Расходы на командировки

     Практически каждая организация направляет своих сотрудников в служебные поездки – командировки. Расходы на которые при отсутствии унифицированных форм Т-10а и формы N 3-г признаются экономически обоснованными, поскольку гл. 25 НК РФ не предусматривает обязательного наличия этих документов. Основание для такого вывода – это  постановление ФАС Поволжского округа от 16.10.2008 г. № А55-1720/2008.

     Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

     Какими документами может быть подтверждено направление работника в командировку?  По усмотрению руководителя компании направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом.

     Вместе с тем командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

     Таким образом, оформление командировочного удостоверения при направлении работников в командировку продолжительностью свыше 1 дня на территории Российской Федерации соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения.

     Обратимся к письму Минфина России от 24.10.2006 г. № 03-03-04/2/226, в котором он разъяснил, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются:

– во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки;

– во-вторых, документами, на основании которых определяется ее продолжительность.

Таким образом, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. Поэтому фирма может в локальном приказе установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Но все-таки не стоит отказываться от оформления командировочного удостоверения.

В письме от 23.05.2007 г. № 03-03-06/2/89 Минфин России разъяснил, что, принимая во внимание проставление отметок в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии в место назначения, командировочные расходы, учитываемые в целях налогообложения, должны быть в обязательном порядке подтверждены командировочным удостоверением, оформленным с учетом положений Инструкции № 62 (см. письмо Минфина России от 12.05.2008 г. № 03-03-06/2/47).

Лучше всего оформлять следующие документы:

– приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (типовые формы № Т-9, Т-9а);

– командировочное удостоверение с отметками о выбытии/прибытии во все пункты (типовая форма № Т-10),  оно может не составляться, если командировка на один день;

– служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (типовая форма № Т-10а).

     Что входит в затраты на командировки?

– проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные или полевое довольствие;

– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.