признаков высокого развития управленческих технологий и демонстрирует стремление двигаться в русле мировых тенденций в сфере учета и аудита.

Ответы
эксперта

Юцковская Ирина
ФБК
Директор департамента бухгалтерского консалтинга

Вопросы экспертам

Андрей

Скажите, Ирина, а "закрытие счетов" и "формирование отчетности" - это одно и то же или это разные процессы? Если разные -в чем отличие?

Юцковская Ирина

ФБК, Директор департамента бухгалтерского консалтинга

«Закрытие счетов» и «формирование отчетности» - это разные процессы.

«Закрытие счетов» - это процесс, происходящий на уровне исполнителей – бухгалтеров по участкам бухгалтерского и налогового учета в автоматизированных учетных системах.

После завершения работы исполнителей начинается следующий процесс – «формирование отчетности», который включает в себя процедуры:

- проверки учетных записей и выборочной проверки первичных документов (верификация)

- внесение (при необходимости) корректировок

- формирование налоговых деклараций, налоговых регистров (книги покупок – продаж по НДС, ведомости полученных – выданных счетов-фактур, регистров по налогу на прибыль и пр.), которые зачастую требуют ручных операций, т.к. по многим позициям требуется профессиональное суждение специалистов, не поддающееся алгоритмизации на уровне автоматизированных учетных систем

- авторизация промежуточных результатов по налоговым и бухгалтерским отчетам (печать, сбор подписей исполнителей, менеджеров-контролеров, менеджеров профильных подразделений (управление закупок, продаж, капитального строительства, планово-бюджетного управления, управления транспорта и логистики и пр.)

- согласование промежуточных результатов по налоговым и бухгалтерским отчетам с заинтересованными лицами внутри компании (балансовая комиссия, например)

- повторное внесение корректировок в учетные регистры, налоговые и бухгалтерские отчеты (при необходимости)

И наконец, формирование комплекта налоговых и бухгалтерских отчетов и их повторная проверка и авторизация. После чего отчетность может быть уже представлена внешним пользователям.

Опыт показывает, что между «закрытием счетов» и «формированием отчетности» проходит от трех до десяти рабочих дней

Сергей Хлебников

Слышал, что можно закрывать неподтвержденные транзакции (скажем, платеж прошел, товар получен, а с/ф не прислали). Правда ли это и как быть с суммой закрытия?

Юцковская Ирина

ФБК, Директор департамента бухгалтерского консалтинга

В описанной ситуации имеет место несколько процессов, каждый из которых совершается разными людьми, оформляется разными документами, по-разному отражается в учетных системах, влечет за собой различные последствия для бухгалтерской и налоговой отчетности:

1) Прохождение платежей (договор, счет на аванс, платежное поручение, авторизация платежа, работа «банк-клиент») - не должно вызывать затруднений

2) Получение товара и товарно-сопроводительных документов (договор; товарно-транспортная накладная или ж/д накладная от перевозчика-экспедитора; счета-фактуры от поставщика; приходные складские ордера, выписанные кладовщиком) – сложности и задержки по времени обработки могут быть вызваны несоответствием по количеству или качеству заказанной и полученной партии товара. Есть множество ситуаций «брак при поступлении товара» и разновидностей дальнейших действий участников процесса, которые так или иначе могут повлиять как на сроки, так и на финансовые результаты в бухгалтерской и налоговой отчетности (налог на прибыль, НДС)

3) Налоговые расчеты по налогу на добавленную стоимость (наличие счета-фактуры, формирование книги покупок, формирование налоговой декларации, подача налоговой декларации в органы ФНС РФ, уплата НДС в бюджет)

Если не хватает товарно-сопроводительных документов при фактическом поступлении товара, то такие товары называются «неотфактурованными поставками» и порядок работы с ними подробно описан в Приказе Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" (раздел 5).

Если речь идет о возможности предъявления НДС к вычету, то правила следует смотреть в Налоговом Кодексе РФ (глава 21 «Налог на добавленную стоимость») с применением некоторых профессиональных суждений:

1) Поставщик отпускает товары, облагая их НДС; т.е. присутствует НДС «входящий» или нет (нужно смотреть договор с поставщиком)

2) Какие условия по предоставлению товарно-сопроводительных документов указаны в договоре с поставщиком и насколько добросовестным является поставщик по соблюдению договорных условий

3) Приобретаемые товары предназначены для использования их в деятельности, облагаемой НДС или нет (нужно заранее знать дальнейшую судьбу приобретаемых товаров)

4) Произошел ли фактически и подтвержден ли документально сам процесс получения товаров. Когда фактически получен товар

5) Каким числом выписан счет-фактура и когда фактически покупателем получен счет фактура. Организована ли процедура регистрация входящей документации и пр.

Для принятия решения о заявлении вычета НДС в налоговом периоде налогоплательщик должен для себя определить и принять однозначно трактуемую позицию (заявление о принятой позиции делается в приказе по учетной политике):

- принимает ли он к вычету НДС по дате счета-фактуры (независимо от фактической даты его получения на руки)

- принимает ли он к вычету НДС по дате фактического получения на руки счета-фактуры от поставщика.

обе точки зрения имеют право на жизнь и в зависимости от принятой учетной политики и будут производиться учетные записи (Д 19 – К 60; Д 68 – К 19)

Евгения, экономист

Бытует устоявшееся мнение, что проект по быстрому закрытию - это дело бухгалтерии. Но я абсолютно убеждена, что бухгалтерия в этом проекте не является основным подразделением прелприятия. А Ваше мнение?

Юцковская Ирина

ФБК, Директор департамента бухгалтерского консалтинга

Согласна. Действительно, основная нагрузка падает не на бухгалтерию, а на иные подразделения предприятия. Так, с целью достижения целевых сроков представления первичных документов работа может осуществляться по нескольким направлениям:

1) Укрепление исполнительской дисциплины по соблюдению регламентных сроков предоставления первичных документов непосредственно на рабочих местах специалистов функциональных подразделений

2) Включение в систему мотивации руководителей (специалистов) линейных и функциональных подразделений показателей соблюдения сроков предоставления первичных документов

3) Адаптация правил документационного обеспечения различных бизнес-процессов под целевые сроки представления первичных документов

4) Систематическая работа с внутригрупповыми и внешними контрагентами по соблюдению ими регламентных сроков предоставления первичных документов

5) Внесение изменений в условия договоров с внутригрупповыми и внешними контрагентами для установления сроков предоставления первичных документов и санкций за их несоблюдение

Адаптационные мероприятия по документационному обеспечению бизнес-процессов подлежат введению распорядительными документами предприятий

sdfsdfsdf

dfsdf sdf sdf sdf sdf

Ангелина

Известно, что на аутсорсинг можно передавать почти все типы непрофильных бизнес-процессов в организации (учёт, бухгалтерия, производство, ИТ и т.д.). Если переход на аутсорсинг должен быть постепенным, то с передачи каких процессов стоит начать? Что именно передавать на аутсорсинг в первую очередь?

Алексей

Здравствуйте! В далеких планах есть проект по внедрению в компании МСФО. Какой подход лучше выбрать: трансформацию или параллельный учет?

Кристина

Каковы цели подготовки отчетности по МСФО? Какую информацию Вы получите из данной отчетности?

Альбина

Каким образом Вы оценивали активы для целей первого применения?

Антон

Что для Вас было сложным в процессе выполнения проекта и принятия решения в пользу исполнителя?

Сергей

Как Вы будете интегрировать управленческий учет в систему МСФО или наоборот?

Ирина, спасибо за интересные ответы. тема действительно специфическая и задействуют многие подразделения компаний, но многие все равно считают, что это головная боль бухгалтерии