Аналитика / Налогообложение / Решения для трех нестандартных ситуаций по заполнению справки 2-НДФЛ
Решения для трех нестандартных ситуаций по заполнению справки 2-НДФЛ
Работник принес заявление с просьбой выдать справку по форме 2-НДФЛ. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно ее заполнить? Ответ читайте в статье наших коллег из журнала «Зарплата». Материал подготовлен при участии В.М. Акимовой, государственного советника налоговой службы III ранга
21.05.2013«Главбух»Работодатели — налоговые агенты оформляют справки по форме 2-НДФЛ для представления в налоговые органы (п. 5 cт. 226 и п. 2 cт. 230 НК РФ) или для выдачи физическому лицу по его заявлению (п. 3 cт. 230 НК РФ).
Налоговый агент не вправе отказать физическому лицу, получившему от него доходы, в выдаче справки. Однако ни ответственность за отказ в выдаче справки, ни конкретные сроки, в которые она должна быть выдана, в Налоговом кодексе не установлены (письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 № 20-14/3/16873). Виновные могут быть привлечены только к административной ответственности в соответствии со статьями 5.27 и 5.39 КоАП РФ.
В данном материале рассмотрим, как в различных ситуациях заполнить справку по форме 2-НДФЛ для выдачи работнику.
Когда работнику может понадобиться справка 2-НДФЛ
Справка о полученных доходах по форме 2-НДФЛ будет нужна в случаях, когда сотрудник:
— сменил место работы не с первого месяца текущего года (абз. 2 п. 3 cт. 218 НК РФ);
— заполняет декларацию о доходах по форме 3-НДФЛ (п. 1.4 и абз. 3 п. 18.2 Порядка заполнения формы налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц (форма 3-НДФЛ), утвержденного приказом ФНС России от 10.11.2011 № ММВ-7-3/760@);
— собирается взять кредит в банке или в других случаях.
Сумма выплаченного государственного пособия по уходу за ребенком НДФЛ не облагается (п. 1 cт. 217 НК РФ) и не отражается в справке по форме 2-НДФЛ
Ситуация первая — у сотрудницы нет доходов
Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком и получала в этот период ежемесячное пособие по уходу за ребенком. С 8 апреля 2013 года она вышла на работу. В этот же день работница написала заявление в бухгалтерию с просьбой выдать справку о доходах по форме 2-НДФЛ, объяснив, что справка требуется для представления в банк. Нужно ли в этом случае выдавать справку по форме 2-НДФЛ? И если да, то как она должна быть заполнена?
Еще один случай, когда справка по форме 2-НДФЛ будет нулевой, — в течение налогового периода сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы
Как уже было сказано выше, по заявлению работника работодатель обязан выдать ему справку по форме 2-НДФЛ. Но в данной ситуации нужно учесть следующее. В справке по форме 2-НДФЛ отражают только доходы, облагаемые НДФЛ. Поскольку в течение года работница не получала никаких других сумм, кроме сумм «детских» пособий, в справке по форме 2-НДФЛ будут заполнены только строки, содержащие информацию о налоговом агенте и физическом лице (соответственно разделы I и II справки), и строка, в которой должна стоять подпись и печать налогового агента. Остальные строки останутся незаполненными.
Заметим, что сотруднице может также понадобиться справка, составленная в произвольной форме, о том, что заработная плата ей не начислялась и не выплачивалась в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком.
Ситуация вторая — заявление на «детский» вычет подано после выхода из отпуска по уходу за ребенком
По окончании отпуска по уходу за ребенком в апреле 2013 года сотрудница вышла на работу. У нее двое трехлетних детей-близнецов. Работница представила в бухгалтерию заявление о предоставлении ей «детского» вычета. Но с какого времени этот вычет предоставлять — с начала 2013 года или с апреля, когда было подано заявление?
Налоговый период по НДФЛ — год (cт. 216 НК РФ)
Согласно положениям пункта 3 статьи 210 и статьи 218 НК РФ стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода при определении налоговой базы в отношении доходов, подлежащих налогообложению по ставке 13%.
При этом право на получение вычетов на детей за каждый месяц налогового периода не зависит:
- от того, был у сотрудника (с которым оформлен трудовой договор) в каких-то месяцах доход или нет (п. 1 cт. 218 НК РФ, письма Минфина России от 19.01.2012 № 03-04-05/8-36, от 13.01.2012 № 03-04-05/8-10 и ФНС России от 15.03.2006 № 04-1-04/154);
Поскольку НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года, вычеты суммируются за все месяцы с начала года, в том числе за те, в которых доход был равен нулю (п. 1 cт. 218, п. 3 cт. 226, п. 3 cт. 210 НК РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 14.07.2009 № 4431/09)
- когда было подано соответствующее заявление (и все необходимые документы) — с первого месяца налогового периода или позднее (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).
В рассматриваемой ситуации, несмотря на отсутствие у сотрудницы дохода в январе, феврале, марте и частично апреле 2013 года, а также на то, что заявление и необходимые документы она представила в апреле, ей должен быть предоставлен стандартный налоговый вычет на двоих детей начиная с января 2013 года. Сумма вычета при расчете заработной платы за апрель 2013 года составит 11 200 руб. (1400 руб. × 4 мес. × 2).
С месяца, в котором доход сотрудницы, исчисленный с начала года, превысит 280 000 руб., вычет не предоставляется (абз. 17 подп. 4 п. 1 cт. 218 НК РФ).
Ситуация третья — справка 2-НДФЛ понадобилась сотруднице, которая работает в обособленном подразделении
Сотрудница работает в обособленном подразделении, которое не имеет самостоятельного баланса и расчетного счета. Для оформления кредита в банке ей потребовалась справка по форме 2-НДФЛ. Как и где ее оформить?
Когда обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс и не имеет расчетного счета, безусловно, обязанности налогового агента по исчислению, уплате НДФЛ и представлению справок по форме 2-НДФЛ возлагаются на головную организацию (письма Минфина России от 05.06.2009 № 03-04-06-01/127 и от 28.08.2009 № 03-04-06-01/224).
Сотруднице надо обратиться с заявлением в головной офис компании, поскольку именно там ведется учет выплаченных доходов, исчисленного и удержанного налога отдельно по головной организации и обособленному подразделению.
Срок выдачи запрашиваемого документа установлен статьей 62 ТК РФ и составляет три рабочих дня со дня подачи заявления.
Статья подготовлена по материалам
наших коллег из журнала «Зарплата»
Темы: Ведение справок НДФЛ-2 и карточек НДФЛ-1  
- 10.06.2021 Госдума приняла закон об «ипотечных каникулах» для самозанятых
- 24.11.2020 Справку 2-НДФЛ работодатель вправе выдать в электронной форме
- 09.09.2020 Работодатель вправе самостоятельно выбрать удобный способ выдачи справок 2-НДФЛ по заявлению сотрудников
- 30.01.2023 Обновлены коды доходов и вычетов для «бывшей 2‑НДФЛ»
- 04.02.2021 Федеральная налоговая служба отменила справки 2-НДФЛ
- 23.03.2020 Сроки подачи уточненной справки 2-НДФЛ
- 31.01.2024 Письмо УФНС по г. Москве от 27.12.2023 г. № 20-21/155725@
- 25.01.2023 Письмо ФНС России от 20.01.2023 г. № АБ-2-19/49@
- 24.11.2020 Письмо ФНС России от 16.11.2020 г. № БС-4-11/18719@
Комментарии