Сроки хранения документов компании в 2018 году

Многие бухгалтеры и руководители организаций задаются таким вопросом – а как долго хранить документы. Например, договор с поставщиком, накладные для покупателя, счета-фактуры, приказы по личному составу и другие.

В настоящей статье мы рассмотрим, сколько можно и нужно хранить документы, как срок хранения документации зависит от ее «ценности».

Сразу обратим внимание на то, что носитель информации (дискета, флеш носитель или «на бумаге») не влияет на срок хранения.

Что делать, если истек срок хранения документа?

Если в компании истек срок хранения документов, то такие документы следует уничтожить. Для уничтожения составляется акт, который обязательно утверждает и подписывает комиссия, подписывает акт и сам руководитель предприятия.

В акте необходимо отметить: дату уничтожения, количество документов и наименование дела с документами.

Какой штраф ожидает компанию, если она не сохранила документ?

Если в ходе проверки будет обнаружен факт отсутствия первичного документа, то сотрудники налоговой инспекции могут наложить штраф в размере от 10 000 до 30 000 рублей. Основание: статья 120 НК РФ.

Срок хранения для кадровых документов

1) Трудовая книжка – до востребования самим работником (но не более 50 лет, а если работник был оформлен на работу до 2003 года, то не более 75 лет),

2) Личная карточка, копии документов работника, трудовой договор и приложения к нему, приказы по личному составу, табеля учета рабочего времени – не более 50 лет, а если работник был оформлен на работу до 2003 года, то не более 75 лет,

3) Больничные листы работника (которые он сдавал в бухгалтерию) и расчеты по нему пособия – 5 лет,

4) Штатное расписание компании – хранить до закрытия компании,

5) График отпусков сотрудников – 1 год после использования.

Срок хранения документов по страховым взносам

1) Сведения СЗВ-М – 6 лет,

2) Расчет 4-ФСС – годовой отчет – до закрытия компании, квартальные отчеты – 5 лет с даты принятия отчета в ФСС,

3) СЗВ-СТАЖ – до закрытия компании.

Срок хранения налоговых документов

1) Счета-фактуры, книги покупок и книги продаж – 4 года,

2) Налоговая отчетность, регистры налогового учета, квитанции об отправке отчетности в налоговый орган, описи почтовых писем при отправке отчетов по Почте России – 5 лет,

3) Документы об убытке – в течение срока уменьшении налоговой базы на сумму ранее полученного убытка,

4) Акт сверки с налоговой инспекцией, книга учета доходов и расходов по УСН – до закрытия компании.

Срок хранения бухгалтерских документов

1) Кассовые документы, авансовые отчеты, документы по закупкам и реализации (договоры, накладные, акты), путевые листы, бухгалтерские справки и учетная политика – 5 лет,

2) Инвентарные карточки ОС – 5 лет после выбытия ОС,

3) Приказы по основной деятельности компании – до закрытия компании,

4) Бухгалтерская отчетность – до закрытия компании,

5) Главная книга и оборотные ведомости – 5 лет,

6) Аудиторские заключения – до закрытия компании.

Комментарии

Просто Мария

31 мая 2018 г. в 13:00

Любые документы надо хранить вечно. У меня в практике был случай, когда мы продали материалы-неликвиды, которые залежались на складе. Так при проверке налоговой стоимость этих материалов (по данным бухучета) не учли для налога на прибыль, так как мы не смогли предоставить документы, подтверждающие их стоимость (скорее всего, со времен СССР). Таким образом для налога на прибыль взяли стоимость реализации

007

31 мая 2018 г. в 23:00

если вечно,то почему сбербанк не возвращает детские вклады,прошла целая вечность, а денег нет.

у нас везде игра в одни ворота, наши с вами, у государства ворот нет.

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий