Аналитика / Налогообложение / Отражение расходов подотчетного лица в книге учета доходов и расходов

Отражение расходов подотчетного лица в книге учета доходов и расходов

Организация применяет УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы». Подотчетному лицу было выдано 500 руб., на которые оно приобрело канцелярские товары на сумму 600 руб. В авансовом отчете был отражен перерасход денежных средств в сумме 100 руб. Как правильно отразить расходы, произведенные подотчетным лицом, в Книге учета доходов и расходов^[1]?
18.04.2012
журнал «Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение»

Налогоплательщики, применяющие УСНО, осуществляют налоговый учет расходов в соответствии со ст. 346.16, 346.17 и 346.24 НК РФ.

Согласно пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, налогоплательщики могут учитывать материальные расходы.

При этом следует иметь в виду, что в соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

В целях гл. 26.2 НК РФ оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика – приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав.

Материальные расходы (в том числе расходы на приобретение сырья и материалов) учитываются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому в графе 5 Книги учета доходов и расходов должны отражаться фактически оплаченные налогоплательщиком расходы на приобретение товарно-материальных ценностей при условии принятия на учет этих ценностей.

В связи с этим при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 17.01.2012 № 03‑11‑11/4.

Напомним, что согласно порядку заполнения Книги учета доходов и расходов в графе 2 указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция. При этом понятие «первичный документ» в налоговом законодательстве отсутствует.

Согласно разъяснениям финансистов первичными документами, на основании которых производятся записи в Книге учета доходов и расходов, являются выписка банка по операциям на расчетном счете налогоплательщика либо расходный кассовый ордер, а также документ, на основании которого списаны денежные средства (Письмо Минфина РФ от 18.01.2010 № 03‑11‑11/03).

Исходя из приведенных норм налогового законодательства в рассматриваемом примере нужно сделать следующие записи в графе 5 Книги учета доходов и расходов:

на дату утверждения авансового отчета – запись об учете в расходах канцелярских товаров на сумму 500 руб. с указанием в качестве первичных документов расходного кассового ордера, по которому была выдана сумма аванса, и авансового отчета;
на дату выдачи перерасхода в сумме 100 руб. – запись об учете в расходах канцелярских товаров на сумму 100 руб. с указанием в качестве первичных документов расходного кассового ордера на сумму 100 руб. и авансового отчета.

[1] Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Форма и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минфина РФ от 31.12.2008 № 154н.