Аналитика / Налогообложение / Сообщение сотруднику ускорит расчеты по НДФЛ с налоговой

Сообщение сотруднику ускорит расчеты по НДФЛ с налоговой

С этого года компании обязаны сообщать налогоплательщикам о каждом факте излишнего удержания НДФЛ*. Можно устно – кодекс не запрещает. Но гораздо безопаснее поставить работника в известность в письменной форме. Она позволит доказать, что компания сделала все в срок и по закону. А значит, претензий не будет ни у сотрудников, ни у инспекторов
21.04.2011
«УНП»
Автор: Наталья Бовша, эксперт «УНП»

Установленной письменной формы сообщения нет, и компания вправе разработать свой бланк. В нем стоит прописать факт излишнего удержания НДФЛ и дату, когда компания его выявила. Ведь сообщить сотруднику об ошибке надо в течение 10 рабочих дней с момента обнаружения. Также надо привести сумму налога и причину ошибки. В конце стоит сообщить, что сотрудник вправе подать заявление на возврат через компанию.

В статье 231 НК РФ ничего не говорится о том, как зафиксировать факт обнаружения излишне удержанного НДФЛ. Мы считаем, что это может быть письменная объяснительная главного бухгалтера или бухгалтерская справка.

Направить сообщение можно по почте или отдать лично в руки. При передаче из рук в руки стоит оформить сообщение в двух экземплярах. Один выдать «физику» под роспись, а второй оставить в компании.

Кстати, в кодексе штрафа за несообщение о неудержанном НДФЛ нет. Но если компания обратится в налоговую за возвратом переплаты, инспекторы могут потребовать доказать, что сотрудник в курсе излишнего удержания. Ведь налог предназначается именно ему.

Пункт 1 статьи 231 НК РФ.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ОГРН 1045012461022 ИНН 7701025478 КПП 770101001
127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25 Петрову Ивану Сергеевичу,
ИНН 770123487510
г. Москва, ул. Отрадная, д. 5, кв. 18 Исх. № 81 от 20.04.11 СООБЩЕНИЕ
о факте излишнего удержания налога на доходы физических лиц Сообщаем, что ООО «Компания» 15 апреля 2011 года обнаружила факт излишнего удержания НДФЛ с ваших доходов за январь–март 2011 года. Вами подано заявление на предоставление имущественного налогового вычета с 1 января 2011 года. Однако вычет за этот период вам не был предоставлен по причине сбоя в работе программы. Сумма излишне удержанного налога составила 5000 руб.

В соответствии с пунктом 1 статьи 231 НК РФ вы вправе обратиться в ООО «Компания» с письменным заявлением о возврате на ваш счет в банке излишне удержанного налога в сумме 5000 руб.

Генеральный директор Астахов (И. И. Астахов)

Главный бухгалтер Куркова (В. И. Куркова)

М.П.