Налоговые риски при некорректном заполнении путевых листов

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

По новому закону компании, которые перевозят, например, свой персонал, руководителей или различные товары и материалы без заключения договоров перевозки, обязаны:

• соблюдать специальные правила обеспечения безопасности перевозок;
• назначать ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, при этом он должен пройти аттестацию;
• обеспечивать соответствие работников профессиональным и квалификационным требованиям;
• организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль техсостояния транспортных средств.

Каковы возможные претензии налоговых органов в данной ситуации?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Существует риск доначисления налоговым органом налога на прибыль вашей организации в случае некорректного оформления путевого листа.

Обоснование позиции:

Надлежащим образом оформленные первичные учетные документы необходимы экономическим субъектам для признания расходов при формировании налогооблагаемой прибыли (а также для реализации права на налоговые вычеты по НДС) (п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; письмо Минфина России от 12.04.2018 N 03-03-07/24219). Исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для этого, не существует. При этом из документов, которые имеются у организации, должно быть очевидно, что те или иные затраты фактически произведены, а сделки реальны и соответствуют обстоятельствам (постановление Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 N 4047/05, письма Минфина России от 21.03.2019 N 03-03-06/1/19016 и N 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 N 03-03-06/1/18478, от 07.03.2019 N 03-03-06/1/14969).

С учетом ст. 252 НК РФ на момент отражения в составе расходов затрат на приобретение товаров (работ, услуг) они должны быть фактически приобретены (оказаны) и документально подтверждены должным образом, в частности, соответствующий первичный учетный документ должен содержать все необходимые реквизиты (письмо Минфина России от 13.09.2018 N 03-03-06/1/65618).

Закон "О бухгалтерском учете" определяет перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не устанавливает конкретные виды документов, которые должны применяться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни. Каждый налогоплательщик определяет свои формы первичных учетных документов самостоятельно, они могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201 и N 03-04-05/51206, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903 и N 03-04-05/46903). Если действующим законодательством для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны именно они (письмо Минфина России от 10.09.2018 N 03-03-07/64487).

Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", далее - УАТ). Кроме того, в соответствии с п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях путевой лист. Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 УАТ, а также п. 9 Порядка заполнения путевых листов, утвержденного приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее соответственно - Порядок и Приказ N 152).

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в обязательном порядке применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Для остальных (нетранспортных) организаций с 01.01.2013 формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете"). Таким образом, организация, не являющаяся транспортной, имеет право самостоятельно разработать и утвердить форму путевых листов. При этом в утвержденной форме должны присутствовать реквизиты, предусмотренные Законом "О бухгалтерском учете" и Приказом N 152, что позволит использовать ее для подтверждения произведенных расходов (смотрите письмо Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406). Так, в частности, в постановлении АС Московского округа от 21.08.2018 N Ф05-12699/18 по делу N А40-76951/2017 суд указал: самостоятельно разработанные формы путевых листов могут использоваться лишь при наличии в них обязательных реквизитов (постановление АС Московского округа от 11.05.2018 N Ф05-5497/18 по делу N А40-140876/2017).

Для признания обоснованной налоговой выгоды в части произведенных поставщиком расходов на ГСМ и реальности затрат при взаимодействии с контрагентом необходимо наличие не только кассовых чеков, но и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина, отметки о прохождении водителем медосмотра перед рейсом, отметок механика о техническом состоянии автомобиля, подписи лиц, пользовавшихся автотранспортом, и т.д., свидетельствующих о фактической работе автомобиля на цели производственной деятельности (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 и Определение ВС РФ от 25.07.2017 N 305-КГ17-8890, постановление АС Московского округа от 08.04.2015 N А40-108772/14).

В то же время, с точки зрения ряда судов, Приказ N 152 не распространяется на нетранспортные организации (постановления ФАС Московского округа от 10.08.2009 N КА-А40/7253-09 и Поволжского округа от 04.07.2014 N Ф06-11843/13, смотрите также Решение АС Ульяновской области от 06.12.2013 N А72-4670/2013). То есть организации, не занятые в осуществлении перевозок, путевые листы (или самостоятельно разработанные на их основе формы) могут оформлять с отклонением от Порядка (Решение АС Костромской области от 18.01.2008 N А31-4855/2007).

Поскольку данная организация не является транспортной, не осуществляет в части использования легкового транспорта лицензируемых перевозок, не можем не обратить внимание на то, что погрешности при заполнении путевого листа (или его отсутствие при реальности фактов хозяйственной деятельности и наличии иных документов, подтверждающих расход ГСМ, использование ТС в предпринимательской деятельности) несут определенные риски претензий со стороны налоговых органов касательно обоснованности налоговой выгоды (по налогу на прибыль, а также в части вычета НДС) и отсутствия личного дохода у управляющего ТС физлица. Этот общий аспект рассмотрен нами в материале.

Нам не встретилось контекстных официальных разъяснений и примеров арбитражной практики по интересующему округу в отношении споров, предметом которых было бы оспаривание правомерности включения расходов, оформленных путевыми листами без отметок о проведении медицинского осмотра водителя и контроля технического состояния транспортного средства.

Поэтому мы расширили круг поиска и рассмотрели споры по другим округам (и в отношении иных реквизитов).

В большинстве случаев факт отсутствия в путевом листе отметки о медосмотре не влияет на обоснованность и величину расходов на ГСМ, учитываемых в целях налогообложения прибыли. При отсутствии признаков недобросовестности налогоплательщика и доказательств формальности представленных им документов суды отклоняют доводы налоговых органов о нарушениях в заполнении отдельных реквизитов путевых листов.

В решении АС Московской области от 09.07.2013 по делу N А41-4860/2013 суд счел, что выявленные дефекты в оформлении путевых листов не могут свидетельствовать об отсутствии права на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций на сумму произведенных расходов. В отношении же отсутствия отметок о медицинском освидетельствовании лиц, допущенных к управлению транспортными средствами, суд указал: это не относятся к компетенции налоговых органов, а также к подтверждению права налогоплательщика на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций. Одновременно с этим суд также указал, что в части оценки правомерности признания расходов в ситуации использования арендованных ТС оценке также подлежит доказанность необоснованности полученной налоговой выгоды. Но заметим: речь шла о экономическом субъекте, осуществляющем поставку продукции.

Поэтому, на наш взгляд, указанные погрешности при заполнении путевых листов сами по себе не могут привести к непринятию произведенных расходов организацией, которая не является транспортной, не осуществляет в части использования легкового транспорта лицензируемых перевозок, если затраты фактически произведены, а сделки реальны и соответствуют обстоятельствам.

К сведению:

В трудовом договоре директором (или иным работником организации) может быть предусмотрено использование автомобиля в том числе и в личных целях. В таком случае, даже если при совершении деловой поездки путевой лист директору оформлен не был, в целях избежания конфликта с ГИБДД он может сослаться на то, что поездка осуществляется в личных целях (об этом - в Решении Железнодорожного районного суда г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 25.10.2018 N 12-369/2018).

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий