Организация офисного архива

Если ваш бизнес предполагает хранение большого количества документов в течение длительного периода времени, имеет смысл организации архивной зоны. Для хранения документации можно использовать отдельные помещения, либо реорганизовать под эти цели одно из офисных помещений. Но прежде чем организовать собственный архив, необходимо принять во внимание ряд важных факторов. 

1. Защита

Какой тип и уровень защиты требуется вашим документам? Так, простые архивные металлические шкафы подойдут для надлежащего хранения больших объемов офисной документации. Такие шкафы могут запираться на простые замки, а могут иметь открытую конструкцию с полками для быстрого доступа. Чаще всего, архивные зоны оборудуют именно такими шкафами. 

Для надёжной защиты от пожара, используют специализированные огнестойкие сейфовые шкафы. Такие изделия проходят обязательные сертификационные испытания на огнестойкость.

2. Климат-контроль

Разные типы документов, а также фото- или видеопленки могут быть чувствительны к изменениям температуры и влажности. Поэтому, в архивах, как и в галереях, требуется контроль климата.

3. Удобство/неудобство

Как часто вы и ваши сотрудники пользуетесь архивом? Если все документы будут находиться в удаленном от офиса месте, насколько это будет удобно для персонала. Еще один вопрос комфорта касается ящиков, с которыми приходится работать. Архивные документы должны быть не только правильно разложены, внесены в каталог и подписаны, но и помещены в подходящие системы хранения. Некоторые папки имеет смысл хранить в шкафах с распашными дверьми, другие для удобства лучше ставить на открытые полки.

Кроме того, если в помещении мало места, то не помешает задуматься о металлических архивных шкафах с раздвижными дверками.

4. Контроль доступа

Насколько важно ограничение доступа и мониторинг происходящего в архиве? В зависимости от этого, вам нужно будет организовать либо зону с охранником или менеджером, ответственным за выдачу архивных бумаг; либо установить кодовый электронных замок с учетом каждого входящего; либо поместить видеокамеры; либо выбрать любой другой способ контроля за архивом.

5. Цена

Отдельные помещения - это дополнительная аренда. Поэтому если вы ограничены в средствах, все предыдущие пункты стоит обдумывать с особым внимание к деталям. Именно они могут сократить расходы на содержание архива.

Так, аренда маленького помещения стоит меньше, но для него, вероятнее всего, придется купить либо открытые металлические стеллажи, либо шкафы с раздвижными дверьми, дабы поместились все документы, но доступ к ним не пострадал. Дешевле может стоить  удаленное помещение, но каждая поездка сотрудника в архив, вероятнее всего, будет лишать вас нескольких часов его продуктивной работы в офисе, что часто оказывается накладно для фирмы.

Информация представлена компанией ООО "СТИЛСЕЙФ", http://steeloff.ru