Аналитика / Налогообложение / Командировка раньше времени – как бухгалтерии оплатить проживание и дорогу
Командировка раньше времени – как бухгалтерии оплатить проживание и дорогу
Работодателю необходимо скорректировать дату начала командировки, оформив новый приказ и указав действительную дату выезда в командировку
30.09.2019Российский налоговый порталОтвет подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сулейманов Марат
Ответ прошел контроль качества
Работник выехал в командировку на день раньше той даты, которая указана в приказе как первый день командировки, и бронирование гостиницы было совершено также на день раньше в связи с тем, что в соответствии с внутренними правилами гостиницы бронь должна осуществляться за сутки до фактического въезда. Представлены документы к оплате.
Как бухгалтерии оплатить проживание и дорогу?
Как поступить, не нарушая законодательство, и избежать наказания при проверках?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Во избежание споров с контролирующими органами работодателю необходимо скорректировать дату начала командировки, оформив новый приказ и указав действительную дату выезда в командировку. К измененному приказу желательно приложить заявление или объяснительную работника о необходимости преждевременного выезда в командировку, связанной с бронированием гостиницы за сутки до вселения. В объяснительной нужно отразить то, что работник выехал в командировку и осуществил бронь жилья на день раньше первоначальной даты не по собственному желанию, а по необходимости. При этом работодатель вправе самостоятельно получить сведения из гостиницы о том, что, в соответствии с их внутренними правилами, они осуществляют бронь за сутки. Также, на наш взгляд, за факт исполнения трудовых обязанностей в день отъезда в командировку работнику должна быть выплачена дополнительная сумма за его труд, помимо среднего заработка и суточных.
Обоснование вывода:
Порядок направления работников в служебные командировки, а также порядок предоставления гарантий и компенсаций в связи с командировками установлены нормами Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).
В силу п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. При этом по смыслу п. 7 Положения время командировки складывается из фактического времени пребывания в месте командировки и времени нахождения командированного работника в пути, так как согласно указанной норме фактическое время нахождения работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
Согласно п. 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Таким образом, определяя срок командировки в приказе, работодатель, как этого требует п. 4 Положения, должен учесть и обстоятельства, связанные с фактом приобретения билета для поездки, а следовательно, и с фактом бронирования жилья для работника. И если не удалось приобрести билет на дату, указанную в приказе, во избежание споров с контролирующими органами работодателю необходимо скорректировать дату начала командировки, оформив новый приказ и указав действительную дату выезда в командировку.
В связи с тем, что в рассматриваемой ситуации изменение срока командировки будет осуществляться не перед командировкой, а "по факту", к измененному приказу желательно приложить заявление или объяснительную работника о необходимости преждевременного выезда в командировку, связанной с бронированием гостиницы за сутки до вселения. В объяснительной нужно подробно изложить все те причины, по которым работник был вынужден выехать в командировку и осуществить бронирование жилья ранее первоначальной даты. При этом работодатель вправе самостоятельно получить сведения из гостиницы о том, что, в соответствии с их внутренними правилами, они осуществляют бронь за сутки.
В соответствии с п. 4 Положения вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку решается по договоренности с работодателем. По смыслу Положения работник может, но не обязан трудиться по месту своей постоянной работы в день отъезда в командировку. Однако в любом случае, независимо от того, работал он или нет, ему выплачиваются средний заработок и суточные за такие дни, как за дни нахождения в пути (п.п. 9 и 11 Положения). Ведь дополнительные расходы в виде суточных возникают в связи с самим фактом нахождения в пути, а средний заработок сохраняется, если день нахождения в пути совпадает с рабочим днем по графику командирующей организации (смотрите письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415).
Вместе с тем общие нормы Трудового кодекса РФ (ст.ст. 2, 3, 15, 21, 22, 132 и другие) требуют, чтобы любой труд был оплачен. На наш взгляд, это означает, что за факт исполнения трудовых обязанностей в день отъезда в командировку работнику должна быть выплачена дополнительная сумма, помимо среднего заработка и суточных. Поскольку привлечение сотрудника к работе в день выезда и приезда из командировки возможно только по соглашению сторон трудовых отношений, то и вопрос об оплате труда в эти дни должен решаться по договоренности работника и работодателя.
Что же касается правильного отражения ситуации, изложенной в вопросе, в табеле учета рабочего времени, отметим, что в силу части четвертой ст. 91 ТК РФ в случае, когда в день выезда в командировку работник трудился, в табеле должны быть отражены фактически отработанные им часы.
Государственными учреждениями для учета использования рабочего времени применяется табель формы 0504421 (далее также - Табель), утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н). Согласно Методическим указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов..., утвержденным этим же приказом (приложение N 5 к Приказу N 52н), в Табеле регистрируются также случаи направления работника в командировку.
В связи с этим следует иметь в виду, что Методические указания предусматривают право субъекта учета включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Это означает, что работодатель для отражения в Табеле и часов работы сотрудника, и факта направления его в командировку в один и тот же день может увеличить содержащееся в нем количество граф.
Таким образом, если работник в день отъезда в командировку привлекался к работе в командирующей организации, в первой графе табеля рабочего времени, как обычно, проставляется код командировки без указания количества часов в нижней строке, а во второй - код "Ф" и продолжительность работы в день отъезда в командировку в часах.
Темы: Полезная информация для налогоплательщика  
- 25.12.2023 Приглашаем к участию в XIX Всероссийском конкурсе «Правовая Россия»
- 26.09.2023 В Москве прошел VII Всероссийский юридический форум «Гражданско-правовое регулирование имущественного оборота: основные проблемы и практические рекомендации»
- 26.08.2023 Приглашаем на VII Всероссийский юридический форум
- 14.02.2024 Переплата платежа по налогу на сверхприбыль – как зачесть, как вернуть?
- 14.02.2024 «Самозанятый» не сообщил о том, что стал ИП – порядок действий для компании
- 13.02.2024 Агент вправе зачесть свое требование в счет обязательства перед принципалом о передаче выручки от реализации товаров принципала
- 15.04.2024 Письмо Минфина России от 29.01.2024 г. № 03-11-11/6929
- 26.03.2024 Письмо ФНС России от 31.01.2024 г. № БС-4-11/985@
- 26.03.2024 Письмо ФНС России от 06.03.2024 г. № ЗГ-2-20/3260@
Комментарии