Учет транспортных расходов. Самые свежие рекомендации, которые упростят вашу работу

Чаще всего транспортировку товаров поручают сторонней компании, с которой заключают договор перевозки. Об этой сделке и о том, как учитывать связанные с ней расходы продавцу и покупателю, и пойдет речь в сегодняшнем мастер-классе. Мы рассмотрим наиболее распространенный случай, когда доставку груза организует продавец. То есть именно он подписывает договор с перевозчиком. Покупатель же компенсирует поставщику расходы на доставку тем или иным способом. Схематично этот вариант мы изобразили ниже.

Если ваша компания на упрощенке

Рекомендации по бухгалтерскому учету, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих упрощенку.

Как продавец организует доставку товаров с помощью стороннего перевозчика

Договор с перевозчиком может заключить и покупатель (см. схему ниже). Обычно так происходит, когда в соглашении о поставке есть условие о самовывозе. Но такая ситуация возникает нечасто, поэтому останавливаться на этом варианте не будем.

Как покупатель может организовать перевозку товаров

Добавим: в большинстве случаев учесть расходы на доставку автотранспортом получится, только если есть транспортная накладная. По умолчанию такой документ заполняет тот, кто отправляет груз, то есть в нашей ситуации — продавец. Хотя в договоре перевозки можно переложить такую обязанность и на транспортную компанию. Как заполнять форму в разных ситуациях, подскажет таблица ниже.

Как заполнить транспортную накладную

Условия договора перевозки	Кого считать грузоотправителем	Кого считать грузополучателем	Сколько экземпляров, кто оформляет и для кого
Договор заключает продавец, товар отгружают с его склада	Продавца	Покупателя	Три экземпляра: перевозчику, грузоотправителю, грузополучателю. Выписывает документ продавец, если иное не предусмотрено в договоре перевозки
Договор заключает продавец, товар отгружают со склада его поставщика (изготовителя)	Продавца	Покупателя	Три экземпляра: перевозчику, грузоотправителю, грузополучателю. Выписывает документ продавец, если иное не предусмотрено в договоре перевозки
Договор заключает покупатель, товар отгружают со склада продавца	Покупателя	Покупателя	Два экземпляра: перевозчику, покупателю (он является одновременно грузоотправителем и грузополучателем). Выписывает документ покупатель, если иное не предусмотрено в договоре перевозки

Вариант 1. Поставщик оплачивает перевозку, а потом включает эти расходы в цену товаров

Итак, начнем с ситуации, когда суммы, которые придется уплатить перевозчику, продавец изначально закладывает в стоимость товаров. Какая формулировка при этом может быть в договоре поставки, мы показали ниже. Сначала рассмотрим, как стоимость транспортировки отразит у себя продавец. А потом расскажем, как это повлияет на учет покупателя.

Сразу скажем: вариант, когда расходы на перевозку включают в стоимость отгруженных товаров, является самым простым и выгодным как для продавца, так и для покупателя.

Ваша компания — продавец

Вы оформили транспортную накладную или получили свой экземпляр такого документа от перевозчика. Подскажем, как теперь учесть суммы, уплаченные транспортной компании.

Бухгалтерский учет. Стоимость услуг по перевозке товаров до покупателя отнесите к расходам на продажу. То есть отразите их по дебету счета 44.

Если ваша компания является производственной, то в конце каждого месяца транспортные расходы со счета 44 списывайте на счет 90.

Ваша компания занимается торговлей? Тогда можете списывать расходы на доставку со счета 44полностью в конце месяца или распределять между проданными товарами и остатками на складе.

В любом случае в учете делайте такие проводки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60

— отражены расходы на перевозку;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— отражен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— отражена выручка от реализации, включая транспортные расходы на доставку товаров;

ДЕБЕТ 90 субсчет «Налог на добавленную стоимость» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— начислен НДС со стоимости товаров, включая наценку за до-ставку;

ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость продаж» КРЕДИТ 44

— списаны расходы на доставку товаров покупателю.

Налог на прибыль. Если ваша компания занимается производственной деятельностью, то транспортные расходы отнесите к косвенным материальным расходам на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. А значит, списывайте такие суммы единовременно на ту дату, когда перевозчик оказал услуги (п. 2 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Обучающий курс по теме

О расходах на доставку товаров — в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru.

У торговых компаний расходы на доставку проданных запасов также всегда являются косвенными. Это следует из статьи 320 Налогового кодекса РФ. И значит, стоимость перевозки можно полностью списать в том месяце, когда возникли такие расходы.

Налог на добавленную стоимость. Входной НДС, предъявленный перевозчиком, вы примете к вычету из бюджета на основании транспортной накладной и счета-фактуры. А со всей стоимости проданных товаров, включая наценку по расходам на доставку, начислите НДС.

Ваша компания — покупатель

Теперь представим, что ваша компания выступает в роли покупателя. По сути, вы просто оплатите стоимость товара по договору. Отдельно рассчитываться еще и за доставку вам не придется. А потому и учет будет простым.

Бухгалтерский учет. Стоимость товаров, включая стоимость услуг по доставке, отразите в составе материально-производственных запасов по дебету счета 41 «Товары» (ПБУ 5/01). В расходы стоимость товаров включайте по мере продажи. Причем подтвердить такие расходы вы можете товарной накладной. Продавец ее может составить по унифицированной форме № ТОРГ-12 или в произвольном виде. Главное, чтобы в первичке были все обязательные реквизиты. А вот транспортная накладная для подтверждения расходов вам не понадобится. Ведь их вы отдельно от товаров не оплачиваете.

Налог на прибыль. Торговые компании относят расходы на покупку товаров строго к прямым расходам, которые списывают по мере реализации.

Если вы занимаетесь производственной деятельностью, оказываете услуги или выполняете работы, то расходы на покупку материалов относите к прямым или косвенным расходам — смотря что вы прописали в учетной политике. Причем компании, оказывающие услуги, могут единовременно учитывать все расходы, в том числе прямые — то есть не относить их на незавершенку.

Первичным документом, подтверждающим расходы, будет опять же товарная накладная.

Налог на добавленную стоимость. НДС со стоимости товаров, включая расходы на доставку, примите к вычету. Основание — накладная и счет-фактура, полученные от продавца.

Вариант 2. Покупатель возмещает продавцу стоимость доставки по посредническому договору

Продавцу не всегда удается включить расходы на доставку в стоимость товаров. В таком случае лучше заключить с покупателем посреднический договор. По нему поставщик организует перевозку товаров, выступая от своего имени, но за счет покупателя. Такая схема позволит продавцу перевыставлять документы на транспортные расходы покупателю. Как такое условие можно прописать в договоре поставки, мы показали ниже.

Ваша компания — продавец

Подписав с покупателем посреднический договор о перевозке, ваша компания тем самым переложит на него все расходы по доставке. Вам же ни затраты, ни доходы показывать в этой части не придется. Посмотрим детальнее.

Частая ошибка

Если ваша компания-продавец организует перевозку как посредник, то стоимость доставки не включайте в расходы.

Бухгалтерский учет. Стоимость доставки в расходы не включайте. Но и ту сумму, которую вам возместит покупатель, относить к выручке не требуется. Ведь вы выступаете посредником. А вот посредническое вознаграждение отразите в доходах на основании отчета. Главное не забудьте выписать на его сумму акт.

Проводки будут следующими:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— отражено посредническое вознаграждение;

ДЕБЕТ 90 субсчет «Налог на добавленную стоимость» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— начислен НДС с суммы вознаграждения.

Налог на прибыль. Стоимость доставки в налоговом учете в расходы не включайте. В доходах учтите лишь посредническое вознаграждение. Основание — отчет агента.

Налог на добавленную стоимость. Поскольку ваша компания является посредником, перевыставите покупателю счет-фактуру, который получили от перевозчика. Документ понадобится вашему контрагенту для вычета НДС. Вы же начислите налог лишь с суммы посреднического вознаграждения. На его сумму выставите еще один счет-фактуру.

Ваша компания — покупатель

Вы заключили с поставщиком посреднический договор на организацию перевозки. То есть стоимость перевозки груза вы ему возместите. Особых сложностей с налогами у вас не будет. Главное получить все необходимые документы и проверить, правильно ли они оформлены.

Бухгалтерский учет. Тут у вас возникнет два вида расходов: транспортные затраты и оплата услуг посредника.

Получив на руки транспортную накладную от перевозчика, расходы на доставку купленных товаров включите в стоимость таких запасов. Либо если ваша компания занимается торговлей, то можно учесть стоимость перевозки в составе расходов на продажу по счету 44.

Важная деталь

Чтобы списать посредническое вознаграждение в расходы, не забудьте взять у продавца акт об оказании услуг.

Поставщик же оформит отчет и акт на сумму посреднического вознаграждения. Ее вы также сможете учесть в расходах, включив в стоимость товаров, материалов. Проверьте, чтобы документы содержали все обязательные реквизиты первички (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Налог на прибыль. В налоговом учете, если вы занимаетесь производством, расходы включите в стоимость запасов. Она является прямым или косвенным расходом. А вот если вы занимаетесь торговлей, то включите стоимость доставки в стоимость товаров или учтите как отдельный прямой расход. Такие затраты придется распределить между проданными товарами и остатками на складе (ст. 320 Налогового кодекса РФ). Расходы признавайте на основании той же транспортной накладной.

Компании, которые оказывают услуги или выполняют работы, также включают транспортные расходы в стоимость купленных запасов. То есть действуют точно так же, как и производственные предприятия. В то же время компании, оказывающие услуги, вправе признавать даже прямые расходы единовременно, то есть не относить их на незавершенное производство.

Важная деталь

Торговые компании могут учесть вознаграждение посредника единовременно, в составе косвенных налоговых расходов.

Что касается оплаты услуг посредника, то компании, которые занимаются производством, выполняют работы или оказывают услуги, включают вознаграждение в стоимость материалов. А вот для торговых компаний, если они не включили расход в стоимость товаров, это косвенный расход. Его признают единовременно.

Налог на добавленную стоимость. Продавец, как посредник, перевыставит вам счет-фактуру перевозчика. На основании этого документа вы примете к вычету входной НДС со стоимости перевозки. Не забудьте еще и про второй счет-фактуру — на сумму посреднического вознаграждения.

Вариант 3. Покупатель компенсирует продавцу расходы на доставку без посреднического договора

Иногда бывает и так. Стороны просто включают в договор поставки условие, что продавец организует доставку, а покупатель возмещает расходы сверх цены (см. фрагмент договора ниже). И не задумываются, что без посреднического договора могут возникнуть проблемы с учетом расходов и НДС. Но обо всем по порядку.

Ваша компания — продавец

Раз нет прямого посреднического договора, нет и вознаграждения. А потому не придется отражать дополнительный доход. Но НДС надо начислить в особом порядке. Теперь подробнее.

Бухгалтерский учет. Несмотря на то что оплата транспортных услуг пройдет через вашу компанию, по сути, транзитом, одну и ту же сумму можно отразить в расходах и включить в выручку от реализации. В учете вы сделаете следующие записи:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60

— отражены расходы на доставку;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— отражен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— отражена стоимость доставки по транспортной накладной;

ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость продаж» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— начислен НДС с полученного возмещения;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62

— поступило возмещение расходов от покупателя;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— оплачены услуги перевозчика.

Осторожно!

Если компания не заключила с покупателем посреднический договор, то перевыставить счет-фактуру перевозчика нельзя.

Налог на прибыль. Стоимость доставки проданных товаров в налоговом учете включите в состав расходов, а также выручки от реализации (письмо Минфина России от 10 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/103).

Налог на добавленную стоимость. Если следовать разъяснениям чиновников, то вам надо начислить с полученной от покупателя компенсации НДС по расчетной ставке 18/118 (письмо Минфина России от 15 августа 2012 г. № 03-07-11/300). Для этого выпишите счет-фактуру в одном экземпляре. Перевыставить счет-фактуру перевозчика в адрес покупателя вы не можете, так как не являетесь посредником. А вот принять входной НДС со стоимости доставки к вычету удастся — контролеры не против.

Ваша компания — покупатель

Ситуация, когда вы возмещаете продавцу его расходы на доставку товаров без всякого посреднического договора, пожалуй, самая неблагоприятная для вашей компании. Расскажем почему.

Бухгалтерский учет. Вы не заключали договор с перевозчиком. Однако получите от перевозчика один экземпляр транспортной накладной, так как являетесь грузополучателем. А значит, сможете включить стоимость доставки в расходы.

Налог на прибыль. Суммы, перечисленные продавцу за перевозку сверх цены товара, можно включить в расходы. При условии, что в договоре с продавцом предусмотрена ваша обязанность возмещать ему транспортные расходы.

Налог на добавленную стоимость. Принять НДС к вычету, к сожалению, у вас не получится. Дело в том, что продавец не сможет перевыставить счет-фактуру, выданный перевозчиком. Ведь продавец не является посредником.

На конкретном примере. Проводки и расчеты для ситуации, когда покупатель компенсирует доставку по агентскому договору

С чего начать: Заключите посреднический договор на организацию перевозки товаров.

Что будет самым сложным: Не запутаться при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Условия примера: стороны решили, что продавец заключит договор перевозки с третьей компанией на правах посредника

ООО «Вега» заключило договор поставки с ООО «Радуга». Обе компании занимаются торговой деятельностью. В налоговом учете применяют метод начисления. Согласно условиям договора доставку товаров должен организовать поставщик. При этом он и покупатель заключили посреднический договор, по которому ООО «Вега» организует доставку, выступая агентом от своего имени, но за счет ООО «Радуга». Агентское вознаграждение установили в размере 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.).

Если ваша компания на упрощенке

Упрощенщикам надо сделать в бухгалтерском учете такие же проводки, как в этой статье.

Стоимость транспортировки по договору перевозки составила 118 000 руб., в том числе НДС — 18 000 руб. Бухгалтер ООО «Вега» оформил транспортную накладную в трех экземплярах, а затем передал два из них перевозчику. Сторонняя компания перевезла товары со склада продавца на склад покупателя 4 марта 2013 года. В этот же день, 4 марта, ООО «Вега» оформило отчет посредника. А ООО «Радуга» утвердило этот документ 11 марта. В тот же день — 11 марта — продавец оплатил услуги перевозчика. А 25 марта на счет ООО «Вега» поступили деньги от ООО «Радуга».

Бухгалтер ООО «Вега» отразил в доходах посредническое вознаграждение

Итак, 4 марта ООО «Вега» от перевозчика поступили копия экземпляра транспортной накладной и счет-фактура на стоимость услуг по доставке. Однако продавец, организуя доставку товаров, действовал от своего имени за счет покупателя, то есть в качестве агента. Поэтому стоимость транспортировки бухгалтер ООО «Вега» не стал учитывать в составе расходов — ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Дальше бухгалтер действовал так.

4 марта 2013 года

Бухгалтер ООО «Вега» выписал для покупателя счет-фактуру на стоимость перевозки от своего имени. В документе агент указал данные из счета-фактуры перевозчика. Кроме того, продавец оформил на имя покупателя отчет агента (образец — ниже). Помимо перечисленных документов 4 марта агент выписал акт и отдельный счет-фактуру на сумму посреднического вознаграждения.

Весь набор документов (перевыставленный счет-фактуру, отчет посредника, копию счета-фактуры перевозчика, акт и счет-фактуру на сумму вознаграждения) ООО «Вега» передало в бухгалтерию ООО «Радуга». 4 марта появилась запись:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 60

— 118 000 руб. — отражена стоимость услуг перевозчика.

11 марта 2013 года

Бухгалтер ООО «Вега» отразил в учете такие записи:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— 118 000 руб. — перечислена перевозчику оплата услуг;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— 5900 руб. — отражено агентское вознаграждение;

ДЕБЕТ 90 субсчет «Налог на добавленную стоимость» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— 900 руб. — начислен НДС с суммы вознаграждения агента.

Осторожно!

Агентское вознаграждение обязательно определите по статье 1006 Гражданского кодекса РФ.

При этом вознаграждение в размере 5000 руб. продавец включил 11 марта в доходы от реализации при расчете налога на прибыль (ст. 249 Налогового кодекса РФ). А 25 марта бухгалтер сделал проводку на сумму, полученную от покупателя.

Бухгалтер ООО «Радуга» отразил в расходах стоимость доставки и агентское вознаграждение

Расходы, связанные с доставкой товаров от склада продавца, покупатель может учесть в бухгалтерском и налоговом учете на основании транспортной накладной. В учетной политике ООО «Радуга» предусмотрено, что расходы, связанные с доставкой купленных товаров, бухгалтерия относит на счет 44«Расходы на продажу» (п. 13 ПБУ 5/01). А по перевыставленному посредником счету-фактуре покупатель вправе заявить к вычету НДС со стоимости доставки.

Бухгалтер ООО «Радуга» действовал в следующем порядке.

4 марта 2013 года

Бухгалтер сделал такие записи в учете:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60

— 100 000 руб. (118 000 – 18 000) — отражена стоимость доставки товаров;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— 18 000 руб. — отражен входной НДС со стоимости доставки;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 18 000 руб. — принят к вычету входной НДС.

11 марта 2013 года

Бухгалтер отразил такие проводки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 76

— 5000 руб. (5900 – 900) — учтено посредническое вознаграждение, причитающееся продавцу;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76

— 900 руб. — отражен входной НДС с посреднического вознаграждения;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 900 руб. — принят к вычету входной НДС.

25 марта 2013 года

В этот день бухгалтер отразил в учете оплату услуг перевозчика и посредника:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

—118 000 руб. — перечислена оплата услуг перевозчика;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

—5900 руб. — перечислены деньги посреднику за его услуги.

В конце марта 2013 года

В конце месяца бухгалтерия полностью списывает все расходы, накопленные на счете 44, в дебет счета 90, как это предусмотрено в учетной политике компании. При этом бухгалтер сделал такую запись:

ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость продаж» КРЕДИТ 44

— 105 000 руб. (100 000 + 5000) — списаны в конце месяца транспортные расходы и вознаграждение посредника на себестоимость продаж.

В налоговом учете расходы на транспортировку купленных товаров бухгалтер ООО «Радуга» отнес к прямым расходам. То есть такие затраты продавец будет распределять между проданными товарами и остатками на складе.

А стоимость посреднических услуг, то есть сумму выплаченного вознаграждения, бухгалтер отнес к косвенным расходам (ст. 320 Налогового кодекса РФ). Поэтому 5000 руб. бухгалтер сразу учел при расчете налога на прибыль в марте.

Главное, о чем важно помнить

1. Расходы на перевозку товара подтвердит транспортная накладная по форме, утвержденной в Правительстве РФ.

2. Самый безопасный для продавца и покупателя способ оформить доставку — включить ее стоимость в цену товаров.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий