С января вводится новый отчет ЕФС‑1: как подключить отчетность в единый Социальный фонд

Новая форма ЕФС-1

В 2023 году страхователей ждут серьезные перемены.

Во-первых, два фонда — Пенсионный и ФСС — объединяются в единый Социальный фонд.

Во-вторых, вместо персонифицированной отчетности (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, реестры застрахованных лиц) и формы 4-ФСС предстоит сдавать единый отчет ЕФС-1. Соответственно, если в январе 2023 года у работодателя произойдет кадровое событие (например, увольнение или прием на работу), ему придется сдать в январе ЕФС-1.

В каком виде формировать ЕФС-1? Ответ зависит от количества застрахованных лиц, включая работающих по договорам ГПХ (новая редакция п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ):

• если 11 человек и более — только в электронном виде через интернет;
• если 10 человек и менее — можно сдать на бумаге.

Как подготовиться к сдаче ЕФС-1 через интернет

Чтобы отчитываться перед единым Социальным фондом в электронном виде, необходимо выполнение трех условий.

1. Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

2. Наличие договора с оператором ЭДО (например, с Контуром).

3. Принятое фондом заявление страхователя о подключении к системе электронного документооборота фонда, подписанное УКЭП. 

На примере сервиса Контур.Экстерн расскажем, какие шаги надо предпринять, чтобы подключиться к электронному документообороту с фондом.

Шаг 1: заполнить заявление на подключение

На главной странице Контур.Экстерна выбрать вкладку «ПФР». Затем последовательно открыть вкладки «Регистрация в ПФР» и «Заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)».

Если раздел «Реквизиты плательщика» уже заполнен, то реквизиты страхователя будут автоматически подставлены в форму заявления. При необходимости можно внести изменения и дополнения, кликнув по ссылке «Реквизиты плательщика».

Шаг 2: Подписать заявление и отправить в фонд

Сначала нужно выбрать сертификат подписи, а затем нажать «Подписать и отправить».

Шаг 3: проверить статус заявления

Статус заявления отображается рядом с кнопкой «Подписать и отправить». Возможны три варианта:

1. «Заявление отправлено» — означает, что заявление успешно отправлено, но еще не принято фондом.

2. «Заявление принято» — означает, что фонд готов принять отчетность. Обычно данный статус появляется в течение двух дней.

3. «Заявление не принято» — значит, допущены ошибки. Их нужно исправить и заново отправить заявление.

Шаг 4: при смене важных реквизитов подать новое заявление

Не исключено, что у страхователя изменится КПП или регистрационный номер в фонде. Тогда лучше заполнить и подать еще одно заявление с новыми реквизитами.

Как сдать ЕФС-1 через уполномоченного представителя

Страхователям, которые планируют сдавать ЕФС-1 через уполномоченного представителя, следует дополнительно сдать уведомление о предоставлении полномочий. Возможны два варианта действий.

Первый вариант — у организации или ИП нет сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Тогда уведомление о предоставлении полномочий подается на бумаге, а заявление на подключение — в электронном виде, подписанное УКЭП представителя. 

Второй вариант — у страхователя есть УКЭП. В этом случае уведомление можно подать в электронном виде через Контур.Экстерн.