Александр Тупицын: "Обмен электронными документами с помощью оператора – гарантия полной безопасности и конфиденциальности"

Зачем нужен оператор при обмене электронными документами между двумя организациями? И почему я не могу использовать привычные средства обмена, например, электронную почту?

Вы, конечно, можете использовать при отправке документов электронную почту, но в этом случае они не будут обладать юридической силой (несмотря на наличие отсканированной печати и подписи).

Обмен электронными документами с помощью оператора – гарантия полной безопасности и конфиденциальности. Все отправленные документы подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП) и потому считаются юридически защищенными, т.е. обладающими юридической силой.

И потом, одно дело, когда организация обменивается, например, счетами-фактурами, а другое – когда речь идет об обмене иными документами хозяйственной деятельности.

Если речь идет об обмене электронными счетами-фактурами, то в порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 г. № 50н) четко сказано, что «…выставление и получение счетов-фактур осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (оператор электронного документооборота)…». Так решило государство. Можно предположить, что госорганы хотят быть уверены в том, что обмен таким важным документом налогового учета как счет-фактура проводится в строгом соответствии с утвержденным порядком. Для этого организации, желающие стать операторами электронного документооборота, должны будут пройти государственную аттестацию, а их программное обеспечение – сертификацию на соответствие требованиям порядка.

Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вправе сама решить, организовывать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сторонним сервисом, предлагаемым оператором электронного документооборота. Как компания, имеющая 11-летний опыт организации и обслуживания электронного документооборота сотен тысяч предприятий, можем констатировать, что процесс этот непростой.

Наша организация является абонентом системы «Такском-Файлер». Смогу ли я отправить юридически значимые документы своему контрагенту, который является абонентом другого оператора электронного документооборота? Или контрагенту, который не хочет пока заключать договор с оператором?

В обоих случаях – да. Такая возможность скоро появится. Компания «Такском» ведет активные переговоры с другими операторами об обмене документами между абонентами, т.е. о роуминге. Любая организация сегодня может бесплатно зарегистрироваться в системе «Такском-Файлер» и получать электронные документы от наших абонентов. Причем, независимо от того, является ли она абонентом другого оператора или вообще не подключена ни к одному из них.

Какими электронными документами можно обмениваться? И с какими организациями?

Обмениваться документами можно с любыми организациями, зарегистрированными в системе «Такском-Файлер». А список документов достаточно обширный. Это и первичные учетные документы (счета-фактуры, платежки, накладные, счета, акты), и организационные (приказы, распоряжения, доверенности, приходные ордера); и сопроводительные (письма, отчеты, рекламные материалы). Форматы документов могут быть различными: txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html. Список документов и форматов может расширяться при возникновении потребностей у абонентов.

Будут ли документы, отправленные через «Такском-Файлер» иметь юридическую силу?

Все документы, отправленные через систему «Такском-Файлер», имеют юридическую силу, т.к. подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для формирования ЭЦП используются сертифицированные средства криптографической защиты информации. А в качестве сертификата ключа подписи используются сертификаты, выданные доверенными удостоверяющими центрами.

При добавлении друг друга в список контрагентов оба участника договариваются между собой о взаимном признании юридической значимости всех электронных документов, которыми они будут обмениваться.

Как хранятся отправленные и принятые документы?

«По умолчанию» отправленные и принятые документы (вместе с необходимыми подтверждениями) хранятся в персональном ящике абонента в системе «Такском-Файлер». В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации. Вскоре абоненты системы «Такском-Файлер» смогут воспользоваться локальным хранилищем, которое позволит хранить архив электронных документов в определенном месте, синхронизировать его с персональным ящиком и, при необходимости, удалять из него документы.

Наша организация рассылает большое количество документов, и мы не сможем делать это в веб-интерфейсе по одному документу. Сможет ли помочь система «Такском-Файлер»?

Конечно, сможет. В дополнение к «Такском-Файлеру» мы разработали специальное приложение, которое способно управлять пакетной загрузкой и выгрузкой документов. Для этого достаточно лишь настроить взаимодействие между вашей системой подготовки документов и приложением. Система сама все сделает за вас: сконвертирует документ в нужный формат, подпишет указанным сертификатом, отправит в «Такском-Файлер», проследит за его доставкой, при необходимости вернет в вашу систему статусы обработки документа. Таким образом, в течение дня можно будет отправить сотни тысяч документов без малейшего участия пользователя.

Я привыкла печатать документы из бухгалтерской программы (1С). Мне будет удобно для отправки или приема документа переходить в «Такском-Файлер»?

Для решения этой задачи можно использовать специальное приложение. Совсем скоро мы предложим своим абонентам средства, которые позволят встроить их в популярные учетные системы, для взаимодействия с данным приложением.

Какой смысл подключать систему «Такском-Файлер», если у контрагентов она не установлена?

Возможность подключиться к системе «Такском-Файлер» есть и вас, и у ваших контрагентов. Наша компания предоставляет всем 3 месяца бесплатной работы, для того чтобы научиться пользоваться, высказать свое мнение об удобстве, задать интересующие вопросы. Кроме того, если ваш контрагент является только получателем документов от вас, то он может и дальше бесплатно работать в системе «Такском-Файлер».

Нужно ли будет дублировать электронный счет-фактуру в бумажном виде?

Нет, не нужно. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде». При выставлении и получении счетов-фактур только в электронном виде оригиналом является электронный счет-фактура.

Если отправленный электронный счет-фактура оказался с неточностями, его можно будет исправить?

Да, можно. При необходимости внесения исправлений, покупатель направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. В нем покупатель указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно, и почему. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и направляет её покупателю.

Когда будет законодательно разрешено обмениваться электронными счетами-фактурами?

Для того чтобы организации смогли начать обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, необходим порядок обмена и формат. Данный порядок зарегистрирован в Минюсте 25 мая 2011 года. В ближайшее время Правительство РФ должно утвердить остальные документы, предусмотренные п. 8 ст. 169 НК РФ, в т.ч. и формат электронного счета-фактуры. Сейчас Минфин России разрабатывает изменения в постановление Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 в части установления порядка формирования уточненного счета-фактуры, его учета в журналах выставленных и полученных счетов-фактур, и в книгах покупок и продаж.

Какие преимущества появятся у компании при использовании «Такском-Файлер»?

Любая организация, используя систему «Такском-Файлер», получит массу преимуществ. Прежде всего, снизит расходы на почтовые услуги, зарплату курьеров, хранение архивов, оптимизирует бизнес-процессы, предотвратит потери документов, обеспечит конфиденциальность и безопасность электронного документооборота.

В считанные минуты бухгалтер сможет выставить счет-фактуру контрагенту, находящемуся в другом городе. А поиск нужного счета-фактуры в электронном архиве займет у него несколько секунд.

По расчетам специалистов компании «Такском» внедрение электронных счетов-фактур поможет сэкономить 60–80% затрат, по сравнению с применяемой традиционной системой бумажного оборота.

Электронные счета-фактуры – это сокращения издержек, увеличение прибыльности и эффективное управление финансами любого предприятия.

 

Подробнее о системе «Такском-Файлер» Вы сможете узнать

на сайте компании www.taxcom.ru или по телефону (495) 730-73-45.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий