Как правильно вести книгу продаж

Форма книги продаж утверждена Постановлением Правительства России от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. от 26.05.2009 г.) «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС».

Книга продаж необходима для того, чтобы регистрировать в ней выписанные счета-фактуры, иными словами, это книга регистрации выданных покупателю (заказчику) счетов-фактур. Если речь идет о розничной торговле, то в книге продаж соответственно будут регистрироваться ленты ККТ. Отражение счетов-фактур в книге идет в хронологическом порядке.

В случае получения авансового платежа от покупателя, организация или предприниматель должны выписать счет-фактуру на аванс и отразить ее обязательно в книге продаж.

Бывает, что в книгу продаж нужно внести изменения. Сделать это можно в дополнительном листе к книге продаж за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован исправляемый счет-фактура.

Компания – продавец товара (работы или услуги) регистрирует счет-фактуру:

– в течение 5 календарных дней после получения аванса от покупателя;

– в течение 5 календарных дней после отгрузки товаров, оказания услуг, передачи имущественных прав.

Стоит обратить внимание: если товар отгружается до истечения пяти дней с момента получения аванса, то счет-фактуру на аванс выписывать не нужно (письмо Минфина России от 06.03.2009 г. № 03-07-15/39).

Компания – покупатель, в свою очередь регистрирует авансовый счет-фактуру в книге продаж после получения счета-фактуры на отгрузку товаров.

При выполнении компанией СМР (строительно-монтажных работ) для собственных нужд НДС начисляют в последний день квартала. В этом случае выписывается один экземпляр счет-фактуры, и он регистрируется его в книге продаж.

По окончании налогового периода в книге продаж подводят итоги по графам «4», «5а», «5б», «6а», «6б», «7», «8а», «8б». Если книга продаж велась на компьютере, ее необходимо распечатать. Листы книги продаж должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов книги бухгалтер заверяет печатью организации. Книгу продаж хранят в архиве фирмы пять лет с даты последней записи.