Корпоративная карта

Хорошим решением в такой ситуации будет корпоративная карта. Работник, на имя которого будет выпущена персональная карта, сможет расплатиться ею или снять наличные для покупки со счета компании.

Преимущества корпоративной карты:

• минимум документации;
• экономия времени;
• не нужно укладываться в лимит наличных расчетов;
• смс-информирование.

Как оформить корпоративную карту

Чтобы оформить корпоративную карту надо направить заявление в обслуживающий банк. Некоторые банки предоставляют возможность обратиться к ним дистанционно. В заявлении нужно указать тип карты, валюту, список работников, на чье имя будут выпущены карты, паспортные данные работников.

Обычно открывают специальный карточный счет (бизнес-счет), но можно использовать и рабочий расчетный, установив лимит расходования средств по карте. Уведомлять контролирующие органы (ФНС, фонды) об открытии нового счета не нужно.

В случае принятия положительного решения банк изготовит и передаст для работников пластиковые карты и ПИН-конверты. Стоимость выпуска карт, тарифы на обслуживание, комиссии и прочие условия будут указаны в договоре на открытие и обслуживание корпоративных карт. Банк ежемесячно будет формировать отчеты по картам, а кроме того, движение по спецсчету компания сможет контролировать по выпискам.

Для активации карт потребуется перевести с расчетного счета на бизнес-счет необходимую сумму средств. Пока деньги лежат на спецсчете, подотчетными они не являются. При расчете картой или снятии наличных произойдет списание денег со спецсчета. С этого момента деньги выданы подотчет, и у работника возникает обязанность отчитаться по расходам в установленный компанией срок.

Некоторые банки предлагают организациям такой банковский продукт, как корпоративная кредитная карта. Активируя ее, работник будет тратить средства не работодателя, а банка в пределах кредитного лимита. Компания же позднее погасит долг перед банком с процентами.

Как работать с корпоративной картой

Чтобы сотрудники четко представляли себе, как работать с картами, в организации должен быть регламентирующий акт – приказ руководителя или положение о корпоративных картах. В акте нужно закрепить следующие моменты:

1. Порядок выдачи

Так как карты изготавливаются именными, их можно выдать сразу на все время работы в организации. Или выдавать каждый раз, когда появится нужда, к примеру, командировка. В обоих случаях потребуется завести книгу для фиксации фактов выдачи и возврата карт. В книге лучше предусмотреть поля для:

• номера карты;
• ФИО владельца;
• даты выдачи и даты возврата;
• подписей в получении и по возврату;
• подписи ответственного лица.

2. Обязанности Держателя

Держатель обязан:

• беречь карту от повреждений;
• не передавать карту другим лицам;
• никому не сообщать ПИН-код;
• без промедления сообщить банку об утере или выявленных фактах несанкционированных операций с картой;
• тратить деньги на строго указанные работодателем цели;
• в установленные сроки представить авансовый отчет.

3. Расходование денег с корпоративной карты

В этом пункте определите виды расходов и предельный размер для совершения операций. Обычно бизнес-картами оплачивают хозяйственные, представительские расходы. Вдобавок их удобно брать в командировки.

4. Порядок отчета

Здесь указывают сроки для подотчета и представления авансовых отчетов.

Срок подотчета – это длительность командировки или срок, в течение которого работник должен совершить покупку (оплатить работы, услуги) для компании. При «наличном» подотчете срок пишет руководитель на каждом заявлении на выдачу денег. В нашем случае для покупок придется указать какие-то средние цифры, учитывая особенности хозяйственной жизни организации.

Сроки представления авансовых отчетов для безнала не установлены, но их можно сделать общими, как для наличных расчетов, так и для расчетов пластиком – три рабочих дня, после того, как закончился срок подотчета или завершилась командировка.

Отдельная тема – оправдательные документы. Ее можно выделить в отдельный пункт, если в компании нет регламента по работе с подотчетными лицами. Ведь если первичка не внушает доверия, организации трудно будет отстоять расходы по прибыли или упрощенному налогу. Поэтому лучше подробно прописать состав оправдательных документов для каждого вида расходов.

5. Ответственность Держателя

Данный пункт можно изложить в следующей редакции:

«Работник, на которого оформлена корпоративная карта, несет материальную ответственность за нецелевое использование денег организации, и обязан возмещать причиненный организации ущерб.

При полном или частичном отсутствии подтверждающей первички, работник обязан донести оправдательные документы. В противном случае авансовый отчет не утверждается, а недостающая сумма подлежит удержанию из доходов работника. Кроме того, работник должен знать, что если первичка будет оформлена на него, а не на компанию, у работника появится облагаемый НДФЛ доход.

Многократные несогласованные с работодателем операции по снятию и возврату соразмерных сумм указывают на использование корпоративной карты в личных целях и приравниваются к краткосрочным процентным займам с вытекающими последствиями».

Отражение операций с корпоративными картами в бухгалтерском учете

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий