03.10.2013   Электронная отчетность – вопросы и ответы

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Налоговую отчетность только в электронном виде обязаны представлять те организации, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел. Данная норма предусмотрена в п. 3 ст. 80 НК РФ. Также в электронном виде обязаны отчитываться налогоплательщики, отнесенные в соответствии со ст. 83 НК РФ к категории крупнейших.
Кроме того, декларации по НДС только в электронном виде с 1 января 2014 года придется представлять налогоплательщикам, налоговым агентам, а также лицам, перечисленным в п. 5 ст. 173 НК РФ. К последним относятся лица, не являющиеся налогоплательщиками или освобожденные от уплаты НДС, а также налогоплательщики при осуществлении необлагаемой реализации – в случае выставления ими счетов-фактур с выделением НДС. Такие изменения внесены ст. 12 Федерального закона от 28.06.2013 г. № 134-ФЗ.
Отчетность в ПФР по персонифицированному учету и РСВ-1, а также отчетность в ФСС по форме 4-ФСС в электронном виде обязаны сдавать организации-работодатели, численность работников которых превышает 50 человек (см. Информационное сообщение ПФ РФ от 21.03.2011 г.), на основании п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ и п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Прежде всего, любую отчетность, в том числе в электронном виде, рекомендуется готовить и представлять заблаговременно, а не в последний день срока подачи.

Во-вторых, полезно иметь второй компьютер, на котором установлена программа отправки отчетности. Для некоторых программ отправки отчетности их переустановка занимает немало времени.

В-третьих, целесообразно не просто хранить готовые или находящиеся в работе отчеты в программе (бухгалтерской программе или программе подготовки отчетности), но и иметь архивную копию отчетов либо в виде базы данных, либо в виде выгруженных из программы файлов на жестком диске и/или флеш-накопителе. Тогда в случае «отключения света», выхода из строя компьютера или иных форс-мажорных обстоятельств технического характера сохраненную копию можно перенести на другой работающий компьютер и отправить отчетность вовремя. Помимо этого, с архивом электронных документов в виде xml-файлов и их электронных подписей в ряде случаев удобнее работать: просматривать, подписывать, предъявлять в случае проверки.

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Даже если начислений не было, но в штате числится хотя бы один сотрудник, то по нему необходимо подавать сведения персонифицированного учета, а именно, формы СЗВ-6-4, АДВ-6-5 и АДВ-6-2. В СЗВ-6-4 необходимо указать сведения о стаже работы (указать период) и, в случае нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы, указать код АДМИНИСТР. Таким образом, вы можете сдать «нулевую» РСВ-1 вместо со сведениями персонифицированного учета в электронном виде по ТКС.

Если же в организации нет работников (например, только учредитель), то сдать «нулевую» РСВ-1 в электронном виде также можно. Для этого необходимо, чтобы не была заполнена строка 114 формы. В программе CheckXml-Ufa такая «нулевая» РСВ-1 проверку успешно проходит, и сведения персонифицированного учета не требуются.

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Организации, численность сотрудников которых составляет 50 человек или меньше, могут представлять отчетность в ПФР по форме РСВ-1 как на бумаге, так и в электронном виде (см. п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах»).
То же правило действует и для представления в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета. Согласно п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете» в электронной форме страхователь может подавать сведения менее чем на 50 работающих у него застрахованных физических лиц, включая тех, кто работает по гражданско-правовому договору.
Сам ПФР рекомендует сдавать отчетность в электронном виде тем страхователям, для которых это не обязательно (см. Информационное сообщение ПФ РФ от 21.03.2011 г., Информацию ПФ РФ от 01.07.2011, Информацию ПФ РФ от 02.04.2012 г.).

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Да, налогоплательщики имеют право вносить в счета-фактуры дополнительные реквизиты, и это не будет основанием для отказа в получении вычета по НДС (см. письмо ФНС от 26.01.2012 г. № ЕД-4-3/1193, письмо Минфина России от 21.06.2012 г. № 03-07-15/66). Минфин в приведенном письме прямо говорит о том, что в счете-фактуре возможно указание сведений об агентском договоре, так как налоговым законодательством внесение дополнительной информации в счета-фактуры не запрещено.
Форматом электронного счета-фактуры предусмотрена возможность внесения необходимой дополнительной информации. Для этого предназначены тэги «Информационное поле документа» и «Информационное поле строки», куда можно вносить любой текст объемом до 2000 знаков.

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Действующее законодательство предписывает хранить на бумаге бухгалтерскую отчетность. В соответствии с частью 8 статьи 13 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. Расшифровка этой формулировки содержится в Информации Минфина России № ПЗ-10/2012. Минфин указывает, что «в делах экономического субъекта должен храниться экземпляр бухгалтерской (финансовой) отчетности, подписанный руководителем экономического субъекта; причем подпись руководителя экономического субъекта должна содержать дату подписания этого экземпляра».
В отношении других видов отчетности – в ФНС, в социальные внебюджетные фонды и пр. – подобных законодательных требований нет. Поэтому необходимости распечатывать и подписывать у руководителя для хранения в бумажном виде все остальные электронные документы, кроме бухгалтерской отчетности, нет. Их можно выгружать из программ и хранить в виде файлов в папке на электронном носителе, для удобства ведения архива и обеспечения сохранности документов. Для целей работы с такими файлами и их электронными подписями компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» предлагает файловый менеджер «Баланс-2: Просмотр электронных документов». При необходимости указанная программа распечатает документ на бумаге с пометкой, что он является копией электронного документа.

Компания Первый БИТ – Проектный офис Савеловский, Руководитель отдела Информационно-Технологического Сопровождения

Электронная отчетность, подписанная ЭЦП, имеет юридическую силу, вы можете хранить электронные отчеты без дублирования их на бумажном носителе.

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Согласно абз. 2 п. 2 ст. 105.16 НК РФ уведомления о контролируемых сделках можно представлять в налоговый орган как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Выбор формы представления осуществляется самим налогоплательщиком.

В соответствии с п. 1.3. Порядка заполнения уведомления (приложение № 3 к приказу ФНС от 27.07.2012 г. № ММВ-7-13/524@), при подаче в бумажном виде должна использоваться утвержденная машинно-ориентированная форма. Уведомление, подаваемое в электронном виде, должно соответствовать требованиям утвержденного формата. Подготовить этот документ и сформировать xml-файл для отправки в формате ФНС можно средствами программы «Баланс-2W», а также с применением других программных решений компании «ОВИОНТ ИНФОРМ».

Для уведомления о контролируемых сделках не предусмотрено правил, аналогичных тем, что установлены для налоговых деклараций (расчетов) в п. 3 ст. 80 НК РФ. То есть, независимо от численности работников и того, является ли налогоплательщик крупнейшим, он сам принимает решение, в какой форме будет подавать уведомление.

Компания Первый БИТ – Проектный офис Савеловский, Руководитель отдела Информационно-Технологического Сопровождения

Обязательств сдачи уведомления о контролируемых сделках в электронной форме по каким либо критериям нет, вы можете сдать уведомление, как на бумажном носителе, так и в электронной форме.  
Подробнее можете узнать в  приказе Федеральной налоговой службы № ММВ-7-13/524@ от 27.07.2012 г. «Об утверждении формы уведомления о контролируемых сделках, порядка ее заполнения, а также формата представления уведомления о контролируемых сделках в электронной форме и порядка представления налогоплательщиком уведомления о контролируемых сделках в электронной форме».

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Нет, дублировать документ не нужно. Разъяснение по этому вопросу налоговая служба дает в письме от 17.06.2013 г. № ЕД-4-3/10769. Наличие соглашения об обмене счетами-фактурами в электронном виде не препятствует их составлению и выставлению на бумаге. При этом повторное выставление ранее выставленного на бумаге счета-фактуры не производится.

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Согласно изменениям, внесенным ст. 12 Федерального закона от 28.06.2013 г. № 134-ФЗ в п. 5 ст. 174 НК РФ, с 1 января 2014 года установлена обязанность по подаче только в электронном виде «соответствующей налоговой декларации», то есть декларации по НДС.

Компания Первый БИТ – Проектный офис Савеловский, Руководитель отдела Информационно-Технологического Сопровождения

Если не было оборотов, и движения по расчетному счету, то организация имеет возможность сдать вместо нулевой декларации по НДС и остальным налогам,  единую (упрощенную) декларацию, где  будет включена декларация по  НДС. Такую декларацию можно подавать на бумаге.

Если организация подает именно декларацию по НДС (нулевую), то ее с 2014 года нужно будет сдавать только в электронном виде.

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Если налогоплательщик не получает от налогового органа  квитанцию о приеме налоговой отчетности в электронном виде или извещение о ее получении в ИФНС, то рекомендуем обращаться за помощью и разъяснением возникших проблем к представителям сервисного центра своего спецоператора. С какого момента нужно начинать беспокоиться? Мы считаем, что этот срок составляет, примерно, сутки после отправки отчетности. Хотя обычно указанные документы поступают налогоплательщику в течение нескольких часов после отправки.

Компания Первый БИТ – Проектный офис Савеловский, Руководитель отдела Информационно-Технологического Сопровождения

Основание – приказ  ФНС России от 10.12.2002 г. № БГ-3-32/705 п. 6.7.6. Если налогоплательщик не получил от налогового органа в установленное время квитанцию о приеме налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) в электронном виде и/или протокол входного контроля, он заявляет налоговому органу и/или Оператору о данном факте и при необходимости повторяет процедуру сдачи налоговой декларации (бухгалтерской отчетности).

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Сотрудники банка для получения кредита обычно требуют представить бухгалтерскую отчетность, сданную в ИФНС. В некоторых случая кредитная организация может попросить представить и налоговую отчетность, сданную в налоговый орган. Такая отчетность с отметкой о ее сдаче в налоговую в электронном или бумажном виде у вас должна быть. Ее вы и представляете в том же виде кредитной организации. То есть, если отчетность сдавалась вами по ТКС, то Вы должны представить в кредитную организацию набор файлов в соответствии с «Требованиями к составу электронных документов, заверенных ЭЦП налогового органа, представляемых налогоплательщиком по месту требования». Как сформировать набор таких файлов в программах различных спецоператоров, можно узнать из нашей инструкции «Как сформировать заемщику комплект электронных документов для отправки в кредитный отдел банка». Заметим, что начиная с 2013 года, в налоговый орган сдается только годовая бухгалтерская отчетность, а кредитные организации в соответствии с требованиями своего регулятора обычно требуют все равно представлять промежуточную бухгалтерскую отчетность. Заверять такую промежуточную бухгалтерскую отчетность налоговые органы не уполномочены. Поэтому промежуточную бухгалтерскую отчетность кредитные учреждения принимают с подписью только налогоплательщика-заемщика в бумажном или электронном виде.

Компания Первый БИТ – Проектный офис Савеловский, Руководитель отдела Информационно-Технологического Сопровождения

Организации, желающие получить кредит, или уже получившие по условиям банка предоставляют ему бухгалтерскую отчетность.  Это необходимо банку, чтобы иметь представление о финансовом состоянии клиента.

Если вам неудобно, каждый раз заверять отчетность в ИФНС, уточните  у банка, есть ли у них возможность получать с помощью ТКС из налоговых органов вашу отчетность.

ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ», Руководитель отдела рекламы и маркетинга

Буквальное прочтение Федерального закона от 28.06.2013 г. № 134-ФЗ позволяет заключить, что декларации по НДС, сданные 1 января 2014 года или позже, подаются только в электронном виде. ФНС в Информации, опубликованной на ее сайте, также отмечает, что «с 1 января 2014 года все плательщики НДС (в том числе являющиеся налоговыми агентами) обязаны представлять декларации по данному налогу только в электронной форме по телекоммуникационным каналам…».
В настоящее время официальных разъяснений от контролирующих органов по вопросу, обязательно ли представление декларации за 4 квартал 2013 года только в электронном виде или эта обязанность возникнет, начиная с отчетности за 1 квартал 2014 года, нет. На наш взгляд, налогоплательщикам следует готовиться  к тому, что с 1 января будут приниматься только электронные декларации, параллельно ожидая появления разъяснений по данному вопросу.

Компания Первый БИТ – Проектный офис Савеловский, Руководитель отдела Информационно-Технологического Сопровождения

По законодательству вы должны сдать за 4 квартал 2013 года декларацию в электронной форме.
На минувшей неделе налоговая служба сформировала свое окончательное мнение. К 20 января компании сдают отчет, в котором отражаются отгрузки четвертого квартала 2013 года, а в этом периоде поправки еще не действуют. Поэтому электронная отчетность по НДС становится обязательной с декларации за первый квартал 2014 года. Иной порядок ухудшал бы положение налогоплательщиков, отмечают в ФНС России. Сейчас специалисты ведомства готовят официальные разъяснения, которые доведут до всех региональных управлений и местных инспекций.
Поэтому, рекомендуем вам написать официальное письмо в ФНС и способе сдачи за 4 квартал 2013 года декларации по НДС.
Если этого не делать, то лучше застраховаться и сдать отчетность  в электронной форме.