Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Компания забронировала сотруднику в командировке отель через турфирму: как принять расходы к учету?

Компания забронировала сотруднику в командировке отель через турфирму: как принять расходы к учету?

НК РФ не содержит четкий перечень документов, подтверждающих тот или иной вид затрат, в том числе командировочных.

16.11.2021
Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

Организация забронировала для командированного сотрудника отель через турфирму, которая предоставила в качестве документов по проживанию: - подтверждение о бронировании (где обозначено название отеля, указание типа номера и вида обслуживания, но отдельно стоимость проживания не выделена); - счет, акт выполненных работ со стоимостью проживания в отеле. Командировка состоялась и носила производственный характер. У турфирмы были запрошены документы от конечного исполнителя, подтверждающий проживание (счет гостиницы, другой платежный документ с выделенной стоимостью услуг за проживание, питание в отеле и др.). Посредник отказывает в их предоставлении, считая, что достаточно выставленных им накладной, акта на оказание услуг и документа о подтверждении бронирования. Вправе ли организация признать расходы по налогу на прибыль, не признавать при налогообложении НДФЛ и обложении страховыми взносами стоимость найма жилого помещения на основании представленных посредником документов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Если бронирование гостиницы осуществляет третье лицо (посредник), то только это обстоятельство не исключает произведенные расходы из признаваемых в целях налогообложения прибыли и не обязывает включать их в облагаемый НДФЛ доход и базу для исчисления страховых взносов по командированному сотруднику. Для корректного учета в целях налогообложения и исчисления страховых взносов документальным подтверждением бронирования и проживания в отеле сотрудника является пакет документов, включая счет посредника и платежные поручения на оплату оказанных им услуг. В то же время сведения о фактическом проживании потребителя и стоимости временного проживания и иных сопутствующих услуг, предоставленные гостиницей, снизят риск налогового спора.

Обоснование вывода:

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Организация может признать в качестве командировочных расходов, в частности, плату за наем жилого помещения (оплату проживания в гостинице или в другом жилом помещении), но при условии соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. А именно, такие расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. Организация должна подтверждать командировочные расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Минфин России пояснил, что затраты на командировки могут быть обоснованы любыми документами, подтверждающими факт произведенных расходов (смотрите письмо от 17.01.2019 N 03-03-07/1837). Кроме того, расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (смотрите письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901, а также письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873).

НК РФ не содержит четкий перечень документов, подтверждающих тот или иной вид затрат, в том числе командировочных. Таким документом может быть не только подписанный сторонами акт об оказании услуг или товарная накладная, но и любые иные документы, соответствующие законодательно установленным критериям. Возможность учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет (постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.01.2014 N 11АП-21855/13, Московского округа от 02.04.2010 N КА-А40/2846-10 по делу N А40-48569/08-14-170). По сути, в качестве документального подтверждения затрат могут выступать любые документы, из которых следует, что в период "производственной" командировки сотрудник действительно проживал в гостинице (или ином жилом помещении), и данное проживание было оплачено.

Фактически произведенные расходы по бронированию и найму жилого помещения при представлении документов в полной сумме:

- не подлежат обложению НДФЛ (двенадцатый абзац п. 1 ст. 217 НК РФ);

- не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное страхование (п. 2 ст. 422 НК РФ);

- не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

На территории РФ гостиничные услуги оказываются в соответствии с договором об оказании гостиничных услуг, заключаемым в письменной форме (п. 12 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, далее - Правила). Договор, заключаемый с потребителем или с заказчиком - физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, является публичным договором и должен в том числе содержать сведения о категории номера, цене номера (места в номере), количестве номеров (мест в номере) (п. 13 Правил). На наш взгляд, с учетом данных в п. 2 Правил определений "заказчик" и "потребитель" указанное требование не распространяется на рассматриваемый случай.

Письменная форма договора считается соблюденной в случае составления одного документа (в том числе электронного), подписанного 2 сторонами, или подтверждения исполнителем заявки, направленной заказчиком (потребителем) исполнителю, а также в случае совершения заказчиком (потребителем) действий, направленных на получение услуг (в том числе уплата заказчиком (потребителем) соответствующей суммы исполнителю) (п. 14 Правил). Исполнитель при наличии в указанные в заявке даты свободных номеров (мест в номере), соответствующих заявке заказчика (потребителя), направляет заказчику (потребителю) уведомление, содержащее сведения о наименовании (фирменном наименовании) исполнителя, заказчике (потребителе), категории заказанного номера и цене номера (места в номере), сроках проживания в гостинице, об условиях бронирования, а также иные сведения, определяемые исполнителем. Об этом сказано в п. 15 Правил. В этом случае договор считается заключенным с момента получения заказчиком (потребителем) подтверждения бронирования. И оно, как мы поняли, предоставлено с указанием фамилий потребителей (командированных сотрудников организации).

При этом организации акт на услуги проживания в гостинице выставляет турфирма, но сама она эти услуги не оказывает, т.е. контрагент выступает в роли посредника по продаже услуг проживания в гостинице.

В соответствии с п. 1 ст. 1005 ГК РФ по агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала. По сделке, совершенной агентом с третьим лицом от своего имени и за счет принципала, приобретает права и становится обязанным агент, хотя бы принципал и был назван в сделке или вступил с третьим лицом в непосредственные отношения по исполнению сделки.

Поскольку в рассматриваемой ситуации документы на услуги проживания в гостинице оформлены от имени турфирмы, то можно сделать вывод, что посредник действует от своего имени. Соответственно, к такому договору применяются правила, предусмотренные главой 51 ГК РФ (договор комиссии).

При реализации товаров (работ, услуг) комиссионером документы на имя покупателя оформляются от имени комиссионера (п. 1 ст. 990 ГК РФ). Тем самым на основании выставленного им акта оказанных услуг организация может учесть расходы на проживание в гостинице командированных сотрудников при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

При этом, с позиции чиновников, в счетах турфирм подлежит расшифровке стоимость каждой оказанной услуги (письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47

Оплата питания не является возмещением командировочных расходов по найму жилого помещения, считают в Минфине России. Поэтому суммы возмещения работнику стоимости питания, выделенные отдельной строкой в счете, облагается НДФЛ в общем порядке (письмо Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263). Если же стоимость питания (завтраков) в счете не выделена, но указанная услуга входит в стоимость проживания (как в данном случае), всю стоимость проживания можно включить в состав расходов. Минздравсоцразвития в письме от 05.08.2010 N 2519-19 также разъяснил, что на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (подтверждаемую данными прайс-листа гостиницы), страховые взносы не начисляются.

Что касается "бронирования", то согласно данному в п. 2 Правил определению это - закрепление за потребителем номера (места в номере) в гостинице на условиях, определенных заявкой заказчика или потребителя и подтверждением этой заявки со стороны исполнителя. Правила предусматривают взимание платы за простой номера (по гарантированному бронированию).

В данном случае в документах посредника отдельно стоимость бронирования гостиницы не выделена (в отличие, например, от оказанных других услуг по приобретению авиабилетов), но в подтверждении бронирования указаны штрафные санкции для несвоевременной отмены или незаезда.

Нам встретилась точка зрения о том, что бронирование гостиничного номера следует рассматривать в качестве дополнительной услуги, оказываемой гостиницей или отелем (смотрите, например, письмо Минфина России от 10.03.2011 N 03-03-06/1/131, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15). На наш взгляд, такое отнесение прямо не следует из формулировок актуальных Правил (их пп. 4, 23, 24). Считаем: если бронирование гостиницы осуществляет третье лицо (посредник), это обстоятельство само по себе не делает расходы необоснованными (смотрите постановление Шестнадцатого ААС от 28.01.2021 N 16АП-31/19), а сама сделка вписывается в общие антиуклонительные требования ст. 54.1 НК РФ.

Но с учетом встреченной судебной практики нельзя полностью исключить риск налогового спора, поскольку контролер может предположить, что документы подтверждают не расходы на наем жилья, а определяют величину штрафных санкций отеля. Поэтому не считаем излишним получение непосредственно от него сведений о проживании/ сроках проживания сотрудников (и по возможности стоимость временного проживания и иных сопутствующих услуг) (смотрите постановление АС Уральского округа от 21.01.2021 N Ф09-8575/20 по делу N А60-566/2020 (в пересмотре которого было отказано Определением ВС РФ от 04.05.2021 N 309-ЭС21-5515 по делу N А60-566/2020), а также материал: "Подводные камни учета расходов по найму жилья для командированных сотрудников (Р. Лахман, Д. Околелов, журнал "Российский налоговый курьер", N 11, июнь 2015 г.).

 

 

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться