Аналитика / Налогообложение / «Любовь живет три года». А сколько «живут» документы для целей налогообложения?

«Любовь живет три года». А сколько «живут» документы для целей налогообложения?

Многие бухгалтеры страдают от большого скопления бумаг, бывает бумаги просто поглощают бухгалтеров, заполняя собой все свободное пространство. А выкинуть нельзя. Почему? Ну нельзя. А может все-таки можно? Давайте разбираться.
11.02.2021
Российский налоговый портал

И так, на основании подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок хранения документов для целей налогообложения составляет 4 года.

Такой срок был установлен потому что в соответствии с частью 1 статьи 87 НК РФ налоговой проверкой (как камеральной, так и выездной) могут быть охвачены только три календарных года деятельности налогоплательщика, непосредственно предшествовавшие году проведения проверки (из постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 31.10.2019 г. № Ф07-13380/2019 по делу N А56-5770/2019).

В недалеком будущем этот срок будет увеличен до 5 лет.

Но это не означает, что через 5 лет все документы можно будет уничтожить. По этому поводу Министерство финансов выпустили ряд писем: письмо Минфина от 16 августа 2019 г. N 03-03-06/1/62257 и от 26 апреля 2011 г. N 03-03-06/1/270. В них сказано о том, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Хранить обязательно нужно первичные документы. Потому что в случае, когда первичные документы по приобретению основных средств уничтожены за истечением сроков хранения, при продаже основных средств для исчисления налога на прибыль доходы уменьшить на остаточную стоимость основных средств нельзя.

Это же касается документов и дебиторской задолженности. Потому что наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения, при этом, сохранность таких документов должна быть обеспечена налогоплательщиком до окончания проверки правильности налогообложения за налоговый период, в котором эта дебиторская задолженность учтена в составе внереализационных расходов.

Ещё следует отметить ситуацию, когда прибыль текущего периода уменьшается на убытки прошлых лет. Пока текущий период может быть охвачен выездной проверкой, документы по формированию убытка тоже надо хранить.

Получается, что документы для целей налогообложения должны «жить» не менее 5 лет. А значит, можно спокойно избавиться от накопившейся макулатуры, ну если не на совсем, то хотя бы переложить её в другой угол.