Документы к авансовому отчету – подтверждаем расходы

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

Какие документы нужно приложить к авансовому отчету при направлении сотрудника в командировку на личном автотранспорте? Должен ли быть заключен договор аренды автомобиля между сотрудником и предприятием или иное соглашение?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Кроме авансового отчета документальным подтверждением расходов на ГСМ и их производственной направленности в рассматриваемом случае могут служить приказ о направлении работника в командировку на личном автомобиле; копия ПТС и свидетельства о регистрации; локальный акт или соглашение сторон, устанавливающие размеры и порядок выплаты компенсации; служебная записка командированного работника с приложением подтверждающих документов (чеков ГСМ, путевого (маршрутного) листа и др.).

Возмещение работнику стоимости проезда на личном транспорте возможно и без договора аренды транспортного средства посредством выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля и возмещения расходов, связанных с его использованием в служебных целях. Размер такого возмещения определяется письменным соглашением сторон трудового договора.

Обоснование вывода:

ТК РФ и Положение "Об особенностях направления работников в служебные командировки", утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), не содержат ограничений для организации и работников в выборе вида транспорта для поездки в командировку. Не содержит такого ограничения и налоговое законодательство.

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя (абзац второй п. 3 Положения N 749). Такое решение может быть оформлено в виде приказа (в том числе с использованием унифицированной формы N Т-9) либо любого другого документа, разработанного организацией самостоятельно.

Возможность компенсации расходов на бензин, понесенных сотрудником в случае командировки на личном транспорте, может быть установлена внутренним документом организации (например, приказом на командировку, отдельным распоряжением работодателя). При этом должны быть определены порядок и размеры возмещения таких расходов.

В соответствии с абзацем вторым п. 7 Положения N 749 в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

По мнению Минфина России, в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте, учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования личного транспорта могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно. При этом служебная записка (без приложения соответствующих подтверждающих документов) не является оправдательным документом (письма Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28292, от 24.04.2015 N 03-03-06/1/23680).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением подтверждающих документов. Расходы по проезду работника к месту командировки и обратно подтверждаются проездными документами (п. 26 Положения N 749). Документом, подтверждающим фактический расход бензина при командировке сотрудника на личном транспорте, является путевой лист или иной аналогичный документ, разработанный организацией. Стоимость приобретенного бензина должна быть подтверждена чеками и иными документами АЗС.

Учитывая изложенное, оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, кроме авансового отчета, могут являться любые документы, подтверждающие факт использования личного автотранспорта в служебной поездке, в частности приказ о направлении работника в командировку на личном автомобиле; копия ПТС и свидетельства о регистрации; локальный акт и (или) соглашение сторон, устанавливающие размеры и порядок выплаты компенсации; служебная записка командированного работника с приложением чеков ГСМ, счетов, квитанций, путевого (маршрутного) листа и др.; иные документы, подтверждающие использование личного автомобиля для проезда к месту командирования и обратно.

При использовании личного автомобиля в служебных целях отношения сотрудника с организацией могут быть оформлены одним из следующих способов:

- выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (ст. 188 ТК РФ);

- аренда автомобиля (ст.ст. 632, 642 ГК РФ);

- безвозмездное использование автомобиля (ст. 689 ГК РФ).

В рассматриваемой ситуации организация не заключала с работником договор аренды автомобиля и договор безвозмездного использования автомобиля. В связи с этим полагаем, что в данном случае возмещение работнику стоимости проезда на личном транспорте (стоимости ГСМ) и, соответственно, признание данных расходов в бухгалтерском учете возможны посредством выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля и возмещения расходов, связанных с его использованием в служебных целях. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

При этом, по нашему мнению, в соглашении сторон или в локальном нормативном акте организация может предусмотреть, что сумма компенсации включает в себя расходы на ГСМ или что расходы на ГСМ при поездке в командировку возмещаются работнику отдельно.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий