О порядке оформления и представления сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ за 2009 год.

О порядке оформления и представления сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ за 2009 год

(материал подготовлен на основе публикации в журнале "Российский налоговый курьер" N 5 март 2010)

Все налоговые агенты не позднее 1 апреля 2010 года обязаны представить в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц за 2009 год. Данная обязанность установлена в пункте 2 статьи 230 -НК РФ. Указанные сведения представляются по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@. С 9 февраля 2010 года справочники "Коды доходов" и "Коды вычетов", необходимые для заполнения формы 2-НДФЛ, изложены в новых редакциях. При этом форма самой справки о доходах физического лица не изменилась.

Как налоговому агенту отчитаться о доходах физических лиц...

Рекомендации по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ приведены в приложении N 1 к данной форме. Итак, справки о доходах представляются по каждому физическому лицу, получившему в течение налогового периода (календарного года) доходы от данного налогового агента. В форме 2-НДФЛ отражается информация о налоговом агенте и физическом лице - получателе дохода (налогоплательщике), суммах полученных доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также о суммах исчисленного и удержанного НДФЛ.

Налоговые агенты представляют сведения по форме 2-НДФЛ в ту налоговую инспекцию, в которой они поставлены на налоговый учет. Если организация является крупнейшим налогоплательщиком и состоит на учете в межрегиональной (межрайонной) инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, то справки о доходах физических лиц она обязана представлять именно в эту налоговую инспекцию.

Обособленные подразделения иностранных организаций в РФ подают сведения о доходах, выплаченных физическим лицам, в налоговую инспекцию по месту постановки этого обособленного подразделения на налоговый учет.

Налоговые агенты из числа индивидуальных предпринимателей, нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, представляют справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета.

Помимо обязанности отчитаться о доходах, выплаченных физическим лицам, налоговые агенты также должны исчислить НДФЛ с этих доходов, удержать его при выплате доходов налогоплательщику и уплатить сумму налога в бюджет. Основание - пункт 1 статьи 226 НК РФ.

...При наличии обособленных подразделений

Российские организации, имеющие обособленные подразделения, перечисляют исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по месту нахождения головной организации, так и по месту нахождения каждого обособленного подразделения (абз. 2 п. 7 ст. 226 НК РФ). При этом не важно, имеет обособленное подразделение отдельный баланс или нет. Ведь если обособленное подразделение не имеет отдельного баланса, перечислить в бюджет НДФЛ, удержанный с доходов работников этого подразделения, должна головная организация.

Сумма НДФЛ, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения каждого обособленного подразделения, определяется исходя из суммы облагаемого дохода, начисляемого и выплачиваемого работникам этого обособленного подразделения (абз. 3 п. 7 ст. 226 НК РФ).

Отметим, что обособленное подразделение российской организации исполняет обязанности налогового агента в том случае, когда оно уполномочено выплачивать физическим лицам доходы, облагаемые НДФЛ, и руководитель данного подразделения уполномочен представлять интересы организации в налоговых органах.

Итак, если обособленное подразделение имеет отдельный баланс, само выплачивает доходы своим работникам, удерживает с них НДФЛ и уплачивает его в бюджет, оно самостоятельно представляет сведения по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета.

Допустим, обособленное подразделение не имеет отдельного баланса, поэтому начислением и выплатой доходов работникам данного подразделения занимается головная организация. В такой ситуации отчитаться о доходах работников обособленного подразделения должна головная организация.

Минфин России в письме от 03.12.2008 N 03-04-07-01/244 разъяснил, что сведения по форме 2-НДФЛ могут представляться налоговым агентом - российской организацией, имеющей обособленные подразделения, в налоговые органы по месту своего нахождения, а обособленным подразделением организации - по месту нахождения обособленного подразделения, в котором работникам этого подразделения начисляются и выплачиваются доходы.

Допустим, обособленное подразделение российской организации самостоятельно подает в налоговую инспекцию по месту учета подразделения сведения по форме 2-НДФЛ. В этом случае повторно представлять те же сведения в налоговую инспекцию по месту учета головной организации не нужно.

...В электронном виде

Сведения о доходах физических лиц налоговые агенты представляют в налоговые органы на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций (через Интернет по защищенным каналам связи). Так сказано в пункте 2 статьи 230 НК РФ.

Формат сведений по форме 2-НДФЛ, представляемых в электронном виде (на основе XML), утвержден приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@. Чтобы сформировать указанные сведения, можно использовать специальные программы, размещаемые на сайтах ФНС России (www.nalog.ru) и Главного научно-исследовательского вычислительного центра (ГНИВЦ) ФНС России (www.gnivc.ru). При подготовке справок о доходах физических лиц за 2009 год следует пользоваться новой версией программы - "Налогоплательщик 2009" , которую можно скачать с указанных сайтов или записать в своей налоговой инспекции.

Сведения по форме 2-НДФЛ можно отправлять в налоговую инспекцию в электронном виде по Интернету через специализированного оператора связи. Для этого их необходимо предварительно заверить электронной цифровой подписью (ЭЦП). Сами сведения формируются точно так же, как при представлении их на магнитном носителе.

...На бумажных носителях

Небольшие организации и другие налоговые агенты вправе представлять в налоговые органы справки по форме 2-НДФЛ на бумаге. Это допускается лишь при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Кроме того, в исключительных случаях налоговые органы могут разрешить налоговому агенту отчитаться о доходах, выплаченных физическим лицам, на бумажных носителях. Подобное решение принимается с учетом специфики деятельности налогового агента, особенностей его местонахождения и других существенных факторов. Чтобы получить разрешение на подачу сведений по форме 2-НДФЛ на бумаге, налоговый агент должен обратиться в свою налоговую инспекцию с соответствующим письменным заявлением. Справка по форме 2-НДФЛ печатается на лазерном, матричном или струйном принтере, на пишущей машинке либо заполняется рукописным текстом разборчивым почерком.

Как заполнить форму 2-НДФЛ

Справка о доходах физического лица состоит из пяти разделов. Все суммовые показатели в ней отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм НДФЛ. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях с учетом правил округления.

Каждой справке присваивается порядковый номер, на ней ставится дата составления, год, за который она представляется, и четырехзначный код налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете.

Перед оформлением справки налоговому агенту следует проверить полноту учета доходов, выплаченных физическим лицам в течение года, правильность применения налоговых вычетов, исчисления и удержания НДФЛ. Если доходы выплачивались иностранным гражданам, то необходимо уточнить налоговый статус таких иностранцев исходя из количества дней их фактического пребывания на территории РФ в течение налогового периода. Только после указанных проверок приступают к подготовке справок по форме 2-НДФЛ. При их заполнении используется информация из налоговых карточек по учету дохода и сумм НДФЛ (форма 1-НДФЛ), которые налоговые агенты ведут персонально по всем физическим лицам - получателям доходов.

Справка 2-НДФЛ оформляется на каждое физическое лицо, получившее доход от данного налогового агента, отдельно по каждой ставке НДФЛ. Например, в течение налогового периода налогоплательщику выплачивалась заработная плата, облагаемая НДФЛ по ставке 13%, а также дивиденды, с которых налог был исчислен и удержан по ставке 9%. В этом случае налоговый агент должен представить в налоговую инспекцию две справки по форме 2-НДФЛ на данное физическое лицо: одну - по его доходам в виде заработной платы, вторую - по доходам в виде дивидендов.

Разделы 1 и 2

В разделе 1 справки приводятся основные сведения о налоговом агенте: его ИНН, КПП, наименование организации согласно его написанию в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), код ОКАТО и контактный телефон.

Налоговый агент - физическое лицо указывает свои фамилию, имя, отчество полностью в соответствии с документом, удостоверяющим его личность, ИНН (без КПП) и ставит код ОКАТО по месту жительства.

Допустим, форма 2-НДФЛ составляется по доходам физического лица, полученным от работы в обособленном подразделении. Тогда в разделе 1 указывается ИНН головной организации, а КПП и ОКАТО - по месту нахождения обособленного подразделения.

Раздел 2 предназначен для отражения информации о физическом лице - получателе дохода. Здесь приводится его фамилия, имя, отчество полностью, ИНН (при наличии), дата рождения, гражданство (для граждан РФ указывается код 643) и статус налогоплательщика. Если налогоплательщик является налоговым резидентом РФ, ставится цифра 1, а если нет - цифра 2.

Кроме того, указывается код документа, удостоверяющего личность (выбирается из справочника "Коды документов", приведенного в приложении N 2 к форме 2-НДФЛ), серия и номер этого документа. Далее отражается полный адрес постоянного места жительства в РФ (включая почтовый индекс). Данный реквизит заполняется на основании документа, удостоверяющего личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

В отношении иностранных граждан и физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, нужно заполнить пункт 2.9 раздела 2. В нем следует указать адрес места жительства в стране постоянного проживания, а именно: код страны из Общероссийского классификатора стран мира и далее адрес в произвольной форме. При этом можно использовать буквы латинского алфавита.

Обратите внимание

В каких случаях на одного работника нужно оформить несколько справок

Формируя сведения о доходах физических лиц, организации заполняют отдельную справку по форме 2-НДФЛ на каждое физическое лицо, получившее доходы. Но иногда на одного работника приходится оформлять несколько справок. Перечислим возможные ситуации.

Ситуация 1. В течение налогового периода сотрудник несколько месяцев работал в головной организации, а остальное время - в одном из ее обособленных подразделений. На данного работника заполняются две справки по форме 2-НДФЛ. В одной из них отражаются доходы, полученные от головной организации, а также суммы исчисленного и удержанного с них НДФЛ. Во второй указываются сведения о доходах, выплаченных обособленным подразделением, и суммах НДФЛ с них.

Ситуация 2. Сотрудник в течение года получал доходы от нескольких обособленных подразделений организации, расположенных на территории разных административнотерриториальных образований. Количество справок по форме 2-НДФЛ, заполняемых на такого работника, зависит от количества муниципальных образований, на территории которых он трудился в календарном году. При этом в разделе 1.3 каждой справки указывается код ОКАТО по месту нахождения конкретного обособленного подразделения, а в разделе 1.1 - ИНН головной организации и КПП по месту учета этого обособленного подразделения. В справках отражаются только те доходы, которые выплачены за работу в данном обособленном подразделении.

Ситуация 3. Работнику выплачивались доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам. Например, в течение года работник, являющийся налоговым резидентом РФ, получил от организации-работодателя доходы в виде заработной платы (облагаются НДФЛ по ставке 13%), дивиденды (ставка НДФЛ 9%), а также выиграл приз стоимостью более 4000 руб. (ставка НДФЛ 35%). Поскольку справка по форме 2-НДФЛ заполняется отдельно по каждой ставке налога, на данного сотрудника организация должна заполнить три справки. Соответствующую ставку НДФЛ (9, 13 или 35%) она указывает в заголовке раздела 3 формы

Раздел 3

В разделе 3 отражаются сведения о доходах физического лица, полученных в денежной и натуральной форме и облагаемых НДФЛ по соответствующей ставке - 9, 13, 15, 30 или 35% или по ставке, установленной в соглашении об избежании двойного налогообложения. Эта ставка налога указывается в заголовке данного раздела.

Суммы доходов отражаются последовательно по месяцам налогового периода отдельно по каждому виду дохода. В графе "Месяц" в хронологическом порядке ставится порядковый номер месяца налогового периода, в котором фактически получен доход. Напомним, что дата фактического получения дохода определяется согласно положениям статьи 223 НК РФ.

В следующей графе указывается код дохода. Он выбирается из справочника "Коды доходов", приведенного в приложении N 2 к форме 2-НДФЛ.

В графе "Сумма дохода" по конкретному коду дохода ставится полная сумма дохода налогоплательщика (без учета налоговых вычетов). Если в течение одного месяца физическому лицу было выплачено несколько доходов одного вида (с одинаковым кодом), то эти доходы суммируются и результат вписывается общей суммой в соответствующую строку раздела 3 справки.

Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере, заполняются графы "Код вычета" и "Сумма вычета". Код вычета выбирается из справочника "Коды вычетов" (приложение N 2 к форме 2-НДФЛ).

Обратите внимание: стандартные налоговые вычеты, установленные статьей 218 НК РФ, а также имущественный налоговый вычет, предоставляемый в связи со строительством или приобретением жилья (предусмотрен подпунктом 2 пункта 1 статьи 220 НК РФ), в разделе 3 не отражаются.

Раздел 4

Раздел 4 заполняется лишь в том случае, если в течение налогового периода налогоплательщику предоставлялись стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ) или имущественный налоговый вычет в связи с новым строительством или приобретением на территории Российской Федерации жилой недвижимости (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ). В случае предоставления стандартных вычетов нужно заполнить пункты 4.1 и 4.5, а при предоставлении имущественного вычета - пункты 4.1- 4.4 и 4.6 данного раздела.

В пункте 4.1 приводятся коды (из справочника "Коды вычетов") и суммы указанных вычетов. Число заполненных строк в этом пункте зависит от количества видов вычетов, на которые налогоплательщик имел право в данном налоговом периоде.

Пункты 4.2-4.4 заполняются, только если в течение календарного года налоговый агент предоставлял физическому лицу имущественный налоговый вычет в связи с новым строительством или приобретением жилья. В данных пунктах указывают номер и дату выданного налоговым органом уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет, и код налогового органа, выдавшего уведомление.

Общая сумма фактически предоставленных налоговым агентом физическому лицу стандартных налоговых вычетов отражается в пункте 4.5, а общая сумма имущественного вычета - в пункте 4.6.

Раздел 5

Раздел 5 содержит сведения об общей и облагаемой суммах дохода физического лица за календарный год, а также о суммах НДФЛ - исчисленной, удержанной, зачтенной либо возвращенной по перерасчету с доходов прошлых лет, излишне удержанной налоговым агентом, переданной на взыскание в налоговый орган.

В разделе 5 обязательно заполняются пункты 5.1-5.4, а остальные (пункты 5.5-5.10) при отсутствии соответствующих данных могут оставаться незаполненными.

Общая сумма дохода, полученная физическим лицом в течение налогового периода (без учета налоговых вычетов), указывается в пункте 5.1. Она определяется сложением всех сумм доходов, отраженных в разделе 3 справки.

Облагаемая сумма дохода (пункт 5.2) рассчитывается путем вычитания из общей суммы дохода всех налоговых вычетов, предоставленных данным налоговым агентом в течение налогового периода.

Далее в пунктах 5.3 и 5.4 указываются исчисленная и удержанная суммы НДФЛ. Естественно, что речь идет лишь о тех суммах налога, которые исчислены и удержаны по ставке, указанной в разделе 3 заполняемой справки.

В остальных пунктах раздела 5 приводятся следующие сведения:

• сумма возврата НДФЛ по перерасчету с доходов прошлых лет (пункт 5.5);
• сумма, зачтенная при уплате НДФЛ по перерасчету с доходов прошлых лет (пункт 5.6);
• сумма, удержанная при уплате НДФЛ по перерасчету с доходов прошлых лет (пункт 5.7);
• задолженность по НДФЛ за физическим лицом (пункт 5.8);
• сумма НДФЛ, излишне удержанная налоговым агентом (пункт 5.9);
• сумма НДФЛ, переданная на взыскание в налоговый орган (пункт 5.10).

Справка

Новая льгота по НДФЛ

В период с 2009 по 2015 год включительно не облагаются НДФЛ доходы, полученные работниками в натуральной форме в качестве оплаты труда от организаций - сельскохозяйственных товаропроизводителей и крестьянских (фермерских) хозяйств в виде (п. 43 ст. 217 НК РФ):

• сельскохозяйственной продукции их собственного производства;
• работ (услуг), выполненных (оказанных) такими организациями и крестьянскими (фермерскими) хозяйствами в интересах работника;
• имущественных прав, переданных указанными организациями и крестьянскими (фермерскими) хозяйствами работнику.

Данное освобождение от налогообложения предоставляется за каждый фактически отработанный полный месяц в течение срока действия трудового договора в календарном году при одновременном соблюдении следующих условий:

• общая сумма указанного дохода, полученного работником в соответствующем месяце, не превышает 4300 руб.;
• общая сумма дохода, выплаченного работнику в натуральной (неденежной) форме, не превышает 20% от начисленной месячной заработной платы (то есть не превышает предельной суммы заработной платы, которая может быть выплачена в неденежной форме в соответствии с нормами статьи 131 Трудового кодекса);
• доход организации, являющейся сельскохозяйственным товаропроизводителем, или крестьянского (фермерского) хозяйства от реализации товаров (работ, услуг) за предыдущий календарный год не превысил 100 млн. руб.

Допустим, при соблюдении указанных ограничений общая сумма дохода, полученного в натуральной форме в качестве оплаты труда от организации - сельскохозяйственного товаропроизводителя или крестьянского (фермерского) хозяйства, в соответствующем месяце составила менее 4300 руб. В этом случае разница между суммой 4300 руб. и фактической суммой дохода в натуральной форме учитывается при расчете предельной суммы дохода в следующих месяцах календарного года.

Аналитический отдел
УФНС России по Астраханской области

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий