О каких кассовых правилах могут забыть компании и о чем стоит побеспокоиться предпринимателям

С 1 января Центральный банк РФ изменил порядок ведения кассовых операций. Причем вести кассу теперь должны не только компании, но и индивидуальные предприниматели.

Если ваша компания на «упрощенке»

Порядок ведения кассовых операций един для всех компаний. А теперь его должны соблюдать и предприниматели.

Новое Положение ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций» (далее — Положение) Минюст России зарегистрировал в конце ноября. И сразу же новый документ стал предметом острых дискуссий. Все потому, что организациям стало работать проще, а индивидуальным предпринимателям, наоборот, сложнее.

Мы расскажем о самых важных изменениях в правилах ведения кассы.

Специально оборудовать кассовые комнаты больше не нужно

До 2012 года каждая компания, которая работала с наличными деньгами, должна была иметь изолированную и укрепленную кассовую комнату. Выполнить это требование было трудно, а порой и просто невозможно. И контролеры штрафовали провинившихся по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

И вот отличная новость: новое Положение вообще никаких требований к обустройству кассы не предъявляет. Более того, выбор места, где компания будет производить наличные расчеты, полностью оставлен на усмотрение ее руководства (п. 1.2 Положения). То есть кассой может быть и отдельная комната, и бухгалтерия, и кабинет руководителя. Более того, не требуется, чтобы касса вообще располагалась в каком-то помещении. Например, Положение не запрещает разместить ее, скажем, в автомобиле.

Руководство само определяет перечень мер для защиты кассы компании и сохранности наличности. О чем сказано в пункте 1.11 Положения. Так что с нового года нет необходимости оборудовать в офисе маленькую крепость, чтобы, например, раз в месяц выдавать под отчет сотрудникам пару тысяч рублей. Порядок и сроки проверок наличия денег в кассе также устанавливает руководитель компании.

Важная деталь

Руководство компании само определяет, как и где оборудовать кассу и как обеспечивать ее безопасность.

Лимит остатка денег в кассе руководитель устанавливает сам

Еще одно поистине революционное изменение. Отныне компаниям предоставлена возможность самостоятельно устанавливать объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения). Ни о каком участии банков в этой процедуре в документе не сказано. Руководитель просто издает в произвольной форме соответствующее распоряжение (образец см. ниже). Более того, от компании не требуется даже уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы: документ хранится в компании.

Отметим, что до конца 2011 года некоторые банки по-прежнему рассылали компаниям стандартные бланки по форме 0408020 с предложением рассчитать лимит на будущий год и представить его для утверждения. Возможно, вы не захотели ссориться с обслуживающим банком и выполнили его просьбу. Но это не освобождает вас от необходимости рассчитать лимит по новым правилам. Расскажем, как это сделать.

Как посчитать лимит остатка кассы, если у компании есть наличная выручка

Чтобы определить лимит кассового остатка по-новому, нужно исходить из полученной ранее выручки. Причем директор компании волен сам выбрать, за какой период брать эту выручку — за предыдущие месяцы, за время пика продаж в текущем году или, скажем, за какой-нибудь период прошлого года. Главное, чтобы длительность этого периода не превышала 92 рабочих дней. Обратите внимание, что здесь идет речь о днях, в которые работает сама компания. Если, например, магазин открыт в воскресенье, то для расчета лимита это будет рабочий день.

Далее нужно определиться с периодичностью, с которой компания будет сдавать излишки выручки в банк. В общем случае это можно делать не реже одного раза за семь рабочих дней. Но если в населенном пункте, где расположена касса, нет банков, то период можно увеличить до 14 рабочих дней. Далее предельную сумму, которую можно хранить в кассе, рассчитывают по следующей формуле:

Отметим: если компания только начинает деятельность и наличных поступлений у нее еще нет, для расчета берут выручку ожидаемую.

Пример 1: Устанавливаем лимит кассы, опираясь на показатели прошлого года

ООО «Грид» занимается розничной торговлей. Директор посчитал, что в І квартале 2012 года магазин должен сохранить показатели, полученные за аналогичный период прошлого года. Тогда выручка составила 2 547 000 руб.

Магазин работает всю неделю, кроме воскресенья. А выручку сдает в банк по пятницам. В І квартале 2011 года магазин проработал 77 дней. Промежуток между сдачами выручки в банк составляет шесть рабочих дней. Лимит остатка кассы составит:

2 547 000 руб. : 77 дн. 6 дн. = 198 468 руб.

Как посчитать лимит остатка кассы, если у компании наличной выручки не бывает

Предположим, деньги для финансирования наличных расходов поступают в кассу компании только с расчетного счета. Тогда считать лимит нужно исходя из объемов этих расходов за период, который опять же руководитель выбирает самостоятельно. Это может быть, например, прошедший квартал, месяц текущего года, в который случился максимум наличных выплат, или аналогичный период прошлого года. Он тоже не может быть длиннее 92 рабочих дней для данной компании. При этом в сумму расходов не включают заработную плату и другие выплаты работникам.

Затем определяют, сколько рабочих дней проходит между моментами получения денег из банка по чекам. Этот срок не может превышать 7 дней, а если поблизости нет банка — 14 дней. Далее определяют лимит остатка кассы по формуле:

Пример 2: Устанавливаем лимит кассы исходя из пика наличных затрат в истекшем году

ООО «Дженрес» регулярно закупает сырье у населения. Руководитель решил, что в 2012 году компания ежемесячно будет вести закупки не менее интенсивно, чем в сентябре прошлого года, на который пришелся их пик. Компания работает по пятидневному графику. Значит, в сентябре у нее было 22 рабочих дня. Наличные затраты за тот месяц составили 123 486 руб. Кассир компании получает наличные по чеку каждые три рабочих дня. Значит, лимит остатка кассы для ООО «Дженрес» с 1 января 2012 года составит:

123 486 руб. : 22 дн. 3 дн. = 16 839 руб.

Добавим, что Положение не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит для кассы. Этот вопрос также оставлен на усмотрение руководства. Можно устанавливать лимит на месяц, квартал, год или другой разумный срок. И пересматривать при необходимости.

Изменились правила оформления кассовых операций

Теперь кассовые операции оформляют на основе шести документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Это кассовая книга, приходный и расходный ордера, книга учета денежных средств и два вида ведомостей. Мы привели их список ниже.

Какие формы документов, входящих в ОКУД, используют для ведения кассовых операций по-новому

1. Кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации обо всех кассовых операциях компании.

2. Приходный (форма 0310001) и расходный (форма 0310002) ордера для оформления поступления в кассу и выдачи из кассы наличных денег.

3. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами компании в течение рабочего дня.

4. Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.

5. Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Формы остальных кассовых документов в новом Положении не конкретизированы. А некоторые применявшиеся ранее больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров № КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.

На усмотрение руководства отдан и порядок хранения кассовых документов. Указано лишь, что хранить их надо в течение сроков, установленных законодательством РФ (п. 1.9Положения).

Зато наконец довольно подробно изложено, как должны вести кассу обособленные подразделения компании. Этот порядок практически полностью соответствует тому, который мы предложили в журнале «Главбух» № 20, 2011. К слову, теперь филиалу не требуется отдельного баланса, чтобы у него был собственный кассовый лимит, не зависящий от головного подразделения компании. Достаточно только расчетного счета (п. 1.2 Положения).

Еще по этой теме

О том, как лучше вести кассовые операции в компании с филиалами, читайте в статье «Самый удобный способ вести кассовые операции в компании с филиалами» (опубликована в журнале «Главбух» № 20, 2011).

Вопрос о проверках кассовой дисциплины остается открытым

Один из главных вопросов, связанных с введением нового кассового порядка: кто с нового года уполномочен проверять соблюдение компаниями кассовой дисциплины? Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П возлагало эту обязанность на банки. Но в середине декабря Указанием ЦБ РФ от 13 декабря 2012 г. № 2750-УПоложение № 14-П было отменено, равно как и старый порядок ведения кассовых операций.

В итоге на момент подготовки этого номера «Главбуха» оказалось, что контролировать новый кассовый порядок не уполномочен ни один государственный орган. Впрочем, рано или поздно контролера назначат. Поэтому лучше и сейчас следовать всем правилам. Ведь ответственность за нарушение кассовой дисциплины с коммерсантов никто не снимал. Кстати, напомним: санкции прописаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Индивидуальные предприниматели ведут кассу наравне с организациями

Новый кассовый порядок в полной мере распространяется и на предпринимателей. Об этом сказано в пункте 1.1 Положения. Даже если предприниматель трудится в одиночку и сам получает выручку в офисах у клиентов, он должен вести кассовую книгу и сдавать сверхлимитную выручку в банк.

Скорее всего составители нового Положения имели в виду тех предпринимателей, у которых есть наемные работники и множество точек, куда поступает наличная выручка. Кассовый порядок для таких коммерсантов обретает смысл, позволяя организовать работу с наличными деньгами без постоянного личного участия.

Но как быть тем, кто, с одной стороны, не хочет нести свои деньги в банк, а с другой — подставляться перед проверяющими, не сдавая сверхлимитную выручку на расчетный счет? Да почти так же, как действуют организации, на время выдавая излишек из кассы под отчет своим сотрудникам.

Индивидуальный предприниматель вправе потратить доход, полученный от бизнеса, сразу же на личные нужды

Комментирует Татьяна Кулаевская, заместитель руководителя департамента налогового консалтинга АКГ «МЭФ-Аудит»

— Индивидуальный предприниматель — это физлицо, и вся выручка, которую он получает от своей деятельности, сразу становится его личными средствами. В том числе и наличные деньги. Ими он может распоряжаться по своему усмотрению, если это не связано с предпринимательской деятельностью (п. 1 ст. 861 Гражданского кодекса РФ). Если он хочет немедленно потратить полученный доход, например, на нужды домохозяйства, нельзя запретить ему это сделать. И предварительно сдавать эти деньги в банк не нужно. Кстати, у предпринимателя может и вовсе не быть банковского счета, если он ведет наличные расчеты в разрешенных объемах — не более 100 000 руб. в рамках одного договора (Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Закон не обязывает предпринимателя открывать счета в банках.

Если предприниматель ведет кассу в соответствии с новым Положением и однажды обнаруживает, что в ней наметился нежелательный остаток, он оформляет расходный ордер на самого себя с формулировкой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности». В результате «излишек» денег покинет кассу предпринимателя. И перекочует в его личный карман, который кассой не является. При этом по существу даже не возникает расхода: лишь перемещаются личные деньги гражданина.

Важная деталь

С 2012 года предприниматели ведут кассовые операции так же, как и компании.

Если же потребуется кассу пополнить, сделать это можно с помощью «приходника». В нем можно написать: «Пополнение предпринимателем кассы для текущей деятельности».

Конечно, составление кассовых ордеров для самого себя выглядит несколько странно. Но это, с одной стороны, законодательством не запрещено, а с другой — позволяет индивидуальному предпринимателю выполнить все требования нового кассового порядка.

Однако споры с проверяющими в этом случае все же не исключены. И если вы хотите их избежать, придется сперва сдавать выручку в банк и лишь затем снимать ее со счета в личных целях как доход предпринимателя.

Главное, о чем важно помнить

1. Лимит остатка кассы с 1 января 2012 года компании устанавливают самостоятельно.

2. С нового года не требуется специально оборудовать и укреплять кассовые помещения.

3. Теперь индивидуальные предприниматели должны вести кассовые операции наравне с организациями.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий