Аналитика / Налогообложение / Новый порядок заверения копий документов вступит в силу с 1 июля 2018 года

Новый порядок заверения копий документов вступит в силу с 1 июля 2018 года

Вводится в действие новый национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016
26.06.2018
Российский налоговый портал

Дата введения в действие Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 перенесена на 1 июля 2018 года. Что нового вводится и на кого распространяется новый ГОСТ? Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на следующие организационно-распорядительные документы:

– уставы,

– положения,

– правила,

– инструкции,

– регламенты,

– постановления,

– распоряжения,

– приказы,

– решения,

– протоколы,

– договоры,

– акты,

– письма,

– справки и др.

Новый стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

В частности, теперь необходимо по новому заверять копии трудовых книжек. Согласно пункту 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Стоит отметить о новом правиле подписи документов за руководителя. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

А как правильно нумеровать документы?

На основании пункта 5.11 ГОСТА, регистрационный номер документа – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Как правильно нумеровать страницы документа?

На основании пункта 3.2 ГОСТА, при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.