Как правильно вести книгу покупок

Форма книги покупок утверждена Постановлением Правительства России от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. от 26.05.2009 г.).

Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению). При необходимости внесения изменений в книгу покупок запись об аннулировании счета-фактуры производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. Дополнительные листы книги покупок являются ее обязательной частью.

Регистрируются счета-фактуры от продавцов в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты.

Если организация или предприниматель ведут несколько видов деятельности, один из которых не облагается НДС, то в таком случае они обязаны вести раздельный учет поступивших товаров (материалов, услуг). А в книге покупок в такой ситуации регистрация счета-фактуры производится только на ту сумму, на которую налогоплательщик получает право на вычет.

При ввозе товаров на таможенную территорию России в книге покупок регистрируются таможенная декларация на ввозимые товары и платежные документы, подтверждающие фактическую уплату таможенному органу налога на добавленную стоимость.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период командировки сотрудника, а также услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, в книге покупок регистрируются бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

В книге покупок не регистрируются счета-фактуры, полученные:

– при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), включая основные средства и нематериальные активы;

– участником биржи при осуществлении операций купли-продажи иностранной валюты, ценных бумаг;

– комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по переданным для реализации товарам (работам, услугам), имущественным правам, а также по полученной сумме оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

– комиссионером (агентом) от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав, выписанные на имя комиссионера (агента) по товарам (работам, услугам), имущественным правам, на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

– на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав при безденежных формах расчетов;

– на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, приобретаемых исключительно для осуществления операций, указанных в п. 2 и 5 ст. 170 НК РФ;

– на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, составленные и (или) полученные после получения (составления) счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.

Те счета-фактуры, которые не соответствуют установленным нормам их заполнения, не могут регистрироваться в книге покупок.

Можно регистрировать счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения.

Книга покупок по окончании налогового периода прошнуровывается, а ее страницы должны быть пронумерованы и скреплены печатью. Хранится книга покупок у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи.